BAB I
PENDAHULUAN
1.1.Latar
Belakang Masalah
Masalah
organisasi unit kearsipan pada saat ini yang terdapat di suatu
instansi/departemen/non departemen dan perusahaan sering kurang mendapat
perhatian. Padahal unit kearsipan yang terdapat di instansi/departemen/non
departemen dan perusahaan tadi merupakan suatu wadah di mana petugas kearsipan
itu bekerja sama dengan unit kerja lain untuk mencapai suatu tujuan.
Peranan
dan fungsi unit kearsipan sebagai alat administrasi dan manajemen untuk melancarkan tugasnya
sehari-hari di bidang kearsipan untuk membantu unit kerja lain, selalu
dikaitkan dengan kemampuan manusia juga sebagai sumber informasi yang tidak
dapat terlepas dari meningkatnya kerjasama dan hubungan kerja dengan unit kerja
lainnya dalam instansi tersebut. Menurut Sedarmayanti (2003: 19) tugas pokok
unit kearsipan adalah sebagai berikut: menerima warkat; mencatat warkat;
mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan; menyimpan, menata dan menemukan
kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu; memberikan pelayanan kepada
pihak-pihak yang memerlukan arsip; mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip dan
mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip.
Menurut
Abubakar (1997: 1) bahwa faktor manusia dalam unit kearsipan sangatlah penting
peranannya, sebab manusia di unit kearsipan ini harus terampil dalam teknis
kearsipan, sehingga mampu menggerakkan instansinya untuk mencapai arah/tujuan
yang telah direncanakan dan ditetapkan sebelumnya. Manusia atau pegawai yang
ditugaskan di unit kearsipan haruslah pegawai pilihan yang sama dengan
pegawai-pegawai di unit kerja lainnya. Oleh sebab itulah pegawai yang
ditugaskan di unit kearsipan harus mempunyai syarat tertentu.
Seorang
petugas kearsipan dituntut memiliki syarat dalam mengelola arsip, karena arsip
adalah merupakan bahan-bahan informasi yang erat sekali dengan keputusan-
keputusan yang akan diambil oleh pimpinan. Kearsipan yang baik mempunyai
korelasi yang positif terhadap produk-produk keputusan yang diambil oleh
pimpinan suatu organisasi (kantor). Menurut Syamsul (1997: 44) bahwa arsip
merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki
oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi
tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami
hambatan dalam pencapaian tujuan. Untuk kegiatan-kegiatan yang telah
berlangsung dan tempat untuk mencari berbagai keterangan yang diperlukan bagi
tindakan atau keputusan yang akan datang dalam suatu instansi, maka arsip harus
diatur dan dipelihara dengan sebaik-baiknya.
Suatu
organisasi atau kantor yang tidak memiliki sistem kearsipan yang efisien akan
sulit menemukan informasi yang telah disimpan, dan akhirnya dapat menghambat
tahapan proses berikutnya. Menurut Sedarmayanti (2003: 15) hal yang dapat
mempengaruhi dalam proses pengambilan keputusan adalah menghimpun informasi;
mencatat dan mengklasifikasikan informasi; menginterpretasikan informasi;
mengolah informasi; menyimpan dan mengambil kembali informasi dari tempat
penyimpanannya; mendistribusikan informasi dan ketepatan penggunaan informasi.
Hal tersebut dirasakan penting, karena dalam usaha untuk mencapai tujuan
organisasi, diperlukan informasi yang lengkap, guna mengatasi hambatan sehingga
dapat dicapai kelancaran pelaksanaan tugas. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan
tersebut maka arsip mempunyai arti yang sangat penting yaitu untuk menyusun
rencana program pelaksanaan kegiatan berikutnya. Dengan arsip dapat mengetahui
bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, dapat ditentukan sasaran yang
akan dicapai dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Oleh karena
itu, arsip merupakan sumber ingatan bagi suatu organisasi yaitu arsip menampung
beraneka ragam bahan informasi yang penting dan bila diperlukan harus dengan
cepat dan tepat dapat disajikan setiap saat dalam rangka membantu memperlancar
pengambilan keputusan.
Dalam
kegiatan mengelola arsip meliputi menaruh warkat-warkat dengan berbagai cara
dan alat ditempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sehingga
sewaktu-waktu dibutuhkan dapat diketemukan kembali dengan mudah, cepat dan
tepat. Kegiatan ini tidak lepas dari faktor sumber daya manusia karena memegang
peranan yang sangat penting dalam menentukan berhasil tidaknya kegiatan
mengelola arsip. Walaupun didukung oleh sarana dan prasarana serta sistem yang
cukup baik, jika sumber daya manusianya tidak memiliki kemampuan atau tidak
mengetahui bidang kearsipan maka kegiatan mengelola arsip tidak akan berjalan
lancar.
Menurut
The Liang Gie (1991: 150) dikatakan bahwa “Sistem penyimpanan warkat yang
tepat, tata kerja kearsipan yang baik, dan tata penyingkiran warkat yang tertib
dapatlah terlaksana pengurusan arsip yang efisien dalam setiap organisasi.
Tetapi, segi metode dan peralatan dalam bidang kearsipan itu harus pula dilengkapi
dengan tenaga-tenaga pegawai arsip yang cakap agar arsip benar-benar menjadi
sumber keterangan dan pusat ingatan yang melancarkan perkembangan organisasi”.
Namun
kenyataannya meskipun suatu instansi atau organisasi memahami konsep tersebut
ini bukan berarti instansi yang bersangkutan dipastikan mengelola arsip sesuai
dengan prosedur secara baik dan efektif. Sesuai pasal 4 UU No. 7 Tahun 1971,
yakni pengamanan pertanggungjawaban di bidang Nasional dan bidang Pemerintahan.
Pemerintah mempunyai kewajiban dan tanggung jawab sepenuhnya terhadap
arsip-arsip (naskah-naskah) yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Pemerintah
berkewajiban untuk mengamankan arsip-arsip (naskah-naskah) yang dibuat dan
diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
Pemerintah menguasai arsip-arsip sendiri
secara menyeluruh sesuai dengan fungsinya. Adapun masalah yang muncul
berdasarkan survey pendahuluan pada Kantor Arsip Daerah Dan Perpustakaan Umum
Soeman HS Riau adalah belum terlaksananya sistem pengelolaan arsip
secara maksimal dalam hal ini dapat terlihat antara lain belum sepenuhnya
mekanisme pengelolaan kearsipan dapat berjalan sesuai dengan sistem yang
berlaku, berkaitan dengan penyediaan sarana prasarana pengelolaan kearsipan
yang belum mencukupi, sumber daya manusia yang mempunyai kemampuan teknis
pengelolaan kearsipan yang masih sangat terbatas, serta alokasi jumlah anggaran
yang kecil untuk menunjang kesejahteraan bagi para pengelola kearsipan.
Diadakan di BPAD Riau agar bisa menjadi umpan balik mengenai kemampuan
mengelola arsip dan untuk memajukan daerah Riau.
Arsip
mempunyai nilai dan arti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai
penyelenggaraan administrasi pemerintah dan kehidupan kebangsaan bangsa
Indonesia, sehingga dalam rangka usaha menyelamatkan bahan bukti
pertanggungjawaban nasional serta untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna
administrasi aparatur negara, telah ditetapkan UU No 7 Tahun 1971 tentang
ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai
nilai kegunaan, apabila disimpan terus menerus akan menimbulkan masalah
tersendiri, baik bagi pegawai pada umumnya maupun bagi pegawai kearsipan
khususnya, dan bagi pimpinan organisasi itu sendiri, karena arsip-arsip
tersebut membutuhkan tenaga, peralatan, dan biaya yang tidak sedikit bagi
perawatannya. Untuk mengatasi masalah tersebut antara lain perlu diadakan
penyusutan terhadap arsip-arsip yang benar-benar sudah tidak mempunyai nilai
kegunaan lagi, baik untuk masa sekarang maupun masa yang akan datang.
Alasan
tersebut yang mendorong peneliti tertarik untuk mangadakan penelitian dengan
judul “PENGARUH PENGETAHUAN TENTANG ARSIP DAN SARANA TERHADAP KEMAMPUAN PEGAWAI
MENGELOLA ARSIP DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH SOEMAN HS RIAU (BPAD
Provinsi Riau)”
1.2.Identifikasi
Masalah
Dari latar belakang
diatas maka dapat di Identifikasikan
masalah yaitu ”bagaimana pengaruh pengetahuan
tebtang arsip dan sarana terhadap kemampuan pegawai mengelola arsip di badan
perpustakaan dan arsip provinsi Riau”
1.3.Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian di
atas, supaya memperjelas masalah apa yang dihadapi dan bagaimana upaya
pemecahannya, kirannya sangatlah perlu masalah tersebut dapat dirumuskan.
Adapun rumusan masalah dalam penelitian adalah :
a. Bagaimanakah
pengetahuan tentang arsip pegawai dan sarana di Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Rovinsi Riau?
b. Bagaimanakah
kemampuan mengelola arsip pegawai di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Rovinsi Riau?
c. Adakah pengaruh
pengetahuan tentang arsip dan sarana terhadap kemampuan mengelola arsip ?
d. Seberapa
besar pengaruh pengetahuan tentang arsip dan sarana terhadap kemampuan
mengelola arsip ?
1.4.
Tujuan
dan Manfaat Penelitian
1.4.1.
Tujuan
penelitian
- Untuk mengetahui ada tidaknya pengaruh pengetahuan tentang arsip dan
sarana
terhadap kemampuan mengelola arsip
- Untuk mengetahui
seberapa besar pengaruh pengetahuan tentang arsip dan
sarana terhadap kemampuan mengelola arsip.
1.4.2.
Manfaat
penelitian
a. Kegunaan teoritis
1. Kajian ilmu dalam
mengelola arsip sesuai dengan ilmu pengetahuan yang
diperoleh di perguruan
tinggi
2. Sebagai khasanah
bacaan tentang perkembangan ilmu kearsipan
khususnya
sistem kearsipan.
b. Kegunaan
praktis
1. Bagi
peneliti:
a). Sarana berlatih dalam pengembangan ilmu pengetahuan tentang arsip
khususnya tentang sistem
kearsipan
b). Wahana latihan bagi peneliti dalam pengembangan pengetahuan
melalui kegiatan penelitian.
2. Bagi
kantor Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Rovinsi Riau :
a). Sebagai kontribusi untuk memperhatikan kemampuan pegawai
b). Memberi pengetahuan yang telah dijadikan objek penelitian sebagai
bahan pertimbangan
3. Bagi pembaca:
Referensi untuk
pengkajian bidang kearsipan selanjutnya
4. Bagi universitas:
Memberi masukan
pengembangan ilmu kearsipan khususnya sistem
kearsipan bagi
mahasiswa.
1.5.
Hipotesa
Hipotesa disebut juga dengan perkiraan atau dugaan
sementara. Dalam penelitian yang mengkaji pengaruh variable bebas terhadap
variable terikat, harus dilengkapi dengan hipotesa. Dalam penelitian ini,
hipotesanya yaitu :
H1 :Terdapat pengaruh pengetahuan
tentenag arsip dan sarana terhadap kemampuan pegawai dalam mengelola arsip di Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah Rovinsi Riau .
H0
:Tidak Terdapat pengaruh
pengetahuan tentenag arsip dan sarana terhadap kemampuan pegawai dalam
mengelola arsip di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Rovinsi Riau
.
1.6.
Disain Penelitian
1.6.1. Pengertian
desain penelitian
Desain penelitian adalah semua proses yang diperlukan dalam perencanaan dan
pelaksanaan penelitian (Suchman :1967 hal. 307), dalam pengertian yang lebih
sempit, desain penelitian hanya mengenai pengumpulan dan analisis data saja.
Namun demikian desain penelitian juga
bermakna proses-proses penelitian yang dapat dibagi dalam dua kelompok yaiut :
(1) Prencanaan penelitian. Proses perencanaan penelitian dimulai dari
identifikasi, pemilihan serta rumusan masalah, sampai dengan perumusan
hipotesis serta kaitannya dengan teori dan kepustakaanyang ada. (2) Pelaksanaan
penelitian atau proses operasional penelitian. (Moh Nazir:1983 p. 84-85)
Sifat dari penelitian ini adalah Deskriptif . Penelitian deskriptif
digunakan untuk mendapatkan gambaran atau deskripsi serta menafsirkan variabel pengaruh
pengetahuan tebtang arsip dan sarana terhadap kemampuan pegawai mengelola arsip
di perpustakaan universitas lancang kuning.
Sedangkan pendekatan yang dilakukan
dalam penelitian ini adalah pendekatan survey. Sugiono (1994) menjelasakan
pendekatan survey sebagai penelitian yang dilakukan dalam populasi besar maupun
kecil, tetapi data yang dipelajari adalah data dari sampel yang diambil dari
populasi tersebut, sehingga ditemukan kejadian-kejadian relatif, distribusi,
dan ataupun hubungan-hubungan anatara variabel, sosiologis maupun psikologis.
Setelah data yang berasal dari lapangan
terkumpul, langkah selanjutnya penulis akan menganalisa data tersebut. Data
penelitian ini dianalisis dengan metode Path analysis. Path analysis adalah
metode analisis data pada penelitian kuantitatif yang cocok untuk mengukur
pengaruh suatu variable bebas kepada variable tidak bebas. Dalam penelitian
ini, peneliti menggunakan metode ini dengan tujuan untuk mengetahui apakah
pengetahuan tentang arsip dan sarana berpengaruh terhadap kemampuan pegawai
mengelola arsip di perpustakaan universitas lancing kuning.
Data kuantitatif
yaitu data dalam bentuk jumlah atau angka yang dituangan untuk menerangkan
suatu kejelasan dari angka-angka atau membandingkan dari beberapa gambaran
sehingga memperoleh gambaran baru, kemudian dijelaskan kembali dalam kalimat atau
uraian. Data kuantitatif penelitian ini diperoleh melalui angket, kemudian
ditabulasikan guna untuk melihat hubungan antara variabel bebas dengan tingkat
minat baca yang dicari dengan melihat dan membandingkan rata- rata masing-
masing variabel. Sementara data kualitatif di peroleh memalui wawancara,
observasi dan penelitian dokumentasi.
1.6.2.
Langkah-langkah
penelitian
Berikut
ini adalah desain penelitian dalam bentuk gambar dengan makna Pelaksanaan
penelitian atau proses operasional penelitian sebagaimanana yang dikemukakan
Moh Nazir yang telah penulis paparkan sebelumnya dalam membahas pengertian
desain penelitian, sebagai berikut :
 |
||||||
|
||||||
 |
||||||
|
||||||
|
||||||
|
||||||
 |
||||||
|
||||||
 |
||||||
Pengumpulan
data
3.2 Jenis
Data
- Data
Primer
- Data
Sekunder
4.2 Metode
Pengumpulan Data
- Kuesioner
- Observasi
- Wawancara
Wawancara
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
 |
||||||||
 |
||||||||
Gambar : Desain penelitian dalam
arti sempit: proses operasional
penelitian (lanjutan)
1.7 Sistematika
Pembahasan
Sistematika penulisan
adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN .Pendahuluan terdiri atas alasan
penulis memilih judul, perumusan masalah, tujuan penelitian, dan kegunaan
penelitian .
Bab II Tinjauan pustaka dan landasan teori. Pada
bagian kedua ini pertama-tama, penulis mengemukakan deskripsi lokasi
penelitian. Selain itu, bab ini berisi teori-teori yang digunakan sebagai
pendukung dalam penulisan skripsi ini. Teori tersebut meliputi teori manajemen
kearsipan, pengetahuan tentang
arsip, sarana dan kemampuan mengelola arsip, kerangka berpikir penelitian dan
hipotesis penelitian.
Bab III Metodologi Penelitian. Bab ini berisi beberapa metode yang
dilakukan dalam pengambilan dan analisis
data yang digunakan dalam penelitian. Di samping itu, penulis juga menyebutkan
subjek dari penelitian ini.
Bab IV Laporan Penelitian dan
Pembahasan. Pada bab ini dikemukakan
laporan hasil penelitian. Laporan tersebut
pengaruh pengetahuan tebtang arsip dan sarana terhadap
kemampuan pegawai mengelola arsip di perpustakaan universitas lancing kuning.
Bab V Simpulan dan Saran. Pada
bab terakhir ini berisi simpulan yang diperoleh dari hasil penelitian yang
telah dilakukan. Disamping itu, bab ini juga berisi saran bagi peningkatan
kualitas pengtahuan tentang arsip dan kemampuan pegawai mengelola arsip di Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah Rovinsi Riau.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
2.1. Tinjauan
Pustaka
Penelitian yang sudah ada yang dijadikan salah satu rujukan didalam
penyusun skripsi ini adalah penelitian yang dilakukan oleh Fitri Mulyani. 2002. “Pengelolaan
Arsip di UNNES”. Permasalahan yang dikaji yaitu bagaimana tingkat penerapan
pengelolaan arsip di UNNES?. Hasil penelitian menunjukkan bahwa tingkat
pengelolaan arsip di UNNES masih tergolong pengelolaan arsip yang sederhana
penerapan proses pengelola arsip yang masih sederhana ini berjalan hampir di
seluruh unit kerja di UNNES, hal ini dikarenakan arsip yang dikelola tidak
begitu banyak. Dengan demikian dapat disimpulkan pengelolaan arsip yang sudah
berjalan masih banyak kekurangan baik mengenai sistem pengelolaan, pemeliharaan
arsip maupun mengenai petugas dan fasilitas kearsipan yang ada sekarang.
Ismiyati. 2003.
“Pengaruh Kemampuan Pegawai Kearsipan Terhadap Kelancaran Pengelolaan arsip di
Badan Arsip Daerah Propinsi Jawa Tengah”. Permasalahan yang dikaji adalah
adakah pengaruh kemampuan pegawai kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan
arsip di Badan Arsip Daerah Propinsi Jawa Tengah dan seberapa besar pengaruh
kemampuan pegawai kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Badan Arsip
Daerah Propinsi Jawa Tengah. Hasil penelitian yang diperoleh yaitu bahwa
kemampuan petugas kearsipan merupakan faktor yang sangat penting bagi
kelancaran pengelolaan arsip secara maksimal. Kelancaran pengelolaan arsip di
Badan Arsip Daerah Propinsi Jawa Tengah dalam kategori baik tetapi masih perlu
ditingkatkan karena masih kurang maksimal, salah satunya dalam hal penemuan
kembali arsip dan perolehan kesempatan mendapatkan pelatihan/penataran. Ada
Perbedaan
penelitian ini dengan penelitian yang telah dilakukan adalah penelitian yang
dilakukan oleh Ismiyati. Mengungkap tentang kelancaran pengelolaan arsip untuk
memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan dan penelitian yang
dilakukan oleh Fitri Mulyani. Mengungkap tentang penerapan, pelaksanaan dan
gambaran pengelolaan arsip yang ada di UNNES, sedangkan penelitian ini adalah
kemampuan pegawai dalam mengelola arsip sesuai dengan sistem kearsipan.
2.2. Landasan Teori
2.2.1
Pengertian arsip
Pemahaman pengertian arsip dalam garis besarnya
dapat dilihat 2 (dua) sisi, yaitu arsip dipandang sebagai “naskah” dan arsip
dipandang sebagai “sistem” ( Moefti Wiriadihardja, 1987: 70 ). Memandang arsip
sebagai naskah dilihat dari media perekaman, mengandung arti arsip batasan
pengertian tentang arsip itu sendiri ada perkembangannya. Memandang arsip
sebagai suatu sisten mengandung arti pada suatu gerak yang dinamik, artinya
sebagai sistem yang terus berkembang dan berubah sesuai dengan perkembangan
kemajuan teknologi.
Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa
Yunani “Arche” yang berarti permulaan, menjadi “Ta Arche” yang berarti catatan,
selanjutnya menjadi “Archeon” yang berarti gedung pemerintah dan kemudian dalam
bahasa latin menjadi “Archivum”, bahasa Inggris “Archives” dan dalam bahasa
Belanda “Archief” (Abu Bakar, 1985: 8-9).
Pengertian Arsip berdasarkan Pasal 1 Undang-undang
No. 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan menyebutkan :
a). Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara
dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah
b). Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan
atau perorangan dalam bentuk corak apapun naik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dari pasal
tersebut di atas kita dapat hal yang menarik dari bunyi pasalnya yaitu kalimat
“dalam bentuk corak apapun”, ini mengandung arti secara bentuk fisiknya dapat
dalam bentuk media apapun. Dalam penjelasan pasal 1 tersebut dikatakan bahwa
arsip meliputi, baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar
seperti halnya rekaman, film, foto dan sebagainya.
Dilihat dari fungsinya dalam
penyelenggaraan administrasi pemerintah sehari-hari, fungsi arsip dibagi atas
“Arsip Dinamis” dan “Arsip Statis” (pasal 2 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971).
a). Arsip Dinamis,
yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara. Dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah
arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat
dibagi menjadi arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung
dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan
administrasi yang digunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi arsip aktif masih ada
di tempat-tempat/unit pengolah dalam suatu kantor/organisasi. Arsip semi aktif
adalah arsip-arsip yang frekuensinya penggunaannya sudah mulai menurun. Arsip
semi aktif adalah arsip-arsip dalam masa transisi antara aktif dan inaktif. Dan
arsip dinamis inaktif atau semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali
dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. Juga arsip dinamis inaktif
adalah arsip dinamis yang frekuensinya penggunaannya untuk penyelenggaraan
administrasi sudah menurun (Pasal 1 PP Nomor 34/1979).
b). Arsip Statis, yang
tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara. Selanjutnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang
sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Dari pengertian dan batasan tersebut di atas terdapat dua hal yang menarik
untuk digaris bawahi yaitu:
1) Arsip sebagai suatu
“perekaman informasi” dalam segala bentuk medianya
2) Arsip
(dinamis) merupakan hasil/bagian dari kegiatan administrasi (pemerintah).
a).Arsip sebagai system
Sistem adalah totalitas (kebulatan) komponen yang terdiri dari sub
komponen-sub komponen yang saling berkaitan dan saling menentukan sehingga
membentuk suatu kebulatan yang terpadu (Fx. Soedjadi, 1989: 84). Sebagai suatu
sistem, sistem kearsipan yang merupakan suatu kebulatan, yang didalamnya
terdapat tata kerja dan prosedur kerja yang sifatnya tertentu dalam suatu
kebulatan, yang selanjutnya kita sebut sebagai suatu “manajemen kearsipan”.
b).Sistem
Kearsipan Pola Baru Kartu Kendali
Sistem ini adalah
sebagai pengganti Sistem Kaulbach di Indonesia dan mulai banyak diterapkan di
instansi Pemerintah saat ini. Supaya dapat dikenal dan dapat tertarik untuk
digunakan dalam penyempurnaan sistem kearsipan di Indonesia
1.
Pengurusan dan pengendalian surat
2. Indeks dan tunjuk silang
3. Penataan berkas (filling)
4. Penemuan kembali arsip
5. Pemeliharaan dan pengamanan arsip
6. Penyusutan arsip.
Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai sistem ini, maka akan
dijelaskan mengenai sub sistem-sub sistem tersebut, tapi dalam penjelasan akan
diambil pengetahuan tentang arsip dalam sistem kearsipan mengenai pengurusan
surat, penataan berkas, pemeliharaan dan pengamanan arsip dan penyusutan arsip
Peranan dan fungsi pengurusan surat dalam hubungannya dengan keseluruhan
sistem tata kearsipan dinamis adalah sebagai berikut :
a). Mengatur
komunikasi dan hubungan kerja antara satuan unit didalam penerimaan dan pengiriman
surat
b).
Mengendalikan surat secara teratur dan terpadu melalui sarana dan prosedur yang
efektif
c). Membantu
kelancaran penyelesaian pekerjaan melalui prosedur pendisposisian yang tertib.
Pengurusan
surat terbagi atas beberapa unsur yang berhubungan
dengan usaha, wewenang dan pengendalian surat
a). Menurut jenisnya
dibedakan menjadi surat tertutup dan surat
1). Surat tertutup adalah surat
(tetap
bersampul)
2). Surat terbuka adalah surat
b). Menurut isinya
dibedakan menjadi surat penting dan surat
1). Surat penting adalah surat
2). Surat biasa/rutin adalah surat
yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tinjak lanjut dan bila surat
c). Menurut tingkat
kerahasiaannya dapat dibedakan menjadi sangat rahasia, rahasia dan konfidensial
(tertutup)
d). Menurut alamat
asalnya dapat dibedakan menjadi surat masuk dan surat
e). Menurut tingkat kecepatan penyampaiannya
dapat dibedakan menjadi kilat, segera dan biasa.
Pengurusan
dan pengendalian naskah Dinas pada prinsipnya yang menangani pengurusan dan
pengendalian semua naskah Dinas terdapat beberapa unsur :
a). Pada
Unit kearsipan meliputi :
1). Penerima
surat
2). Pengarah
3). Pencatat
4).
Pengendali
5).
Penyimpan
6). Pengirim
b). Pada
Unit Pengolah meliputi :
1). Pimpinan
2). Tata
Usaha
3). Unit pelaksana
2. Penataan Berkas
Sistem
penataan berkas atau Archief system (Bahasa Belanda) atau Filling System
(Bahasa Inggris) adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan
yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara
aman dan ekonomis (Sedarmayanti, 2003: 68).
Sistem
penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu
pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap
pengembangan di masa mendatang.
Tujuan
penataan arsip (berkas) adalah:
a). Agar
arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
b).
Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.
Arsip yang
akan ditata perlu dipersiapkan terlebih dahulu, agar mempermudah dan
mempercepat pelaksanaan. Persiapan untuk menata arsip terdiri dari :
a). Memisah-misahkan
(segregating) adalah merupakan kegiatan sortir pendahuluan, untuk
mengelompokkan arsip sesuai pokok permasalahannya.
b). Meneliti disposisi
adalah mengadakan penelitian, agar diketahui surat surat
c). Memadukan
(assembling) adalah mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari
suatu masalah atau yang saling
berkaitan.
d).
Mengklasifikasi adalah menentukan klasifikasi arsip.
Tabel 1
Pola Klasifikasi Arsip
Kode Klasifikasi Arsip
|
Keterangan
|
000
|
Umum
|
100
|
Pemerintahan
|
200
|
Politik
|
300
|
Keamanan
|
400
|
Kesejahteraan Rakyat
|
500
|
Perekonomian
|
600
|
Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
|
700
|
Pengawasan
|
800
|
Kepegawaian
|
900
|
Keuangan
|
e).
Mengindeks adalah menentukan inti dari surat
f).
Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference) adalah menggunakan
formulir tunjuk silang untuk memudahkan pencarian kembali arsip (bila perlu).
g).
Menyusun arsip adalah yang sudah diberi kode, bersama tunjuk silang sesuai
dengan sistem yang digunakan.
h). Menyimpan arsip adalah
secara benar ke dalam tempat penyimpanan sesuai kode
masing-masing.
Hal-hal yang berhubungan dalam
penataan berkas :
a). Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan pemerintah pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara
b). Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara terus
menerus dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi
c). Berkas adalah himpunan dokumen yang disusun
berdasarkan kesatuan jenis (seri), kesamaan masalah (Rubrik) dan atas dasar
urutan kegiatan atau kesatuan proses (dosier)
d). Penatan berkas adalah cara menata dokumen didalam
berkas dan mengatur berkas dalam susunan yang sistematik dengan mempergunakan
klasifikas dan kode indeks
e). Klasifikasi arsip adalah penggolongan serta perincian
urusan secara logis dan sistematis yang menjadi dasar penataan berkas
f). Kode klasifikasi arsip adalah merupakan bagian
klasifikasi arsip yang menjadi tanda pengenal dalam bentuk lambang (angka) dan
merupakan penentuan dokumen pada tempat penyimpanan yang sama.
Prinsip
Penatan Berkas :
a). Penataan berkas perlu berpegang pada suatu penyusunan
yang sistematis dan logis, sehingga memudahkan dalam penemuan kembali arsip
b). Penataan berkas dapat berdasarkan kesamaan masalah
(rubrik) atau kesamaan jenis (seri) atau satu kesatuan proses (dosier) sesuai
dengan sifat dan kebutuhannya
c). Penataan berkas diperlukan sarana sekat dan folder
untuk mewujudkan suatu kerangka yang memungkinkan struktur berkas nampak dengan
mudah dan jelas, sehingga memudahkan dalam penemuan kembali arsip.
3. Pengamanan dan pemeliharaan arsip
a). Pengamanan arsip
Menurut Sularso (1985: 45) secara umum
dikatakan pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari
kerusakan. Untuk arsip milik Lembaga-lembaga Negara, menurut Undang-undang No.
7 tahun 1971 tentang “Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan “, ditetapkan adanya
ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan informasi.
Ketentuan tersebut
terdapat pada pasal 11 UU No. 7 tahun 1971 yang berbunyi sebagai berikut :
1). Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip
sebagaimana dimaksud pasal 1 UU No. 7 tahun 1971 ini dapat dipidana dengan
penjara selama-lamanya 10 tahun.
2). Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1
huruf a UU No. 7 tahun 1971 ini yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal
tentang isi naskah ini kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya,
sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana
penjara selama-lamanya 20 tahun atau dipidana penjara seumur hidup.
Ketentuan
tersebut digunakan untuk mengamankan arsip dari segi informasi. Untuk arsip
milik swasta atau perorangan, pengamanan dari segi hukum diatur pada KUHD
maupun KUHP.
Menurut
Sularso (1985: 46-48) secara fisik arsip harus diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan
terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal maupun faktor eksternal.
1). Faktor internal :
a)). Kualitas kertas
Disebabkan oleh kertas itu sendiri , maksudnya kertas yang digunakan yang
sudah barang tentu dari berbagai kualitet kertas. Untuk kertas yang berkualitet
kurang baik maka kerusakan itu akan lebih cepat daripada kertas yang
berkualitet baik.
b)).
Tinta
Tinta yang digunakan untuk menulis warkat, baik diketik maupun ditulis
dengan alat tulis lainnya, maka tinta yang kurang baik akan menyebabkan
kerusakan pada warkat lebih cepat. Karena kerusakan yang disebabkan oleh tinta
cetak itu dengan sendirinya identitas arsip tidak dapat atau sukar dikenali
lagi.
c)).
Bahan perekat
Warkat yang terkena bahan perekat, yang terutama perekat yang dibuat
secara sintesis maka sifat-sifat organik dari bahan-bahan perekat tersebut
dapat menimbulkan kerusakan pada kertas. Jadi arsip yang pemberkasannya
menggunakan bahan perekat, maka arsip tersebut dapat hancur karena perekat yang
terdapat pada arsip itu.
2).
Faktor eksternal
a)).
Lingkungan
Tingkat kelembaban udara sekitarnya dapat menyebabkan lekas rusaknya
arsip, yaitu pada kelembaban lebih dari 75 %. Untuk menjaga agar tidak lekas
rusak perlu diatur suhu udara sekitarnya antara 650 F sampai 850 F.
b)).
Sinar matahari
Sinar matahari yang mengandung sinar ultra violet sangat merusak kertas,
lebih-lebih sangat merusak tulisan yang tertera pada kertas tersebut. Oleh
karena itu arsip yang disimpan harus dijaga agar tidak terkena sinar matahari
secara langsung.
c)).
Debu
Rusaknya arsip yang disimpan juga disebabkan oleh adanya debu yang
menempel pada arsip tersebut. Untuk menjaga agar arsip tidak rusak maka perlu
dijaga supaya arsip tidak terkena debu.
d)).
Serangga dan kutu
Arsip yang sebagian terbesar adalah terdiri dari kertas maka perlu dijaga
agar tidak rusak karena dimakan serangga ataupun kutu buku yang memang pemakan
kertas. Munculnya kutu buku dapat dicegah dengan berbagai cara, antara lain
dengan bahan-bahan kimia, kebersihan tempat penyimpanan, pengaturan kelembaban
udara.
e)).
Jamur dan sejenisnya
Arsip yang disimpan dapat rusak karena ditumbuhi oleh jamur, sehingga zat
penguat pada molekul kertas rusak sebagai akibatnya kertas menjadi rapuh. Untuk
menjaga kerusakan yang ditimbulkan oleh jamur yang tumbuh pada kertas yang
disimpan, maka kelembaban udara sekitarnya tempat penyimpanan arsip harus
dikontrol supaya tingkat kelembaban udara tidak memungkinkan tumbuhnya jamur
atau sejenisnya.
b).
Pemeliharaan arsip
Menurut
Sularso (1985:48-50) arsip harus dijaga keamananya, baik segi kuantitas (tidak
ada yang tercecer hilang), kualitas (tidak mengalami kerusakan) maupun dari
segi informalitas (kerahasiaannya). Pemeliharaan arsip secara fisik dapat
dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut :
1).
Pengaturan ruangan
Ruangan
penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang
(dengan sinar matahari meskipun jangan sampai terkena sinar matahari secara
langsung). Ruangan harus kuat dan mempunyai fentilasi yang memadai, terhindar
dari kemungkinan serangan api, air maupun serangan serangga pemakan kertas.
2).
Pemeliharaan tempat penyimpanan
Sebaiknya
arsip disimpan di tempat-tempat yang terbuka, apabila harus disimpan di tempat
tertutup (lemari), maka lemari tempat penyimpanan itu harus sering dibuka untuk
menjaga tingkat kelembaban.
3).
Penggunaan bahan-bahan pencegah
Untuk
menjaga keutuhan arsip (tetap baik) dapat dilakukan dengan memberikan
bahan-bahan pencegah kerusakan. Agar tingkat kelembaban tetap seperti yang
diinginkan , maka dapat menaruhkan kapur barus (kanfer) di kotak-kotak
penyimpanan.
4). Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Tempat
penyimpanan arsip harus dijaga supaya tetap terjamin keutuhannya, keamanannya,
kebersihannya, kerapiannya. Untuk itu maka perlu dibuatkan peraturan yang
melarang tidak terjaminnya hal-hal tersebut. Larangan yang tidak boleh
dilanggar itu, misalnya: petugas atau siapapun dilarang membawa dan/atau makan
ditempat penyimpanan arsip, dilarang merokok. Larangan-larangan itu tidak boleh
dilanggar meskipun hanya sesekali dilakukan.
5).
Kebersihan
Keutuhan
arsip salah satu cara pemeliharaannya adalah menjaga kebersihannya. Ruangan
maupun arsip hendaknya senantiasa bersih dari segala macam debu. Cara
membersihkan ruangan maupun arsip dari debu sebaiknya dengan menggunakan alat
yang cukup memadai relevansinya. Misalnya membersihkan debu dari ruangan maupun
debu yang melekat di arsip, sebaiknya dengan alat penyedot debu (vacuum
cleaner) dan bukan dengan sapu atau sabut bulu ayam (sulak).
Secara
nasional pemerintah berkewajiban memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip, baik
arsip yang timbul karena kegiatan pemerintah maupun arsip yang timbul karena
kegiatan swasta dan perorangan.
Menurut
Undang-undang No. 7 tahun 1971 pasal 9, lembaga yang berkewajiban menangani
tugas tersebut di atas adalah :
1).
Arsip nasional pusat
Lembaga
ini berkewajiban menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana
dimaksud pasal 2 huruf b UU ini dari lembaga-lembaga Negara dan badan-badan
pemerintah pusat.
2).
Arsip nasional daerah
Lembaga
ini wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud
dalam pasal 2 huruf b UU ini dari Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah
Daerah serta Badan-badan Pemerintah Pusat di Tingkat Daerah.
3).
Arsip Nasional Pusat dan Arsip Nasional Daerah
Kedua
lembaga ini wajib menangani seperti tersebut pada butir a dan b di atas, yaitu:
wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari
Badan-badan swasta dan/atau perorangan.
4. Penyusutan Arsip
Menurut pasal 2 peraturan pemerintah No. 34
tahun 1979 tentang penyusutan arsip, penyusutan arsip itu meliputi 3 (tiga)
kegiatan;
a).
Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan
b).
Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna
c).
Menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional
RI
Sasaran utama arsip
pengembangan program penyusutan arsip adalah mendapatkan informasi yang pada
saat dan waktu yang tepat dengan biaya serendah mungkin. Untuk mengurangi
jumlah arsip yang tercipta, maka tujuan penyusutan arsip adalah:
a). Mendapatkan penghematan dan efisiensi
b). Mendaya gunaan arsip dinamis
c). Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip
yang masih berguna
d). Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi
e).
Menjamin perlindungan terhadap permasalahan yang mungkin dialami organisasi.
2.1.3.Sarana
Kearsipan.
a.
Pengertian sarana
Sarana
adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud
atau tujuan, syarat, upaya (KUBB, 2000: 999).
Sarana
yang dimaksud dalam penelitian ini adalah segala sesuatu yang digunakan dalam
hubungan langsung dengan pekerjaan kearsipan.
b.Sarana
yang digunakan dalam system kearsipan
1.
Sarana yang diperlukan dalam pendistribusian dan pengendalian dalam pengurusan surat
a.
Lembar disposisi
Lembar disposisi sebagai
sarana untuk menyampaikan kepada pimpinan, yang selanjutnya oleh pimpinan akan
ditindak lanjuti sesuai dengan maksud daripada isi surat
LEMBAR DISPOSISI
|
Tanggal
|
Nomor Surat :
|
Tanggal diterima :
|
Nomor Agenda :
|
Diteruskan kepada :
( ) : …………………..
( ) : …………………..
( ) : …………………..
|
ISI
DISPOSISI
|
Gambar 1: Lembar Disposisi
b.
Buku agenda
1. Buku agenda dipergunakan untuk membukukan atau mencatat semua surat masuk dan surat
2. Berfungsi untuk mengetahui jumlah surat
yang dihasilkan oleh suatu instansi, dan jumlah surat
3. Buku agenda dipegang oleh agendaris, yaitu pegawai yang tugasnya menerima
dan membukukan atau mencatat semua surat masuk
dan surat
4. Buku agenda terdiri 2 buku yaitu: buku agenda masuk dan buku agenda
keluar.
a).
Buku Agenda Masuk:
Buku
Agenda Masuk berisi: (lampiran 2)
1). Kolom Nomor: Diisikan nomor urut berdasarkan
nomor urut secara sentral nomor
2). Kolom tgl terima: Diisikan tanggal waktu
penerimaan surat
3). Kolom No. dan tgl Surat: Diisikan Nomor dan
tanggal surat yang diterima
4). Kolom Asal Surat: Diisikan dari mana surat
terebut berasal
5). Kolom Isi Surat: Diisikan dari ringkasan isi
surat
6). Kolom jangka waktu retensi arsip dinamis aktif :
Diisikan ketentuan waktu retensi (jangka waktu simpan dimasa menjadi arsip
aktif), sesuai dengan pedoman jadwal Retensi arsip. Hal yang
demikian untuk memudahkan didalam melakukan penyusutan arsip dinamis aktif
7). Kolom Lain-lain: Dapat diisikan keterangan
tambahan lainnya yang belum termuat dalam isian kolom tersebut (Kantor ARDA
Propinsi Jawa Tengah, 1999: 13).
b). Buku
Agenda Keluar :
Buku Agenda Keluar Berisi :
(Lampiran 2)
1). Kolom Nomor : Diisikan nomor urut berdasarkan
nomor urut secara sentral nomor
2). Kolom No. dan tgl surat : Diisikan Nomor dan
tanggal surat yang keluar
3). Kolom tujuan surat : Diisikan alamat yang dituju
4). Kolom isi surat : Diisikan dari ringkasan isi
surat
5). Kolom jangka waktu Retensi arsip dinamis aktif :
Diisikan ketentuan waktu retensi, sesuai dengan pedoman jadwal Retensi arsip. Hal yang
demikian untuk memudahkan didalam melakukan penyusutan arsip dinamis aktif
6). Kolom Lain-lain: Dapat diisikan keterangan
tambahan lainnya yang belum termuat dalam isian kolom tersebut
c. Kartu kendali
1. Pengertian Kartu Kendali
Kartu kendali adalah lembaran kertas isian yang telah
tercetak yang harus diisi menurut pedoman yang telah ditetapkan (panjang 15 cm,
lebar 10 cm) dan dicetak diatas kertas HVS, terdiri dari 3 (tiga) lembar yang
pertama berwarna putih, lembar kedua merah muda dan ketiga berwarna kuning yang
memuat keterangan-keterangan sebagaimana terdapat pada buku agenda, bahkan
dengan kartu kendali memuat keterangan yang lebih lengkap.
2. Fungsi kartu kendali :
a. Kartu kendali lembar 1 (warna putih) dipergunakan
untuk mengendalikan naskah dinas, sehingga dengan diketemukannya kartu kendali
yang menyangkut suatu arsip, dapat memberi suatu petunjuk dimana lokasi
(tempat) naskah dinas pada suatu saat berada pada unit pengolah
b. Kartu kendali berfungsi sebagai kartu katalog
yang menjadi petunjuk dimana arsip dapat diketemukan pada tempat penyimpanan
(kotak kartu kendali)
c. Kartu kendali lembar 2 (kuning) yang disimpan
oleh petugas penyimpan berfungsi sebagai pengganti arsip, selama arsip masih
berada unit pengolah
d. Kartu kendali dapat berfungsi sebagai pengganti
buku ekspedisi, karena di dalam kartu kendali terdapat kolom tanda terima bagi
naskah dinas yang harus di tanda tangani oleh petugas pada unit pengolah
setelah naskah dinas tersebut diterima
e. Kartu kendali berfungsi pula untuk membantu
didalam menentukkan umur suatu arsip, karena didalamnya tercatat isi ringkasan
tanggal pada saat naskah dinas yang bersangkutan dibuat, hal yang demikian
merupakan dasar penyusutan bagi suatu arsip
f. Kartu kendali rangkap 3 (tiga) dipergunakan untuk
sarana pencatatan naskah dinas penting baik untuk naskah dinas masuk maupun
untuk dinas keluar sebagai pengganti buku agenda dan dibedakan antara kartu
kendali naskah dinas masuk dan kartu kendali naskah dinas keluar.
1). Kartu Kendali Masuk
Kartu Kendali Masuk berisi: (Lampiran 3)
1. Kolom Indeks: Diisikan Indeks masalah naskah
2. Kolom Kode: Diisikan kode klasifikasi menurut
pola klasifikasi
3. Kolom Nomor urut: Diisikan Nomor urut berdasarkan
nomor urut secara sentral Nomor
4. Kolom Isi ringkas: Diisikan dari ringkasan isi naskah
5. Kolom Dari: Diisikan dari siapa naskah tersebut
diterima
6. Kolom Tanggal surat: Diisikan tanggal naskah yang
diterima
7. Kolom Nomor: Diisikan nomor naskah yang diterima
8. Kolom Lampiran: Diisikan jumlah lampiran naskah
9. Kolom Pengolah: Diisikan unit pengolah mana yang
akan menyelesaikan masalah
10. Kolom Tanggal diteruskan: Diselesaikan tanggal
naskah diteruskan kepada unit pengolah
11. Kolom Catatan: Diisikan keterangan-keterangan
yang perlu dicatat
12. Kolom Tanda Terima: Diisikan paraf petugas
penerima surat di unit pengolah (Kantor ARDA Propinsi Jawa Tengah, 1999:
14-15).
2). Kartu Kendali Keluar:
Kartu Kendali berisi: (Lampiran 3)
1. Kolom
Indeks: Diisikan indeks masalah naskah
2. Kolom Kode: Diisikan kode klasifikasi menurut
pola klasifikasi
3. Kolom Nomor: Diisikan Nomor urut berdasarkan
nomor urut secara sentral nomor
4. Kolom Isi ringkas: Diisikan ringkasan dari naskah
5. Kolom kepada: Diisikan alamat yang dituju
6. Kolom Pengolah: Diisikan unit pengolah yang
menyelesaikan masalah
7. Kolom Tanggal surat: Diisikan tanggal naskah yang
keluar
8. Kolom Lampiran: Diisikan jumlah lampiran naskah
9. Kolom Catatan: Diisikan keterangan-keterangan
yang perlu dicatat
2. Sarana penataan berkas
a. Sekat Kegunaannya:
1) Sebagai petunjuk/pemisah antara pokok urusan satu
dengan pokok urusan yang lain beserta perinciannya
2) Untuk menunjukkan adanya hubungan antara sub
urusan satu dengan sub urusan yang lain, atau sub urusan dengan sub urusan
dalam satu pokok urusan 3) Untuk membedakan tingkat-tingkat urusan:
a) sekat I: petunjuk pokok urusan
b) sekat II: petunjuk sub urusan
c) sekat III: petunjuk sub-sub urusan
4) Untuk memudahkan dalam menelusuri seluruh
himpunan berkas
5) Untuk membedakan himpunan berkas satu dengan yang
lainnya.
b. Folder
Folder adalah map tempat untuk menyimpan arsip, sehingga
arsip dapat terhimpun dalam satu wadah baik secara serier, rubrik ataupun
dosier. Pada folder terdapat Tab yang berfungsi untuk mencantumkan Titel dan Kode
klasifikasi.
c. Filling cabinet (almari arsip)
Filling cabinet adalah tempat untuk menyimpan arsip
dinamis aktif didalam suatu susunan sekat dan folder secara vertikat dalam
laci-lacinya, dimana penyusunannya selalu diawali dari laci atas kebawah.
3. Sarana pengamanan dan pemeliharaan Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003:112-113) cara untuk mencegah
rusaknya arsip, antara lain sebagai berikut :
a. Penggunaan Air Condition
Dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan
kebersihan udara dapat diatur dengan baik.
b. Fumigasi
Yaitu menyemprotan bahan kimia untuk mencegah/membasmi
serangga atau bakteri.
Fumugasi dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu:
1. Fumigasi untuk seluruh gudang
2. Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip
3. Fumigasi untuk beberapa bundel arsip
4. Fumigasi rutin.
c. Restorasi arsip
Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat
digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi.
Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu:
1. Tradisional yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade”
dan “chiffon”.
2. Laminasi yaitu pekerjaan menutup kertas/arsip
diantara 2 lembar plastik.
4. Sarana Penyusutan Arsip
Jadwal Retensi Arsip
Tujuan penyusutan arsip akan tercapai apabila setiap
organisasi memiliki program dan rencana pengurangan arsip. Program tersebut
dituangkan dalam jadwal retensi arsip.
Menurut pasal 4 PP No. 34 Tahun 1997, jadwal retensi
arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka
waktu penyimpanannya sesuai nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman
penyusutan arsip.
Dengan
berdasarkan pada pengertian di atas yang dikaitkan dengan tujuan penyusutan
arsip, maka unsur-unsur harus dimuat dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah:
a. Judul subyek utama
b. Judul masing-masing seri barkas
c. Jangka simpan arsip
d. Nasib akhir arsip yaitu musnah atau permanen.
2.1.4.Kemampuan Mengelola Arsip
a. Pengertian Kemampuan Mengelola Arsip
Kemampuan: kesanggupan, kecakapan dan kekuatan
(Poerwadarminto, 2000: 628). Kemampuan menunjukkan potensi orang untuk
melakukan tugas atau pekerjaannya, kemampuan ini mungkin dimanfaatkan atau
mungkin juga tidak. Kemampuan fisik maupun mental yang dimiliki orang untuk
melaksanakan pekerjaan (Gibson, 1998: 104). Menurut Kartono (1985: 105)
kemampuan merupakan segenap daya, kesanggupan, kekayaan, kecakapan dan kekuatan
yang terdapat pada individu untuk bertingkah laku.
Mengelola berarti menyelenggarakan, mengurus
(Poerwadarminto, 2000: 660) Jadi Kemampuan Mengelola Arsip: bagaimana mengendalikan,
menyelenggarakan, menjalankan dan mengurus kegiatan kearsipan yang dimulai dari
kegiatan pengurusan, penataan, penemuan kembali, pemeliharaan, pengamanan,
penyusutan dan pemusnahan arsip.
Disamping sistem kearsipan yang tertib dan baik, sarana
yang diperlukan dalam penyelenggarakan kearsipan, tentu pula dilengkapi dengan
kemampuan pegawai arsip yang cakap dalam mengelola arsip.
b. Syarat-syarat pegawai arsip
The Liang Gie (1991: 150-151) mengatakan bahwa untuk
dapat menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4
syarat, yaitu:
1. Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai
kearsipan agar pegawai yang bersangkutan dapat membedakan perkataan-perkataan,
nama-nama atau angka-angka yang sepintas kalau tampaknya hampir sama.
Faktor ketelitian harus didukung oleh:
a). Sikap yang cermat, penuh minat dan penuh perhatian
terhadap tugas dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
b). Kesempurnaan mata, dalam arti tidak cacat, tidak buta
warna.
2.
Kecerdasan
Cerdas
berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai, tajam pikiran. Kecerdasan
berarti kesempurnaan perkembangan akal budi, kepandaian, ketajaman pikiran.
Jadi setiap pegawai kearsipan harus mampu menggunakan pikirannya dengan baik,
mempunyai daya ingatan yang cukup tajam, sehingga tidak mudah lupa.
3.
Kecekatan
Cekatan
berarti mampu memahami sesuatu dengan cepat, mampu bekerja dengan cepat, dan
mahir melakukan sesuatu. Kecekatan berarti kecepatan untuk memahami sesuatu,
ketangkasan dalam melakukan pekerjaan. Kecekatan sanngat diperlukan oleh setiap
pegawai kearsipan karena setiap pegawai kearsipan diharapkan mampu bekerja
dengan tangkas dan gesit.
4.
Kerapian
Rapi
mempunyai arti baik dan bersih, apik, tertib, beres, sehingga kata kerapian dapat
berarti keapikan, kebersihan, keberesan, atau ketertiban. Setiap pegawai
kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian, kebersihan dan
ketertiban terhadap arsip-arsip yang disimpan. Arsip-arsip yang disusun dengan
rapi, selain enak dan sedap dipandang mata, akan lebih awet, tidak mudah rusak,
mudah dalam pengambilan dan pengembaliannya. Disamping itu kerapian menunjukkan
kepribadian seseorang.
Littlefield
dan Peterson, sebagai mana dikutip oleh The Liang Gie (1991:150), mengemukakan
6 syarat bagi pegawai kearsipan, yaitu :
1.
Lulusan sekolah menengah dan mempunyai kecerdasan rata-rata yang normal.
2.
Memahami alfabet dengan baik dan mempunyai penglihatan yang cepat untuk
membedakan perbedaan-perbedaan yang kecil dari nama-nama dan angka yang
tercantum pada warkat-warkat
3.
Memiliki sifat kecermatan
4.
Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecil
5. Memiliki sifat sebagai karyawan yang cepat dan rapi
6. Memiliki pertimbangan yang baik.
Syarat lain yang belum disebutkan ialah keahlian.
Sebaiknya pegawai kearsipan mempunyai keahlian, paling tidak mempunyai
pengetahuan tentang kearsipan. Upaya memenuhi persyaratan ini antara lain dapat
dilakukan dengan mengadakan pendidikan atau latihan-latihan kepada
pegawai kearsipan.
Pegawai kearsipan dalam melaksanakan tugasnya banyak
berhubungan dengan pihak-pihak lain. Untuk memberikan pelayanan yang baik,
pegawai kearsipan dituntut mampu mengadakan hubungan dengan pihak lain, berlaku
sopan santun, ramah, sabar, dan tidak bersifat emosional.
Dari uraian diatas secara
rinci syarat-syarat pegawai kearsipan menurut Wursanto IG (1989: 41-42) dapat
disebutkan sebagai berikut:
1. Teliti
2. Cerdas
3. Cermat
4. Rapi
5. Tekun dalam
melaksanakan tugas
6. Tidak mudah bosan
7. Mampu
memegang/meyimpan rahasia
8. Peramah
9. Sopan santun
10. Mampu mengadakan
hubungan kepada semua pihak
11. Penuh kesabaran
12. Tidak emosional
13. Memiliki skill/keahlian dalam bidang kearsipan.
Dalam penelitian ini Penulis hanya mengambil variabel
kemampuan mengelola arsip yang meliputi: Ketelitian, kecerdasan, kecekatan dan
kerapian.
2.2.
Kerangka Berpikir
Ada sementara anggapan bahwa pekerjaan dalam bidang
kearsipan tidak mempunyai fungsi atau peranan yang penting. Anggapan ini sudah
barang tentu tidak dapat dibenarkan, karena arsip itu sendiri mempunyai
peranan penting bagi penyelenggaraan administrasi. Oleh
karena itu setiap pimpinan kantor wajib memberikan pengarahan dan
menanamkan pengertian serta kesadaran kepada setiap pegawai
kearsipan (bahkan kepada semua pegawai kantor), betapa pentingnya peranan arsip
bagi kelangsungan hidup organisasi. Itu pulalah sebabnya, pegawai kearsipan
tidak kalah pentingnya dengan pegawai-pegawai kantor lainnya.
Mengingat demikian pentingnya arsip bagi kelangsungan
hidup organisasi, maka arsip-arsip harus diurus, ditata atau dikelola dengan
mempergunakan suatu sistem penyimpanan arsip yang tepat, tatakerja yang baik,
tata pemeliharaan, tata pengamanan dan tata penyingkiran yang tertib. Sistem
penyimpanan arsip yang tepat, tatakerja yang baik dan sebagainya itu tidak
mempunyai arti apabila tidak didukung oleh pegawai kearsipan yang cakap dengan
beberapa persyaratan lainnya seperti sarana yang harus dipenuhi.
Alur pemikiran di atas dapat
digambarkan sebagai berikut :
 |
Gambar 2 : Kerangka berpikir dari uraian diatas
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Populasi Penelitian
Populasi
adalah totalitas semua nilai yang mungkin, baik hasil menghitung maupun mengukur,
kualitatif maupun kuantitatif, dari pada karakteristik tertentu mengenai
sekumpulan obyek yang lengkap dan jelas (Sudjana, 1992: 161). Sedangkan menurut
Arikunto (1998: 115) menyatakan bahwa populasi adalah keseluruhan subyek
penelitian. Jadi populasi adalah keseluruhan subyek penelitian yang berupa data
kuantitatif dan kualitatif dari hasil mengukur maupun menghitung.
3.2. Sampel Penelitian
Sampel
penelitian adalaah sebagian atau wakil populasi yang diteliti (Arikunto: 1998:
117). Menurut Arikunto (1998: 120) untuk sekedar ancer-ancer maka apabila
kurang dari 100, lebih baik diambil semua sehingga penelitiannya merupakan
penelitian populasi.
Populasi
dalam penelitian ini adalah semua pegawai Kantor BPAD SOEMAN HS Prov. Riau.
3.3.
Variabel Penelitian
Variabel
adalah obyek penelitian atau apa yang menjadi perhatian suatu penelitian
(Arikunto, 1998: 99). Variabel yang akan teliti harus sesuai dengan
permasalahan dan tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian. Dalam penelitian
ada tiga variabel yang akan diungkapkan yaitu:
a.
Variabel bebas atau Independent (X)
Variabel bebas adalah variabel yang mempengaruhi
variabel lain atau yang diselidiki pengaruhnya. Adapun yang manjadi variabel bebas
(X) dalam penelitian adalah :
1.
Pengetahuan tentang arsip (X1) adalah segala sesuatu yang
diketahui dan dilaksanakan dalam kaitannya berkenaan dengan hal system kearsipan dengan indikator
sebagai berikut: Pengurusan surat
2.
Sarana (X2) adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam
mencapai maksud atau tujuan, syarat upaya (KBBI, 2001: 999), dengan indikator
sebagai berikut: Lembar disposisi, buku agenda, kartu kendali; sekat, folder,
filling cabinet (almari arsip); penggunaan AC, fumigasi, restorasi arsip,
mikrofilm; retensi arsip.
b.
Variabel terikat atau dependent Variabel (Y)
Variabel terikat adalah
gejala atau unsur yang dipengaruhi oleh variabel lain. Variabel terikat dalam
penelitian ini adalah kemampuan mengelola arsip yang mempunyai indikator
sebagai berikut :kecekatan, ketelitian, kerapian, kecerdasan.
3.4.Metode Pengumpulan Data
a. Metode angket atau
kuesioner
Metode
ini dilakukan dengan cara mengajukan beberapa pertanyaan tertulis dengan
harapan responden dapat secara langsung menuangkan jawabannya sesuai dengan
keadaan yang sebenarnya.
Angket
yang dipergunakan adalah tipe pilihan untuk memudahkan bagi responden dalam
memberikan jawaban. Kuisioner yang dipergunakan adalah pilihan ganda dimana
setiap item soal disediakan 4 jawaban dengan skor masing-masing sebagai berikut
:
1). Jawaban a skor 5
2). Jawaban b skor 4
3). Jawaban c skor 3
4). Jawaban d skor 2
5).
Jawaban e skor 1
c.
Metode dokumentasi
Metode
dokumentasi adalah pengumpulan data yang dilaksanakan dengan melihat, membaca,
mempelajari dan kemudahan mencatat informasi yang ada hubungannya dengan obyek
penelitian (Arikunto, 1998 :227).
Metode
ini digunakan untuk mendapatkan jumlah responden (pegawai), nama–nama pegawai,
gambaran umum kantor Arsip Daerah dan Perpustakaan Umum dan data lain yang
menunjang.
d.
Metode observasi
Metode
observasi adalah suatu metode dimana peneliti mengadakan pengamatan langsung
tentang hal-hal yang berhubungan dengan pengelolaan arsip.
3.5.Validitas dan Reliabilitas
3.5.1.Validitas
Validitas adalah suatu ukuran yang menunjukkan tingkat
kevalidan dan kesahihan suatu instrumen (Arikunto, 1998 :160)
Dalam penelitian ini untuk mengetahui validitas instrumen
digunakan rumus korelasi Product Moment milik Person sebagai berikut :
Rumus : 
Keterangan
: 
= Koofisien
Korelasi
= Koofisien
Korelasi
N
= Jumlah Sampel
X =
Skor Pertanyaan
Y = Skor Total
Hasil dari validitas selanjutnya dikonsultasikan dengan
tabel koefisien korelasi (r tabel).
Angket variabel pengetahuan tentang arsip yang terdiri
dari 16 item pertanyaan, setelah dianalisis menggunakan uji validitas Product
Moment dari 16 butir pertanyaan tersebut yang invalid sebanyak 2 item yaitu
soal 2 dan 4, sedangkan yang valid sebanyak 14 item soal yang akan dimasukkan
dalam penelitian, hasil lengkap lihat lampiran 7. Angket variabel pengetahuan
tentang arsip yang terdiri dari 11 item pertanyaan, setelah dianalisis
menggunakan uji validitas Product Moment dari 11 butir pertanyaan tersebut yang
invalid sebanyak 1 item yaitu soal 27, sedangkan yang valid sebanyak 10 item
soal yang akan dimasukkan dalam penelitian, hasil lengkap lihat lampiran 7.
Angket variabel pengetahuan tentang arsip yang terdiri
dari 12 item pertanyaan, setelah dianalisis menggunakan uji validitas Product
Moment dari 12 butir pertanyaan tersebut ternyata valid semua, sedangkan yang
valid sebanyak 14 item soal yang akan dimasukkan dalam penelitian,
hasil lengkap lihat lampiran 7.
3.5.2. Uji Reliabilitas
Reliabilitas
adalah dapat dipercaya atau diandalkan (Arikunto, 1998: 170). Dalam penelitian
ini untuk mencari reliabilitas instrumen dengan menggunakan rumus Alpha
(Arikunto, 1998:193): dan Teknik perhitungannya dilakukan dengan menggunakan software
SPSS 16.0 for Windows. 
keterangan : k = Jumlah Item
Σsi2
= Jumlah varians skor total
si2 = Varians responden untuk item ke i
Uji
reliabilitas dilakukan jika butir-butir pernyataan kuesioner dinyatakan sudah
valid maka perlu dilakukan uji tingkat reliabilitas dengan menggunakan Software SPSS 16.0 for windows.
Koefisien korelasi yang digunakan sebagai penilaian terhadap reliabilitas
instrumen adalah sebagai berikut (Djunaidi,
dkk., 2005) :
a. 0,800 –
1,000 = baik
b. 0,600 –
0,799 = dapat diterima
c. < 0,600 = kurang
Dalam penelitian ini metode yang
digunakan adalah metode Cronbach’s yaitu
teknik yang menunjukkan bagaimana tingginya butir-butir dalam
kuesionerberkorelasi atau berinteraksi. Suatu alat ukur dikatakan reliabel jika memberikan nilai Cronbach Alpha sebesar > 0,6.
perhitungan perkiraan cronbach’s
dilakukan dengan menggunakan data SPSS 15.0.
3.7. Populasi dan Sampel
a. Populasi penelitian
Populasi adalah keseluruhan
jumlah yang menjadi subjek penelitian. Populasi
dalam penelitian ini adalah seluruh karyawan BPAD SOEMAN HS Propinsi Riau
b. Sampel
penelitian
Yang dimaksud
dengan sampel penelitian yaitu beberapa bagian dari jumlah keseluruhan populasi
yang akan dijadikan subjek penelitian. Sampel yang ditentukan diharapkan dapat
mewakili keseluruhan populasi. Slovin mengemukakan rumus menentukan jumlah
sampel minimal adalah sebagai berikut :
 |
Keterangan
:
n =
Ukuran sampel
N =
Ukuran populasi
e =
Persen kelonggaran ketidaktelitian karena kesalahan pengambilan
sampel yang
masih dapat ditolerir atau diinginkan
(Umar, 2004).
3.8.Metode Analisis Data
Setelah data yang berasal dari lapangan terkumpul,
langkah selanjutnya penulis akan menganalisa data tersebut. Data penelitian ini
dianalisis dengan metode Path analysis. Path analysis adalah methode analisis
data pada penelitian kuantitatif yang cocok untuk mengukur pengaruh suatu
variable bebas kepada variable tidak bebas. Dalam penelitian ini, peneliti
menggunakan metode ini dengan tujuan untuk mengetahui apakah pengetahuan
tentang arsip berpengaruh terhadap kemampuan pegawai mengelola arsip di BPAD
Provinsi Riau. Dalam penelitian ini selain data kualitatif, juga akan
dilengkapi oleh data-data kuantitatif. Data kuantitatif yaitu data dalam bentuk
jumlah atau angka yang dituangan untuk menerangkan suatu kejelasan dari
angka-angka atau membandingkan dari beberapa gambaran sehingga memperoleh
gambaran baru, kemudian dijelaskan kembali dalam kalimat atau uraian. Data
kuantitatif penelitian ini diperoleh melalui angket, kemudian ditabulasikan
guna untuk melihat hubungan antara variabel bebas dengan tingkat minat baca
yang dicari dengan melihat dan membandingkan rata- rata masing- masing
variabel. Sementara data kualitatif di peroleh memalui wawancara, observasi dan
penelitian dokumentasi.
DAFTAR
PERPUSTAKAAN
Abu bakar, Hadi.
1985. Pola Kearsipan Modern (Sistem Kartu Kendali).
Jakarta
: Djambatan.
…… . 1997. Cara-cara
Pengelolaan kearsipan yang Praktis dan Efisien.
Jakarta
: Djambatan.
Arikunto,
Suharsimi. 1998. Prosedur Penelitian (Suatu Pendekatan Praktek).
Jakarta
: Rineka Cipta. .
Ismiyati. 2003. Pengaruh
Kemampuan Pegawai Kearsipan Terhadap
Kelancaran
Pengelolaan Arsip di Badan Arsip Daerah Propinsi Jateng. Skripsi. Semarang
Mulyana, Sularso dkk. 1985. Dasar-dasar
Kearsipan. Yogyakarta : Liberty
Mulyani, Fitri. 2002. Pengelolaan
Arsip di UNNES. Skripsi.
Semarang
: Fakultas Ilmu sosial UNNES.
Sudjana. 1996. Metode Statistika.
Bandung
Sugiono. 2001. Metode Penelitian.
Bandung: Alfabeta.
Sulistyo-Basuki. Metode
Penelitian. Jakarta: Wedatama Widya Sastra bekerja sama dengan Fakultas
Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia, 2006.
Syamsul, Anwar. 1997. Kearsipan Jilid
I. Bandung
Undang-undang
Republik Indonesia
Winadihardja, H. Moefti. 1987. Beberapa
Masalah Kearsipan di Indonesia.
Jakarta
: Balai Pustaka.
Wursanto, IG. 1989. Kearsipan 2. Yogyakarta
: kanisius.
Sedramayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung : CV. Mandar
Maju.
PENDAHULUAN
1.1.Latar
Belakang Masalah
Masalah
organisasi unit kearsipan pada saat ini yang terdapat di suatu
instansi/departemen/non departemen dan perusahaan sering kurang mendapat
perhatian. Padahal unit kearsipan yang terdapat di instansi/departemen/non
departemen dan perusahaan tadi merupakan suatu wadah di mana petugas kearsipan
itu bekerja sama dengan unit kerja lain untuk mencapai suatu tujuan.
Peranan
dan fungsi unit kearsipan sebagai alat administrasi dan manajemen untuk melancarkan tugasnya
sehari-hari di bidang kearsipan untuk membantu unit kerja lain, selalu
dikaitkan dengan kemampuan manusia juga sebagai sumber informasi yang tidak
dapat terlepas dari meningkatnya kerjasama dan hubungan kerja dengan unit kerja
lainnya dalam instansi tersebut. Menurut Sedarmayanti (2003: 19) tugas pokok
unit kearsipan adalah sebagai berikut: menerima warkat; mencatat warkat;
mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan; menyimpan, menata dan menemukan
kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu; memberikan pelayanan kepada
pihak-pihak yang memerlukan arsip; mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip dan
mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip.
Menurut
Abubakar (1997: 1) bahwa faktor manusia dalam unit kearsipan sangatlah penting
peranannya, sebab manusia di unit kearsipan ini harus terampil dalam teknis
kearsipan, sehingga mampu menggerakkan instansinya untuk mencapai arah/tujuan
yang telah direncanakan dan ditetapkan sebelumnya. Manusia atau pegawai yang
ditugaskan di unit kearsipan haruslah pegawai pilihan yang sama dengan
pegawai-pegawai di unit kerja lainnya. Oleh sebab itulah pegawai yang
ditugaskan di unit kearsipan harus mempunyai syarat tertentu.
Seorang
petugas kearsipan dituntut memiliki syarat dalam mengelola arsip, karena arsip
adalah merupakan bahan-bahan informasi yang erat sekali dengan keputusan-
keputusan yang akan diambil oleh pimpinan. Kearsipan yang baik mempunyai
korelasi yang positif terhadap produk-produk keputusan yang diambil oleh
pimpinan suatu organisasi (kantor). Menurut Syamsul (1997: 44) bahwa arsip
merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki
oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi
tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami
hambatan dalam pencapaian tujuan. Untuk kegiatan-kegiatan yang telah
berlangsung dan tempat untuk mencari berbagai keterangan yang diperlukan bagi
tindakan atau keputusan yang akan datang dalam suatu instansi, maka arsip harus
diatur dan dipelihara dengan sebaik-baiknya.
Suatu
organisasi atau kantor yang tidak memiliki sistem kearsipan yang efisien akan
sulit menemukan informasi yang telah disimpan, dan akhirnya dapat menghambat
tahapan proses berikutnya. Menurut Sedarmayanti (2003: 15) hal yang dapat
mempengaruhi dalam proses pengambilan keputusan adalah menghimpun informasi;
mencatat dan mengklasifikasikan informasi; menginterpretasikan informasi;
mengolah informasi; menyimpan dan mengambil kembali informasi dari tempat
penyimpanannya; mendistribusikan informasi dan ketepatan penggunaan informasi.
Hal tersebut dirasakan penting, karena dalam usaha untuk mencapai tujuan
organisasi, diperlukan informasi yang lengkap, guna mengatasi hambatan sehingga
dapat dicapai kelancaran pelaksanaan tugas. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan
tersebut maka arsip mempunyai arti yang sangat penting yaitu untuk menyusun
rencana program pelaksanaan kegiatan berikutnya. Dengan arsip dapat mengetahui
bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, dapat ditentukan sasaran yang
akan dicapai dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Oleh karena
itu, arsip merupakan sumber ingatan bagi suatu organisasi yaitu arsip menampung
beraneka ragam bahan informasi yang penting dan bila diperlukan harus dengan
cepat dan tepat dapat disajikan setiap saat dalam rangka membantu memperlancar
pengambilan keputusan.
Dalam
kegiatan mengelola arsip meliputi menaruh warkat-warkat dengan berbagai cara
dan alat ditempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sehingga
sewaktu-waktu dibutuhkan dapat diketemukan kembali dengan mudah, cepat dan
tepat. Kegiatan ini tidak lepas dari faktor sumber daya manusia karena memegang
peranan yang sangat penting dalam menentukan berhasil tidaknya kegiatan
mengelola arsip. Walaupun didukung oleh sarana dan prasarana serta sistem yang
cukup baik, jika sumber daya manusianya tidak memiliki kemampuan atau tidak
mengetahui bidang kearsipan maka kegiatan mengelola arsip tidak akan berjalan
lancar.
Menurut
The Liang Gie (1991: 150) dikatakan bahwa “Sistem penyimpanan warkat yang
tepat, tata kerja kearsipan yang baik, dan tata penyingkiran warkat yang tertib
dapatlah terlaksana pengurusan arsip yang efisien dalam setiap organisasi.
Tetapi, segi metode dan peralatan dalam bidang kearsipan itu harus pula dilengkapi
dengan tenaga-tenaga pegawai arsip yang cakap agar arsip benar-benar menjadi
sumber keterangan dan pusat ingatan yang melancarkan perkembangan organisasi”.
Namun
kenyataannya meskipun suatu instansi atau organisasi memahami konsep tersebut
ini bukan berarti instansi yang bersangkutan dipastikan mengelola arsip sesuai
dengan prosedur secara baik dan efektif. Sesuai pasal 4 UU No. 7 Tahun 1971,
yakni pengamanan pertanggungjawaban di bidang Nasional dan bidang Pemerintahan.
Pemerintah mempunyai kewajiban dan tanggung jawab sepenuhnya terhadap
arsip-arsip (naskah-naskah) yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Pemerintah
berkewajiban untuk mengamankan arsip-arsip (naskah-naskah) yang dibuat dan
diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
Pemerintah menguasai arsip-arsip sendiri
secara menyeluruh sesuai dengan fungsinya. Adapun masalah yang muncul
berdasarkan survey pendahuluan pada Kantor Arsip Daerah Dan Perpustakaan Umum
Soeman HS Riau adalah belum terlaksananya sistem pengelolaan arsip
secara maksimal dalam hal ini dapat terlihat antara lain belum sepenuhnya
mekanisme pengelolaan kearsipan dapat berjalan sesuai dengan sistem yang
berlaku, berkaitan dengan penyediaan sarana prasarana pengelolaan kearsipan
yang belum mencukupi, sumber daya manusia yang mempunyai kemampuan teknis
pengelolaan kearsipan yang masih sangat terbatas, serta alokasi jumlah anggaran
yang kecil untuk menunjang kesejahteraan bagi para pengelola kearsipan.
Diadakan di BPAD Riau agar bisa menjadi umpan balik mengenai kemampuan
mengelola arsip dan untuk memajukan daerah Riau.
Arsip
mempunyai nilai dan arti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai
penyelenggaraan administrasi pemerintah dan kehidupan kebangsaan bangsa
Indonesia, sehingga dalam rangka usaha menyelamatkan bahan bukti
pertanggungjawaban nasional serta untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna
administrasi aparatur negara, telah ditetapkan UU No 7 Tahun 1971 tentang
ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai
nilai kegunaan, apabila disimpan terus menerus akan menimbulkan masalah
tersendiri, baik bagi pegawai pada umumnya maupun bagi pegawai kearsipan
khususnya, dan bagi pimpinan organisasi itu sendiri, karena arsip-arsip
tersebut membutuhkan tenaga, peralatan, dan biaya yang tidak sedikit bagi
perawatannya. Untuk mengatasi masalah tersebut antara lain perlu diadakan
penyusutan terhadap arsip-arsip yang benar-benar sudah tidak mempunyai nilai
kegunaan lagi, baik untuk masa sekarang maupun masa yang akan datang.
Alasan
tersebut yang mendorong peneliti tertarik untuk mangadakan penelitian dengan
judul “PENGARUH PENGETAHUAN TENTANG ARSIP DAN SARANA TERHADAP KEMAMPUAN PEGAWAI
MENGELOLA ARSIP DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH SOEMAN HS RIAU (BPAD
Provinsi Riau)”
1.2.Identifikasi
Masalah
Dari latar belakang
diatas maka dapat di Identifikasikan
masalah yaitu ”bagaimana pengaruh pengetahuan
tebtang arsip dan sarana terhadap kemampuan pegawai mengelola arsip di badan
perpustakaan dan arsip provinsi Riau”
1.3.Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian di
atas, supaya memperjelas masalah apa yang dihadapi dan bagaimana upaya
pemecahannya, kirannya sangatlah perlu masalah tersebut dapat dirumuskan.
Adapun rumusan masalah dalam penelitian adalah :
a. Bagaimanakah
pengetahuan tentang arsip pegawai dan sarana di Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Rovinsi Riau?
b. Bagaimanakah
kemampuan mengelola arsip pegawai di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Rovinsi Riau?
c. Adakah pengaruh
pengetahuan tentang arsip dan sarana terhadap kemampuan mengelola arsip ?
d. Seberapa
besar pengaruh pengetahuan tentang arsip dan sarana terhadap kemampuan
mengelola arsip ?
1.4.
Tujuan
dan Manfaat Penelitian
1.4.1.
Tujuan
penelitian
- Untuk mengetahui ada tidaknya pengaruh pengetahuan tentang arsip dan
sarana
terhadap kemampuan mengelola arsip
- Untuk mengetahui
seberapa besar pengaruh pengetahuan tentang arsip dan
sarana terhadap kemampuan mengelola arsip.
1.4.2.
Manfaat
penelitian
a. Kegunaan teoritis
1. Kajian ilmu dalam
mengelola arsip sesuai dengan ilmu pengetahuan yang
diperoleh di perguruan
tinggi
2. Sebagai khasanah
bacaan tentang perkembangan ilmu kearsipan
khususnya
sistem kearsipan.
b. Kegunaan
praktis
1. Bagi
peneliti:
a). Sarana berlatih dalam pengembangan ilmu pengetahuan tentang arsip
khususnya tentang sistem
kearsipan
b). Wahana latihan bagi peneliti dalam pengembangan pengetahuan
melalui kegiatan penelitian.
2. Bagi
kantor Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Rovinsi Riau :
a). Sebagai kontribusi untuk memperhatikan kemampuan pegawai
b). Memberi pengetahuan yang telah dijadikan objek penelitian sebagai
bahan pertimbangan
3. Bagi pembaca:
Referensi untuk
pengkajian bidang kearsipan selanjutnya
4. Bagi universitas:
Memberi masukan
pengembangan ilmu kearsipan khususnya sistem
kearsipan bagi
mahasiswa.
1.5.
Hipotesa
Hipotesa disebut juga dengan perkiraan atau dugaan
sementara. Dalam penelitian yang mengkaji pengaruh variable bebas terhadap
variable terikat, harus dilengkapi dengan hipotesa. Dalam penelitian ini,
hipotesanya yaitu :
H1 :Terdapat pengaruh pengetahuan
tentenag arsip dan sarana terhadap kemampuan pegawai dalam mengelola arsip di Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah Rovinsi Riau .
H0
:Tidak Terdapat pengaruh
pengetahuan tentenag arsip dan sarana terhadap kemampuan pegawai dalam
mengelola arsip di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Rovinsi Riau
.
1.6.
Disain Penelitian
1.6.1. Pengertian
desain penelitian
Desain penelitian adalah semua proses yang diperlukan dalam perencanaan dan
pelaksanaan penelitian (Suchman :1967 hal. 307), dalam pengertian yang lebih
sempit, desain penelitian hanya mengenai pengumpulan dan analisis data saja.
Namun demikian desain penelitian juga
bermakna proses-proses penelitian yang dapat dibagi dalam dua kelompok yaiut :
(1) Prencanaan penelitian. Proses perencanaan penelitian dimulai dari
identifikasi, pemilihan serta rumusan masalah, sampai dengan perumusan
hipotesis serta kaitannya dengan teori dan kepustakaanyang ada. (2) Pelaksanaan
penelitian atau proses operasional penelitian. (Moh Nazir:1983 p. 84-85)
Sifat dari penelitian ini adalah Deskriptif . Penelitian deskriptif
digunakan untuk mendapatkan gambaran atau deskripsi serta menafsirkan variabel pengaruh
pengetahuan tebtang arsip dan sarana terhadap kemampuan pegawai mengelola arsip
di perpustakaan universitas lancang kuning.
Sedangkan pendekatan yang dilakukan
dalam penelitian ini adalah pendekatan survey. Sugiono (1994) menjelasakan
pendekatan survey sebagai penelitian yang dilakukan dalam populasi besar maupun
kecil, tetapi data yang dipelajari adalah data dari sampel yang diambil dari
populasi tersebut, sehingga ditemukan kejadian-kejadian relatif, distribusi,
dan ataupun hubungan-hubungan anatara variabel, sosiologis maupun psikologis.
Setelah data yang berasal dari lapangan
terkumpul, langkah selanjutnya penulis akan menganalisa data tersebut. Data
penelitian ini dianalisis dengan metode Path analysis. Path analysis adalah
metode analisis data pada penelitian kuantitatif yang cocok untuk mengukur
pengaruh suatu variable bebas kepada variable tidak bebas. Dalam penelitian
ini, peneliti menggunakan metode ini dengan tujuan untuk mengetahui apakah
pengetahuan tentang arsip dan sarana berpengaruh terhadap kemampuan pegawai
mengelola arsip di perpustakaan universitas lancing kuning.
Data kuantitatif
yaitu data dalam bentuk jumlah atau angka yang dituangan untuk menerangkan
suatu kejelasan dari angka-angka atau membandingkan dari beberapa gambaran
sehingga memperoleh gambaran baru, kemudian dijelaskan kembali dalam kalimat atau
uraian. Data kuantitatif penelitian ini diperoleh melalui angket, kemudian
ditabulasikan guna untuk melihat hubungan antara variabel bebas dengan tingkat
minat baca yang dicari dengan melihat dan membandingkan rata- rata masing-
masing variabel. Sementara data kualitatif di peroleh memalui wawancara,
observasi dan penelitian dokumentasi.
1.6.2.
Langkah-langkah
penelitian
Berikut
ini adalah desain penelitian dalam bentuk gambar dengan makna Pelaksanaan
penelitian atau proses operasional penelitian sebagaimanana yang dikemukakan
Moh Nazir yang telah penulis paparkan sebelumnya dalam membahas pengertian
desain penelitian, sebagai berikut :
|
||||||
|
||||||
|
||||||
|
||||||
|
||||||
|
||||||
|
||||||
|
||||||
|
||||||
Pengumpulan
data
3.2 Jenis
Data
- Data
Primer
- Data
Sekunder
4.2 Metode
Pengumpulan Data
- Kuesioner
- Observasi
- Wawancara
Wawancara
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
Gambar : Desain penelitian dalam
arti sempit: proses operasional
penelitian (lanjutan)
1.7 Sistematika
Pembahasan
Sistematika penulisan
adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN .Pendahuluan terdiri atas alasan
penulis memilih judul, perumusan masalah, tujuan penelitian, dan kegunaan
penelitian .
Bab II Tinjauan pustaka dan landasan teori. Pada
bagian kedua ini pertama-tama, penulis mengemukakan deskripsi lokasi
penelitian. Selain itu, bab ini berisi teori-teori yang digunakan sebagai
pendukung dalam penulisan skripsi ini. Teori tersebut meliputi teori manajemen
kearsipan, pengetahuan tentang
arsip, sarana dan kemampuan mengelola arsip, kerangka berpikir penelitian dan
hipotesis penelitian.
Bab III Metodologi Penelitian. Bab ini berisi beberapa metode yang
dilakukan dalam pengambilan dan analisis
data yang digunakan dalam penelitian. Di samping itu, penulis juga menyebutkan
subjek dari penelitian ini.
Bab IV Laporan Penelitian dan
Pembahasan. Pada bab ini dikemukakan
laporan hasil penelitian. Laporan tersebut
pengaruh pengetahuan tebtang arsip dan sarana terhadap
kemampuan pegawai mengelola arsip di perpustakaan universitas lancing kuning.
Bab V Simpulan dan Saran. Pada
bab terakhir ini berisi simpulan yang diperoleh dari hasil penelitian yang
telah dilakukan. Disamping itu, bab ini juga berisi saran bagi peningkatan
kualitas pengtahuan tentang arsip dan kemampuan pegawai mengelola arsip di Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah Rovinsi Riau.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
2.1. Tinjauan
Pustaka
Penelitian yang sudah ada yang dijadikan salah satu rujukan didalam
penyusun skripsi ini adalah penelitian yang dilakukan oleh Fitri Mulyani. 2002. “Pengelolaan
Arsip di UNNES”. Permasalahan yang dikaji yaitu bagaimana tingkat penerapan
pengelolaan arsip di UNNES?. Hasil penelitian menunjukkan bahwa tingkat
pengelolaan arsip di UNNES masih tergolong pengelolaan arsip yang sederhana
penerapan proses pengelola arsip yang masih sederhana ini berjalan hampir di
seluruh unit kerja di UNNES, hal ini dikarenakan arsip yang dikelola tidak
begitu banyak. Dengan demikian dapat disimpulkan pengelolaan arsip yang sudah
berjalan masih banyak kekurangan baik mengenai sistem pengelolaan, pemeliharaan
arsip maupun mengenai petugas dan fasilitas kearsipan yang ada sekarang.
Ismiyati. 2003.
“Pengaruh Kemampuan Pegawai Kearsipan Terhadap Kelancaran Pengelolaan arsip di
Badan Arsip Daerah Propinsi Jawa Tengah”. Permasalahan yang dikaji adalah
adakah pengaruh kemampuan pegawai kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan
arsip di Badan Arsip Daerah Propinsi Jawa Tengah dan seberapa besar pengaruh
kemampuan pegawai kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Badan Arsip
Daerah Propinsi Jawa Tengah. Hasil penelitian yang diperoleh yaitu bahwa
kemampuan petugas kearsipan merupakan faktor yang sangat penting bagi
kelancaran pengelolaan arsip secara maksimal. Kelancaran pengelolaan arsip di
Badan Arsip Daerah Propinsi Jawa Tengah dalam kategori baik tetapi masih perlu
ditingkatkan karena masih kurang maksimal, salah satunya dalam hal penemuan
kembali arsip dan perolehan kesempatan mendapatkan pelatihan/penataran. Ada
Perbedaan
penelitian ini dengan penelitian yang telah dilakukan adalah penelitian yang
dilakukan oleh Ismiyati. Mengungkap tentang kelancaran pengelolaan arsip untuk
memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan dan penelitian yang
dilakukan oleh Fitri Mulyani. Mengungkap tentang penerapan, pelaksanaan dan
gambaran pengelolaan arsip yang ada di UNNES, sedangkan penelitian ini adalah
kemampuan pegawai dalam mengelola arsip sesuai dengan sistem kearsipan.
2.2. Landasan Teori
2.2.1
Pengertian arsip
Pemahaman pengertian arsip dalam garis besarnya
dapat dilihat 2 (dua) sisi, yaitu arsip dipandang sebagai “naskah” dan arsip
dipandang sebagai “sistem” ( Moefti Wiriadihardja, 1987: 70 ). Memandang arsip
sebagai naskah dilihat dari media perekaman, mengandung arti arsip batasan
pengertian tentang arsip itu sendiri ada perkembangannya. Memandang arsip
sebagai suatu sisten mengandung arti pada suatu gerak yang dinamik, artinya
sebagai sistem yang terus berkembang dan berubah sesuai dengan perkembangan
kemajuan teknologi.
Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa
Yunani “Arche” yang berarti permulaan, menjadi “Ta Arche” yang berarti catatan,
selanjutnya menjadi “Archeon” yang berarti gedung pemerintah dan kemudian dalam
bahasa latin menjadi “Archivum”, bahasa Inggris “Archives” dan dalam bahasa
Belanda “Archief” (Abu Bakar, 1985: 8-9).
Pengertian Arsip berdasarkan Pasal 1 Undang-undang
No. 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan menyebutkan :
a). Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara
dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah
b). Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan
atau perorangan dalam bentuk corak apapun naik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dari pasal
tersebut di atas kita dapat hal yang menarik dari bunyi pasalnya yaitu kalimat
“dalam bentuk corak apapun”, ini mengandung arti secara bentuk fisiknya dapat
dalam bentuk media apapun. Dalam penjelasan pasal 1 tersebut dikatakan bahwa
arsip meliputi, baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar
seperti halnya rekaman, film, foto dan sebagainya.
Dilihat dari fungsinya dalam
penyelenggaraan administrasi pemerintah sehari-hari, fungsi arsip dibagi atas
“Arsip Dinamis” dan “Arsip Statis” (pasal 2 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971).
a). Arsip Dinamis,
yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara. Dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah
arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat
dibagi menjadi arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung
dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan
administrasi yang digunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi arsip aktif masih ada
di tempat-tempat/unit pengolah dalam suatu kantor/organisasi. Arsip semi aktif
adalah arsip-arsip yang frekuensinya penggunaannya sudah mulai menurun. Arsip
semi aktif adalah arsip-arsip dalam masa transisi antara aktif dan inaktif. Dan
arsip dinamis inaktif atau semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali
dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. Juga arsip dinamis inaktif
adalah arsip dinamis yang frekuensinya penggunaannya untuk penyelenggaraan
administrasi sudah menurun (Pasal 1 PP Nomor 34/1979).
b). Arsip Statis, yang
tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara. Selanjutnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang
sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Dari pengertian dan batasan tersebut di atas terdapat dua hal yang menarik
untuk digaris bawahi yaitu:
1) Arsip sebagai suatu
“perekaman informasi” dalam segala bentuk medianya
2) Arsip
(dinamis) merupakan hasil/bagian dari kegiatan administrasi (pemerintah).
a).Arsip sebagai system
Sistem adalah totalitas (kebulatan) komponen yang terdiri dari sub
komponen-sub komponen yang saling berkaitan dan saling menentukan sehingga
membentuk suatu kebulatan yang terpadu (Fx. Soedjadi, 1989: 84). Sebagai suatu
sistem, sistem kearsipan yang merupakan suatu kebulatan, yang didalamnya
terdapat tata kerja dan prosedur kerja yang sifatnya tertentu dalam suatu
kebulatan, yang selanjutnya kita sebut sebagai suatu “manajemen kearsipan”.
b).Sistem
Kearsipan Pola Baru Kartu Kendali
Sistem ini adalah
sebagai pengganti Sistem Kaulbach di Indonesia dan mulai banyak diterapkan di
instansi Pemerintah saat ini. Supaya dapat dikenal dan dapat tertarik untuk
digunakan dalam penyempurnaan sistem kearsipan di Indonesia
1.
Pengurusan dan pengendalian surat
2. Indeks dan tunjuk silang
3. Penataan berkas (filling)
4. Penemuan kembali arsip
5. Pemeliharaan dan pengamanan arsip
6. Penyusutan arsip.
Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai sistem ini, maka akan
dijelaskan mengenai sub sistem-sub sistem tersebut, tapi dalam penjelasan akan
diambil pengetahuan tentang arsip dalam sistem kearsipan mengenai pengurusan
surat, penataan berkas, pemeliharaan dan pengamanan arsip dan penyusutan arsip
Peranan dan fungsi pengurusan surat dalam hubungannya dengan keseluruhan
sistem tata kearsipan dinamis adalah sebagai berikut :
a). Mengatur
komunikasi dan hubungan kerja antara satuan unit didalam penerimaan dan pengiriman
surat
b).
Mengendalikan surat secara teratur dan terpadu melalui sarana dan prosedur yang
efektif
c). Membantu
kelancaran penyelesaian pekerjaan melalui prosedur pendisposisian yang tertib.
Pengurusan
surat terbagi atas beberapa unsur yang berhubungan
dengan usaha, wewenang dan pengendalian surat
a). Menurut jenisnya
dibedakan menjadi surat tertutup dan surat
1). Surat tertutup adalah surat
(tetap
bersampul)
2). Surat terbuka adalah surat
b). Menurut isinya
dibedakan menjadi surat penting dan surat
1). Surat penting adalah surat
2). Surat biasa/rutin adalah surat
yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tinjak lanjut dan bila surat
c). Menurut tingkat
kerahasiaannya dapat dibedakan menjadi sangat rahasia, rahasia dan konfidensial
(tertutup)
d). Menurut alamat
asalnya dapat dibedakan menjadi surat masuk dan surat
e). Menurut tingkat kecepatan penyampaiannya
dapat dibedakan menjadi kilat, segera dan biasa.
Pengurusan
dan pengendalian naskah Dinas pada prinsipnya yang menangani pengurusan dan
pengendalian semua naskah Dinas terdapat beberapa unsur :
a). Pada
Unit kearsipan meliputi :
1). Penerima
surat
2). Pengarah
3). Pencatat
4).
Pengendali
5).
Penyimpan
6). Pengirim
b). Pada
Unit Pengolah meliputi :
1). Pimpinan
2). Tata
Usaha
3). Unit pelaksana
2. Penataan Berkas
Sistem
penataan berkas atau Archief system (Bahasa Belanda) atau Filling System
(Bahasa Inggris) adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan
yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara
aman dan ekonomis (Sedarmayanti, 2003: 68).
Sistem
penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu
pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap
pengembangan di masa mendatang.
Tujuan
penataan arsip (berkas) adalah:
a). Agar
arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
b).
Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.
Arsip yang
akan ditata perlu dipersiapkan terlebih dahulu, agar mempermudah dan
mempercepat pelaksanaan. Persiapan untuk menata arsip terdiri dari :
a). Memisah-misahkan
(segregating) adalah merupakan kegiatan sortir pendahuluan, untuk
mengelompokkan arsip sesuai pokok permasalahannya.
b). Meneliti disposisi
adalah mengadakan penelitian, agar diketahui surat surat
c). Memadukan
(assembling) adalah mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari
suatu masalah atau yang saling
berkaitan.
d).
Mengklasifikasi adalah menentukan klasifikasi arsip.
Tabel 1
Pola Klasifikasi Arsip
Kode Klasifikasi Arsip
|
Keterangan
|
000
|
Umum
|
100
|
Pemerintahan
|
200
|
Politik
|
300
|
Keamanan
|
400
|
Kesejahteraan Rakyat
|
500
|
Perekonomian
|
600
|
Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
|
700
|
Pengawasan
|
800
|
Kepegawaian
|
900
|
Keuangan
|
e).
Mengindeks adalah menentukan inti dari surat
f).
Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference) adalah menggunakan
formulir tunjuk silang untuk memudahkan pencarian kembali arsip (bila perlu).
g).
Menyusun arsip adalah yang sudah diberi kode, bersama tunjuk silang sesuai
dengan sistem yang digunakan.
h). Menyimpan arsip adalah
secara benar ke dalam tempat penyimpanan sesuai kode
masing-masing.
Hal-hal yang berhubungan dalam
penataan berkas :
a). Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan pemerintah pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara
b). Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara terus
menerus dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi
c). Berkas adalah himpunan dokumen yang disusun
berdasarkan kesatuan jenis (seri), kesamaan masalah (Rubrik) dan atas dasar
urutan kegiatan atau kesatuan proses (dosier)
d). Penatan berkas adalah cara menata dokumen didalam
berkas dan mengatur berkas dalam susunan yang sistematik dengan mempergunakan
klasifikas dan kode indeks
e). Klasifikasi arsip adalah penggolongan serta perincian
urusan secara logis dan sistematis yang menjadi dasar penataan berkas
f). Kode klasifikasi arsip adalah merupakan bagian
klasifikasi arsip yang menjadi tanda pengenal dalam bentuk lambang (angka) dan
merupakan penentuan dokumen pada tempat penyimpanan yang sama.
Prinsip
Penatan Berkas :
a). Penataan berkas perlu berpegang pada suatu penyusunan
yang sistematis dan logis, sehingga memudahkan dalam penemuan kembali arsip
b). Penataan berkas dapat berdasarkan kesamaan masalah
(rubrik) atau kesamaan jenis (seri) atau satu kesatuan proses (dosier) sesuai
dengan sifat dan kebutuhannya
c). Penataan berkas diperlukan sarana sekat dan folder
untuk mewujudkan suatu kerangka yang memungkinkan struktur berkas nampak dengan
mudah dan jelas, sehingga memudahkan dalam penemuan kembali arsip.
3. Pengamanan dan pemeliharaan arsip
a). Pengamanan arsip
Menurut Sularso (1985: 45) secara umum
dikatakan pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari
kerusakan. Untuk arsip milik Lembaga-lembaga Negara, menurut Undang-undang No.
7 tahun 1971 tentang “Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan “, ditetapkan adanya
ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan informasi.
Ketentuan tersebut
terdapat pada pasal 11 UU No. 7 tahun 1971 yang berbunyi sebagai berikut :
1). Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip
sebagaimana dimaksud pasal 1 UU No. 7 tahun 1971 ini dapat dipidana dengan
penjara selama-lamanya 10 tahun.
2). Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1
huruf a UU No. 7 tahun 1971 ini yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal
tentang isi naskah ini kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya,
sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana
penjara selama-lamanya 20 tahun atau dipidana penjara seumur hidup.
Ketentuan
tersebut digunakan untuk mengamankan arsip dari segi informasi. Untuk arsip
milik swasta atau perorangan, pengamanan dari segi hukum diatur pada KUHD
maupun KUHP.
Menurut
Sularso (1985: 46-48) secara fisik arsip harus diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan
terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal maupun faktor eksternal.
1). Faktor internal :
a)). Kualitas kertas
Disebabkan oleh kertas itu sendiri , maksudnya kertas yang digunakan yang
sudah barang tentu dari berbagai kualitet kertas. Untuk kertas yang berkualitet
kurang baik maka kerusakan itu akan lebih cepat daripada kertas yang
berkualitet baik.
b)).
Tinta
Tinta yang digunakan untuk menulis warkat, baik diketik maupun ditulis
dengan alat tulis lainnya, maka tinta yang kurang baik akan menyebabkan
kerusakan pada warkat lebih cepat. Karena kerusakan yang disebabkan oleh tinta
cetak itu dengan sendirinya identitas arsip tidak dapat atau sukar dikenali
lagi.
c)).
Bahan perekat
Warkat yang terkena bahan perekat, yang terutama perekat yang dibuat
secara sintesis maka sifat-sifat organik dari bahan-bahan perekat tersebut
dapat menimbulkan kerusakan pada kertas. Jadi arsip yang pemberkasannya
menggunakan bahan perekat, maka arsip tersebut dapat hancur karena perekat yang
terdapat pada arsip itu.
2).
Faktor eksternal
a)).
Lingkungan
Tingkat kelembaban udara sekitarnya dapat menyebabkan lekas rusaknya
arsip, yaitu pada kelembaban lebih dari 75 %. Untuk menjaga agar tidak lekas
rusak perlu diatur suhu udara sekitarnya antara 650 F sampai 850 F.
b)).
Sinar matahari
Sinar matahari yang mengandung sinar ultra violet sangat merusak kertas,
lebih-lebih sangat merusak tulisan yang tertera pada kertas tersebut. Oleh
karena itu arsip yang disimpan harus dijaga agar tidak terkena sinar matahari
secara langsung.
c)).
Debu
Rusaknya arsip yang disimpan juga disebabkan oleh adanya debu yang
menempel pada arsip tersebut. Untuk menjaga agar arsip tidak rusak maka perlu
dijaga supaya arsip tidak terkena debu.
d)).
Serangga dan kutu
Arsip yang sebagian terbesar adalah terdiri dari kertas maka perlu dijaga
agar tidak rusak karena dimakan serangga ataupun kutu buku yang memang pemakan
kertas. Munculnya kutu buku dapat dicegah dengan berbagai cara, antara lain
dengan bahan-bahan kimia, kebersihan tempat penyimpanan, pengaturan kelembaban
udara.
e)).
Jamur dan sejenisnya
Arsip yang disimpan dapat rusak karena ditumbuhi oleh jamur, sehingga zat
penguat pada molekul kertas rusak sebagai akibatnya kertas menjadi rapuh. Untuk
menjaga kerusakan yang ditimbulkan oleh jamur yang tumbuh pada kertas yang
disimpan, maka kelembaban udara sekitarnya tempat penyimpanan arsip harus
dikontrol supaya tingkat kelembaban udara tidak memungkinkan tumbuhnya jamur
atau sejenisnya.
b).
Pemeliharaan arsip
Menurut
Sularso (1985:48-50) arsip harus dijaga keamananya, baik segi kuantitas (tidak
ada yang tercecer hilang), kualitas (tidak mengalami kerusakan) maupun dari
segi informalitas (kerahasiaannya). Pemeliharaan arsip secara fisik dapat
dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut :
1).
Pengaturan ruangan
Ruangan
penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang
(dengan sinar matahari meskipun jangan sampai terkena sinar matahari secara
langsung). Ruangan harus kuat dan mempunyai fentilasi yang memadai, terhindar
dari kemungkinan serangan api, air maupun serangan serangga pemakan kertas.
2).
Pemeliharaan tempat penyimpanan
Sebaiknya
arsip disimpan di tempat-tempat yang terbuka, apabila harus disimpan di tempat
tertutup (lemari), maka lemari tempat penyimpanan itu harus sering dibuka untuk
menjaga tingkat kelembaban.
3).
Penggunaan bahan-bahan pencegah
Untuk
menjaga keutuhan arsip (tetap baik) dapat dilakukan dengan memberikan
bahan-bahan pencegah kerusakan. Agar tingkat kelembaban tetap seperti yang
diinginkan , maka dapat menaruhkan kapur barus (kanfer) di kotak-kotak
penyimpanan.
4). Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Tempat
penyimpanan arsip harus dijaga supaya tetap terjamin keutuhannya, keamanannya,
kebersihannya, kerapiannya. Untuk itu maka perlu dibuatkan peraturan yang
melarang tidak terjaminnya hal-hal tersebut. Larangan yang tidak boleh
dilanggar itu, misalnya: petugas atau siapapun dilarang membawa dan/atau makan
ditempat penyimpanan arsip, dilarang merokok. Larangan-larangan itu tidak boleh
dilanggar meskipun hanya sesekali dilakukan.
5).
Kebersihan
Keutuhan
arsip salah satu cara pemeliharaannya adalah menjaga kebersihannya. Ruangan
maupun arsip hendaknya senantiasa bersih dari segala macam debu. Cara
membersihkan ruangan maupun arsip dari debu sebaiknya dengan menggunakan alat
yang cukup memadai relevansinya. Misalnya membersihkan debu dari ruangan maupun
debu yang melekat di arsip, sebaiknya dengan alat penyedot debu (vacuum
cleaner) dan bukan dengan sapu atau sabut bulu ayam (sulak).
Secara
nasional pemerintah berkewajiban memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip, baik
arsip yang timbul karena kegiatan pemerintah maupun arsip yang timbul karena
kegiatan swasta dan perorangan.
Menurut
Undang-undang No. 7 tahun 1971 pasal 9, lembaga yang berkewajiban menangani
tugas tersebut di atas adalah :
1).
Arsip nasional pusat
Lembaga
ini berkewajiban menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana
dimaksud pasal 2 huruf b UU ini dari lembaga-lembaga Negara dan badan-badan
pemerintah pusat.
2).
Arsip nasional daerah
Lembaga
ini wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud
dalam pasal 2 huruf b UU ini dari Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah
Daerah serta Badan-badan Pemerintah Pusat di Tingkat Daerah.
3).
Arsip Nasional Pusat dan Arsip Nasional Daerah
Kedua
lembaga ini wajib menangani seperti tersebut pada butir a dan b di atas, yaitu:
wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari
Badan-badan swasta dan/atau perorangan.
4. Penyusutan Arsip
Menurut pasal 2 peraturan pemerintah No. 34
tahun 1979 tentang penyusutan arsip, penyusutan arsip itu meliputi 3 (tiga)
kegiatan;
a).
Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan
b).
Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna
c).
Menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional
RI
Sasaran utama arsip
pengembangan program penyusutan arsip adalah mendapatkan informasi yang pada
saat dan waktu yang tepat dengan biaya serendah mungkin. Untuk mengurangi
jumlah arsip yang tercipta, maka tujuan penyusutan arsip adalah:
a). Mendapatkan penghematan dan efisiensi
b). Mendaya gunaan arsip dinamis
c). Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip
yang masih berguna
d). Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi
e).
Menjamin perlindungan terhadap permasalahan yang mungkin dialami organisasi.
2.1.3.Sarana
Kearsipan.
a.
Pengertian sarana
Sarana
adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud
atau tujuan, syarat, upaya (KUBB, 2000: 999).
Sarana
yang dimaksud dalam penelitian ini adalah segala sesuatu yang digunakan dalam
hubungan langsung dengan pekerjaan kearsipan.
b.Sarana
yang digunakan dalam system kearsipan
1.
Sarana yang diperlukan dalam pendistribusian dan pengendalian dalam pengurusan surat
a.
Lembar disposisi
Lembar disposisi sebagai
sarana untuk menyampaikan kepada pimpinan, yang selanjutnya oleh pimpinan akan
ditindak lanjuti sesuai dengan maksud daripada isi surat
LEMBAR DISPOSISI
|
Tanggal
|
Nomor Surat :
|
Tanggal diterima :
|
Nomor Agenda :
|
Diteruskan kepada :
( ) : …………………..
( ) : …………………..
( ) : …………………..
|
ISI
DISPOSISI
|
Gambar 1: Lembar Disposisi
b.
Buku agenda
1. Buku agenda dipergunakan untuk membukukan atau mencatat semua surat masuk dan surat
2. Berfungsi untuk mengetahui jumlah surat
yang dihasilkan oleh suatu instansi, dan jumlah surat
3. Buku agenda dipegang oleh agendaris, yaitu pegawai yang tugasnya menerima
dan membukukan atau mencatat semua surat masuk
dan surat
4. Buku agenda terdiri 2 buku yaitu: buku agenda masuk dan buku agenda
keluar.
a).
Buku Agenda Masuk:
Buku
Agenda Masuk berisi: (lampiran 2)
1). Kolom Nomor: Diisikan nomor urut berdasarkan
nomor urut secara sentral nomor
2). Kolom tgl terima: Diisikan tanggal waktu
penerimaan surat
3). Kolom No. dan tgl Surat: Diisikan Nomor dan
tanggal surat yang diterima
4). Kolom Asal Surat: Diisikan dari mana surat
terebut berasal
5). Kolom Isi Surat: Diisikan dari ringkasan isi
surat
6). Kolom jangka waktu retensi arsip dinamis aktif :
Diisikan ketentuan waktu retensi (jangka waktu simpan dimasa menjadi arsip
aktif), sesuai dengan pedoman jadwal Retensi arsip. Hal yang
demikian untuk memudahkan didalam melakukan penyusutan arsip dinamis aktif
7). Kolom Lain-lain: Dapat diisikan keterangan
tambahan lainnya yang belum termuat dalam isian kolom tersebut (Kantor ARDA
Propinsi Jawa Tengah, 1999: 13).
b). Buku
Agenda Keluar :
Buku Agenda Keluar Berisi :
(Lampiran 2)
1). Kolom Nomor : Diisikan nomor urut berdasarkan
nomor urut secara sentral nomor
2). Kolom No. dan tgl surat : Diisikan Nomor dan
tanggal surat yang keluar
3). Kolom tujuan surat : Diisikan alamat yang dituju
4). Kolom isi surat : Diisikan dari ringkasan isi
surat
5). Kolom jangka waktu Retensi arsip dinamis aktif :
Diisikan ketentuan waktu retensi, sesuai dengan pedoman jadwal Retensi arsip. Hal yang
demikian untuk memudahkan didalam melakukan penyusutan arsip dinamis aktif
6). Kolom Lain-lain: Dapat diisikan keterangan
tambahan lainnya yang belum termuat dalam isian kolom tersebut
c. Kartu kendali
1. Pengertian Kartu Kendali
Kartu kendali adalah lembaran kertas isian yang telah
tercetak yang harus diisi menurut pedoman yang telah ditetapkan (panjang 15 cm,
lebar 10 cm) dan dicetak diatas kertas HVS, terdiri dari 3 (tiga) lembar yang
pertama berwarna putih, lembar kedua merah muda dan ketiga berwarna kuning yang
memuat keterangan-keterangan sebagaimana terdapat pada buku agenda, bahkan
dengan kartu kendali memuat keterangan yang lebih lengkap.
2. Fungsi kartu kendali :
a. Kartu kendali lembar 1 (warna putih) dipergunakan
untuk mengendalikan naskah dinas, sehingga dengan diketemukannya kartu kendali
yang menyangkut suatu arsip, dapat memberi suatu petunjuk dimana lokasi
(tempat) naskah dinas pada suatu saat berada pada unit pengolah
b. Kartu kendali berfungsi sebagai kartu katalog
yang menjadi petunjuk dimana arsip dapat diketemukan pada tempat penyimpanan
(kotak kartu kendali)
c. Kartu kendali lembar 2 (kuning) yang disimpan
oleh petugas penyimpan berfungsi sebagai pengganti arsip, selama arsip masih
berada unit pengolah
d. Kartu kendali dapat berfungsi sebagai pengganti
buku ekspedisi, karena di dalam kartu kendali terdapat kolom tanda terima bagi
naskah dinas yang harus di tanda tangani oleh petugas pada unit pengolah
setelah naskah dinas tersebut diterima
e. Kartu kendali berfungsi pula untuk membantu
didalam menentukkan umur suatu arsip, karena didalamnya tercatat isi ringkasan
tanggal pada saat naskah dinas yang bersangkutan dibuat, hal yang demikian
merupakan dasar penyusutan bagi suatu arsip
f. Kartu kendali rangkap 3 (tiga) dipergunakan untuk
sarana pencatatan naskah dinas penting baik untuk naskah dinas masuk maupun
untuk dinas keluar sebagai pengganti buku agenda dan dibedakan antara kartu
kendali naskah dinas masuk dan kartu kendali naskah dinas keluar.
1). Kartu Kendali Masuk
Kartu Kendali Masuk berisi: (Lampiran 3)
1. Kolom Indeks: Diisikan Indeks masalah naskah
2. Kolom Kode: Diisikan kode klasifikasi menurut
pola klasifikasi
3. Kolom Nomor urut: Diisikan Nomor urut berdasarkan
nomor urut secara sentral Nomor
4. Kolom Isi ringkas: Diisikan dari ringkasan isi naskah
5. Kolom Dari: Diisikan dari siapa naskah tersebut
diterima
6. Kolom Tanggal surat: Diisikan tanggal naskah yang
diterima
7. Kolom Nomor: Diisikan nomor naskah yang diterima
8. Kolom Lampiran: Diisikan jumlah lampiran naskah
9. Kolom Pengolah: Diisikan unit pengolah mana yang
akan menyelesaikan masalah
10. Kolom Tanggal diteruskan: Diselesaikan tanggal
naskah diteruskan kepada unit pengolah
11. Kolom Catatan: Diisikan keterangan-keterangan
yang perlu dicatat
12. Kolom Tanda Terima: Diisikan paraf petugas
penerima surat di unit pengolah (Kantor ARDA Propinsi Jawa Tengah, 1999:
14-15).
2). Kartu Kendali Keluar:
Kartu Kendali berisi: (Lampiran 3)
1. Kolom
Indeks: Diisikan indeks masalah naskah
2. Kolom Kode: Diisikan kode klasifikasi menurut
pola klasifikasi
3. Kolom Nomor: Diisikan Nomor urut berdasarkan
nomor urut secara sentral nomor
4. Kolom Isi ringkas: Diisikan ringkasan dari naskah
5. Kolom kepada: Diisikan alamat yang dituju
6. Kolom Pengolah: Diisikan unit pengolah yang
menyelesaikan masalah
7. Kolom Tanggal surat: Diisikan tanggal naskah yang
keluar
8. Kolom Lampiran: Diisikan jumlah lampiran naskah
9. Kolom Catatan: Diisikan keterangan-keterangan
yang perlu dicatat
2. Sarana penataan berkas
a. Sekat Kegunaannya:
1) Sebagai petunjuk/pemisah antara pokok urusan satu
dengan pokok urusan yang lain beserta perinciannya
2) Untuk menunjukkan adanya hubungan antara sub
urusan satu dengan sub urusan yang lain, atau sub urusan dengan sub urusan
dalam satu pokok urusan 3) Untuk membedakan tingkat-tingkat urusan:
a) sekat I: petunjuk pokok urusan
b) sekat II: petunjuk sub urusan
c) sekat III: petunjuk sub-sub urusan
4) Untuk memudahkan dalam menelusuri seluruh
himpunan berkas
5) Untuk membedakan himpunan berkas satu dengan yang
lainnya.
b. Folder
Folder adalah map tempat untuk menyimpan arsip, sehingga
arsip dapat terhimpun dalam satu wadah baik secara serier, rubrik ataupun
dosier. Pada folder terdapat Tab yang berfungsi untuk mencantumkan Titel dan Kode
klasifikasi.
c. Filling cabinet (almari arsip)
Filling cabinet adalah tempat untuk menyimpan arsip
dinamis aktif didalam suatu susunan sekat dan folder secara vertikat dalam
laci-lacinya, dimana penyusunannya selalu diawali dari laci atas kebawah.
3. Sarana pengamanan dan pemeliharaan Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003:112-113) cara untuk mencegah
rusaknya arsip, antara lain sebagai berikut :
a. Penggunaan Air Condition
Dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan
kebersihan udara dapat diatur dengan baik.
b. Fumigasi
Yaitu menyemprotan bahan kimia untuk mencegah/membasmi
serangga atau bakteri.
Fumugasi dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu:
1. Fumigasi untuk seluruh gudang
2. Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip
3. Fumigasi untuk beberapa bundel arsip
4. Fumigasi rutin.
c. Restorasi arsip
Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat
digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi.
Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu:
1. Tradisional yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade”
dan “chiffon”.
2. Laminasi yaitu pekerjaan menutup kertas/arsip
diantara 2 lembar plastik.
4. Sarana Penyusutan Arsip
Jadwal Retensi Arsip
Tujuan penyusutan arsip akan tercapai apabila setiap
organisasi memiliki program dan rencana pengurangan arsip. Program tersebut
dituangkan dalam jadwal retensi arsip.
Menurut pasal 4 PP No. 34 Tahun 1997, jadwal retensi
arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka
waktu penyimpanannya sesuai nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman
penyusutan arsip.
Dengan
berdasarkan pada pengertian di atas yang dikaitkan dengan tujuan penyusutan
arsip, maka unsur-unsur harus dimuat dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah:
a. Judul subyek utama
b. Judul masing-masing seri barkas
c. Jangka simpan arsip
d. Nasib akhir arsip yaitu musnah atau permanen.
2.1.4.Kemampuan Mengelola Arsip
a. Pengertian Kemampuan Mengelola Arsip
Kemampuan: kesanggupan, kecakapan dan kekuatan
(Poerwadarminto, 2000: 628). Kemampuan menunjukkan potensi orang untuk
melakukan tugas atau pekerjaannya, kemampuan ini mungkin dimanfaatkan atau
mungkin juga tidak. Kemampuan fisik maupun mental yang dimiliki orang untuk
melaksanakan pekerjaan (Gibson, 1998: 104). Menurut Kartono (1985: 105)
kemampuan merupakan segenap daya, kesanggupan, kekayaan, kecakapan dan kekuatan
yang terdapat pada individu untuk bertingkah laku.
Mengelola berarti menyelenggarakan, mengurus
(Poerwadarminto, 2000: 660) Jadi Kemampuan Mengelola Arsip: bagaimana mengendalikan,
menyelenggarakan, menjalankan dan mengurus kegiatan kearsipan yang dimulai dari
kegiatan pengurusan, penataan, penemuan kembali, pemeliharaan, pengamanan,
penyusutan dan pemusnahan arsip.
Disamping sistem kearsipan yang tertib dan baik, sarana
yang diperlukan dalam penyelenggarakan kearsipan, tentu pula dilengkapi dengan
kemampuan pegawai arsip yang cakap dalam mengelola arsip.
b. Syarat-syarat pegawai arsip
The Liang Gie (1991: 150-151) mengatakan bahwa untuk
dapat menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4
syarat, yaitu:
1. Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai
kearsipan agar pegawai yang bersangkutan dapat membedakan perkataan-perkataan,
nama-nama atau angka-angka yang sepintas kalau tampaknya hampir sama.
Faktor ketelitian harus didukung oleh:
a). Sikap yang cermat, penuh minat dan penuh perhatian
terhadap tugas dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
b). Kesempurnaan mata, dalam arti tidak cacat, tidak buta
warna.
2.
Kecerdasan
Cerdas
berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai, tajam pikiran. Kecerdasan
berarti kesempurnaan perkembangan akal budi, kepandaian, ketajaman pikiran.
Jadi setiap pegawai kearsipan harus mampu menggunakan pikirannya dengan baik,
mempunyai daya ingatan yang cukup tajam, sehingga tidak mudah lupa.
3.
Kecekatan
Cekatan
berarti mampu memahami sesuatu dengan cepat, mampu bekerja dengan cepat, dan
mahir melakukan sesuatu. Kecekatan berarti kecepatan untuk memahami sesuatu,
ketangkasan dalam melakukan pekerjaan. Kecekatan sanngat diperlukan oleh setiap
pegawai kearsipan karena setiap pegawai kearsipan diharapkan mampu bekerja
dengan tangkas dan gesit.
4.
Kerapian
Rapi
mempunyai arti baik dan bersih, apik, tertib, beres, sehingga kata kerapian dapat
berarti keapikan, kebersihan, keberesan, atau ketertiban. Setiap pegawai
kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian, kebersihan dan
ketertiban terhadap arsip-arsip yang disimpan. Arsip-arsip yang disusun dengan
rapi, selain enak dan sedap dipandang mata, akan lebih awet, tidak mudah rusak,
mudah dalam pengambilan dan pengembaliannya. Disamping itu kerapian menunjukkan
kepribadian seseorang.
Littlefield
dan Peterson, sebagai mana dikutip oleh The Liang Gie (1991:150), mengemukakan
6 syarat bagi pegawai kearsipan, yaitu :
1.
Lulusan sekolah menengah dan mempunyai kecerdasan rata-rata yang normal.
2.
Memahami alfabet dengan baik dan mempunyai penglihatan yang cepat untuk
membedakan perbedaan-perbedaan yang kecil dari nama-nama dan angka yang
tercantum pada warkat-warkat
3.
Memiliki sifat kecermatan
4.
Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecil
5. Memiliki sifat sebagai karyawan yang cepat dan rapi
6. Memiliki pertimbangan yang baik.
Syarat lain yang belum disebutkan ialah keahlian.
Sebaiknya pegawai kearsipan mempunyai keahlian, paling tidak mempunyai
pengetahuan tentang kearsipan. Upaya memenuhi persyaratan ini antara lain dapat
dilakukan dengan mengadakan pendidikan atau latihan-latihan kepada
pegawai kearsipan.
Pegawai kearsipan dalam melaksanakan tugasnya banyak
berhubungan dengan pihak-pihak lain. Untuk memberikan pelayanan yang baik,
pegawai kearsipan dituntut mampu mengadakan hubungan dengan pihak lain, berlaku
sopan santun, ramah, sabar, dan tidak bersifat emosional.
Dari uraian diatas secara
rinci syarat-syarat pegawai kearsipan menurut Wursanto IG (1989: 41-42) dapat
disebutkan sebagai berikut:
1. Teliti
2. Cerdas
3. Cermat
4. Rapi
5. Tekun dalam
melaksanakan tugas
6. Tidak mudah bosan
7. Mampu
memegang/meyimpan rahasia
8. Peramah
9. Sopan santun
10. Mampu mengadakan
hubungan kepada semua pihak
11. Penuh kesabaran
12. Tidak emosional
13. Memiliki skill/keahlian dalam bidang kearsipan.
Dalam penelitian ini Penulis hanya mengambil variabel
kemampuan mengelola arsip yang meliputi: Ketelitian, kecerdasan, kecekatan dan
kerapian.
2.2.
Kerangka Berpikir
Ada sementara anggapan bahwa pekerjaan dalam bidang
kearsipan tidak mempunyai fungsi atau peranan yang penting. Anggapan ini sudah
barang tentu tidak dapat dibenarkan, karena arsip itu sendiri mempunyai
peranan penting bagi penyelenggaraan administrasi. Oleh
karena itu setiap pimpinan kantor wajib memberikan pengarahan dan
menanamkan pengertian serta kesadaran kepada setiap pegawai
kearsipan (bahkan kepada semua pegawai kantor), betapa pentingnya peranan arsip
bagi kelangsungan hidup organisasi. Itu pulalah sebabnya, pegawai kearsipan
tidak kalah pentingnya dengan pegawai-pegawai kantor lainnya.
Mengingat demikian pentingnya arsip bagi kelangsungan
hidup organisasi, maka arsip-arsip harus diurus, ditata atau dikelola dengan
mempergunakan suatu sistem penyimpanan arsip yang tepat, tatakerja yang baik,
tata pemeliharaan, tata pengamanan dan tata penyingkiran yang tertib. Sistem
penyimpanan arsip yang tepat, tatakerja yang baik dan sebagainya itu tidak
mempunyai arti apabila tidak didukung oleh pegawai kearsipan yang cakap dengan
beberapa persyaratan lainnya seperti sarana yang harus dipenuhi.
Alur pemikiran di atas dapat
digambarkan sebagai berikut :
|
Gambar 2 : Kerangka berpikir dari uraian diatas
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Populasi Penelitian
Populasi
adalah totalitas semua nilai yang mungkin, baik hasil menghitung maupun mengukur,
kualitatif maupun kuantitatif, dari pada karakteristik tertentu mengenai
sekumpulan obyek yang lengkap dan jelas (Sudjana, 1992: 161). Sedangkan menurut
Arikunto (1998: 115) menyatakan bahwa populasi adalah keseluruhan subyek
penelitian. Jadi populasi adalah keseluruhan subyek penelitian yang berupa data
kuantitatif dan kualitatif dari hasil mengukur maupun menghitung.
3.2. Sampel Penelitian
Sampel
penelitian adalaah sebagian atau wakil populasi yang diteliti (Arikunto: 1998:
117). Menurut Arikunto (1998: 120) untuk sekedar ancer-ancer maka apabila
kurang dari 100, lebih baik diambil semua sehingga penelitiannya merupakan
penelitian populasi.
Populasi
dalam penelitian ini adalah semua pegawai Kantor BPAD SOEMAN HS Prov. Riau.
3.3.
Variabel Penelitian
Variabel
adalah obyek penelitian atau apa yang menjadi perhatian suatu penelitian
(Arikunto, 1998: 99). Variabel yang akan teliti harus sesuai dengan
permasalahan dan tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian. Dalam penelitian
ada tiga variabel yang akan diungkapkan yaitu:
a.
Variabel bebas atau Independent (X)
Variabel bebas adalah variabel yang mempengaruhi
variabel lain atau yang diselidiki pengaruhnya. Adapun yang manjadi variabel bebas
(X) dalam penelitian adalah :
1.
Pengetahuan tentang arsip (X1) adalah segala sesuatu yang
diketahui dan dilaksanakan dalam kaitannya berkenaan dengan hal system kearsipan dengan indikator
sebagai berikut: Pengurusan surat
2.
Sarana (X2) adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam
mencapai maksud atau tujuan, syarat upaya (KBBI, 2001: 999), dengan indikator
sebagai berikut: Lembar disposisi, buku agenda, kartu kendali; sekat, folder,
filling cabinet (almari arsip); penggunaan AC, fumigasi, restorasi arsip,
mikrofilm; retensi arsip.
b.
Variabel terikat atau dependent Variabel (Y)
Variabel terikat adalah
gejala atau unsur yang dipengaruhi oleh variabel lain. Variabel terikat dalam
penelitian ini adalah kemampuan mengelola arsip yang mempunyai indikator
sebagai berikut :kecekatan, ketelitian, kerapian, kecerdasan.
3.4.Metode Pengumpulan Data
a. Metode angket atau
kuesioner
Metode
ini dilakukan dengan cara mengajukan beberapa pertanyaan tertulis dengan
harapan responden dapat secara langsung menuangkan jawabannya sesuai dengan
keadaan yang sebenarnya.
Angket
yang dipergunakan adalah tipe pilihan untuk memudahkan bagi responden dalam
memberikan jawaban. Kuisioner yang dipergunakan adalah pilihan ganda dimana
setiap item soal disediakan 4 jawaban dengan skor masing-masing sebagai berikut
:
1). Jawaban a skor 5
2). Jawaban b skor 4
3). Jawaban c skor 3
4). Jawaban d skor 2
5).
Jawaban e skor 1
c.
Metode dokumentasi
Metode
dokumentasi adalah pengumpulan data yang dilaksanakan dengan melihat, membaca,
mempelajari dan kemudahan mencatat informasi yang ada hubungannya dengan obyek
penelitian (Arikunto, 1998 :227).
Metode
ini digunakan untuk mendapatkan jumlah responden (pegawai), nama–nama pegawai,
gambaran umum kantor Arsip Daerah dan Perpustakaan Umum dan data lain yang
menunjang.
d.
Metode observasi
Metode
observasi adalah suatu metode dimana peneliti mengadakan pengamatan langsung
tentang hal-hal yang berhubungan dengan pengelolaan arsip.
3.5.Validitas dan Reliabilitas
3.5.1.Validitas
Validitas adalah suatu ukuran yang menunjukkan tingkat
kevalidan dan kesahihan suatu instrumen (Arikunto, 1998 :160)
Dalam penelitian ini untuk mengetahui validitas instrumen
digunakan rumus korelasi Product Moment milik Person sebagai berikut :
Rumus :
Keterangan
: = Koofisien
Korelasi
= Koofisien
Korelasi
N
= Jumlah Sampel
X =
Skor Pertanyaan
Y = Skor Total
Hasil dari validitas selanjutnya dikonsultasikan dengan
tabel koefisien korelasi (r tabel).
Angket variabel pengetahuan tentang arsip yang terdiri
dari 16 item pertanyaan, setelah dianalisis menggunakan uji validitas Product
Moment dari 16 butir pertanyaan tersebut yang invalid sebanyak 2 item yaitu
soal 2 dan 4, sedangkan yang valid sebanyak 14 item soal yang akan dimasukkan
dalam penelitian, hasil lengkap lihat lampiran 7. Angket variabel pengetahuan
tentang arsip yang terdiri dari 11 item pertanyaan, setelah dianalisis
menggunakan uji validitas Product Moment dari 11 butir pertanyaan tersebut yang
invalid sebanyak 1 item yaitu soal 27, sedangkan yang valid sebanyak 10 item
soal yang akan dimasukkan dalam penelitian, hasil lengkap lihat lampiran 7.
Angket variabel pengetahuan tentang arsip yang terdiri
dari 12 item pertanyaan, setelah dianalisis menggunakan uji validitas Product
Moment dari 12 butir pertanyaan tersebut ternyata valid semua, sedangkan yang
valid sebanyak 14 item soal yang akan dimasukkan dalam penelitian,
hasil lengkap lihat lampiran 7.
3.5.2. Uji Reliabilitas
Reliabilitas
adalah dapat dipercaya atau diandalkan (Arikunto, 1998: 170). Dalam penelitian
ini untuk mencari reliabilitas instrumen dengan menggunakan rumus Alpha
(Arikunto, 1998:193): dan Teknik perhitungannya dilakukan dengan menggunakan software
SPSS 16.0 for Windows.
keterangan : k = Jumlah Item
Σsi2
= Jumlah varians skor total
si2 = Varians responden untuk item ke i
Uji
reliabilitas dilakukan jika butir-butir pernyataan kuesioner dinyatakan sudah
valid maka perlu dilakukan uji tingkat reliabilitas dengan menggunakan Software SPSS 16.0 for windows.
Koefisien korelasi yang digunakan sebagai penilaian terhadap reliabilitas
instrumen adalah sebagai berikut (Djunaidi,
dkk., 2005) :
a. 0,800 –
1,000 = baik
b. 0,600 –
0,799 = dapat diterima
c. < 0,600 = kurang
Dalam penelitian ini metode yang
digunakan adalah metode Cronbach’s yaitu
teknik yang menunjukkan bagaimana tingginya butir-butir dalam
kuesionerberkorelasi atau berinteraksi. Suatu alat ukur dikatakan reliabel jika memberikan nilai Cronbach Alpha sebesar > 0,6.
perhitungan perkiraan cronbach’s
dilakukan dengan menggunakan data SPSS 15.0.
3.7. Populasi dan Sampel
a. Populasi penelitian
Populasi adalah keseluruhan
jumlah yang menjadi subjek penelitian. Populasi
dalam penelitian ini adalah seluruh karyawan BPAD SOEMAN HS Propinsi Riau
b. Sampel
penelitian
Yang dimaksud
dengan sampel penelitian yaitu beberapa bagian dari jumlah keseluruhan populasi
yang akan dijadikan subjek penelitian. Sampel yang ditentukan diharapkan dapat
mewakili keseluruhan populasi. Slovin mengemukakan rumus menentukan jumlah
sampel minimal adalah sebagai berikut :
|
Keterangan
:
n =
Ukuran sampel
N =
Ukuran populasi
e =
Persen kelonggaran ketidaktelitian karena kesalahan pengambilan
sampel yang
masih dapat ditolerir atau diinginkan
(Umar, 2004).
3.8.Metode Analisis Data
Setelah data yang berasal dari lapangan terkumpul,
langkah selanjutnya penulis akan menganalisa data tersebut. Data penelitian ini
dianalisis dengan metode Path analysis. Path analysis adalah methode analisis
data pada penelitian kuantitatif yang cocok untuk mengukur pengaruh suatu
variable bebas kepada variable tidak bebas. Dalam penelitian ini, peneliti
menggunakan metode ini dengan tujuan untuk mengetahui apakah pengetahuan
tentang arsip berpengaruh terhadap kemampuan pegawai mengelola arsip di BPAD
Provinsi Riau. Dalam penelitian ini selain data kualitatif, juga akan
dilengkapi oleh data-data kuantitatif. Data kuantitatif yaitu data dalam bentuk
jumlah atau angka yang dituangan untuk menerangkan suatu kejelasan dari
angka-angka atau membandingkan dari beberapa gambaran sehingga memperoleh
gambaran baru, kemudian dijelaskan kembali dalam kalimat atau uraian. Data
kuantitatif penelitian ini diperoleh melalui angket, kemudian ditabulasikan
guna untuk melihat hubungan antara variabel bebas dengan tingkat minat baca
yang dicari dengan melihat dan membandingkan rata- rata masing- masing
variabel. Sementara data kualitatif di peroleh memalui wawancara, observasi dan
penelitian dokumentasi.
DAFTAR
PERPUSTAKAAN
Abu bakar, Hadi.
1985. Pola Kearsipan Modern (Sistem Kartu Kendali).
Jakarta
: Djambatan.
…… . 1997. Cara-cara
Pengelolaan kearsipan yang Praktis dan Efisien.
Jakarta
: Djambatan.
Arikunto,
Suharsimi. 1998. Prosedur Penelitian (Suatu Pendekatan Praktek).
Jakarta
: Rineka Cipta. .
Ismiyati. 2003. Pengaruh
Kemampuan Pegawai Kearsipan Terhadap
Kelancaran
Pengelolaan Arsip di Badan Arsip Daerah Propinsi Jateng. Skripsi. Semarang
Mulyana, Sularso dkk. 1985. Dasar-dasar
Kearsipan. Yogyakarta : Liberty
Mulyani, Fitri. 2002. Pengelolaan
Arsip di UNNES. Skripsi.
Semarang
: Fakultas Ilmu sosial UNNES.
Sudjana. 1996. Metode Statistika.
Bandung
Sugiono. 2001. Metode Penelitian.
Bandung: Alfabeta.
Sulistyo-Basuki. Metode
Penelitian. Jakarta: Wedatama Widya Sastra bekerja sama dengan Fakultas
Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia, 2006.
Syamsul, Anwar. 1997. Kearsipan Jilid
I. Bandung
Undang-undang
Republik Indonesia
Winadihardja, H. Moefti. 1987. Beberapa
Masalah Kearsipan di Indonesia.
Jakarta
: Balai Pustaka.
Wursanto, IG. 1989. Kearsipan 2. Yogyakarta
: kanisius.
Sedramayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung : CV. Mandar
Maju.
PENDAHULUAN
1.1.Latar
Belakang Masalah
Masalah
organisasi unit kearsipan pada saat ini yang terdapat di suatu
instansi/departemen/non departemen dan perusahaan sering kurang mendapat
perhatian. Padahal unit kearsipan yang terdapat di instansi/departemen/non
departemen dan perusahaan tadi merupakan suatu wadah di mana petugas kearsipan
itu bekerja sama dengan unit kerja lain untuk mencapai suatu tujuan.
Peranan
dan fungsi unit kearsipan sebagai alat administrasi dan manajemen untuk melancarkan tugasnya
sehari-hari di bidang kearsipan untuk membantu unit kerja lain, selalu
dikaitkan dengan kemampuan manusia juga sebagai sumber informasi yang tidak
dapat terlepas dari meningkatnya kerjasama dan hubungan kerja dengan unit kerja
lainnya dalam instansi tersebut. Menurut Sedarmayanti (2003: 19) tugas pokok
unit kearsipan adalah sebagai berikut: menerima warkat; mencatat warkat;
mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan; menyimpan, menata dan menemukan
kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu; memberikan pelayanan kepada
pihak-pihak yang memerlukan arsip; mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip dan
mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip.
Menurut
Abubakar (1997: 1) bahwa faktor manusia dalam unit kearsipan sangatlah penting
peranannya, sebab manusia di unit kearsipan ini harus terampil dalam teknis
kearsipan, sehingga mampu menggerakkan instansinya untuk mencapai arah/tujuan
yang telah direncanakan dan ditetapkan sebelumnya. Manusia atau pegawai yang
ditugaskan di unit kearsipan haruslah pegawai pilihan yang sama dengan
pegawai-pegawai di unit kerja lainnya. Oleh sebab itulah pegawai yang
ditugaskan di unit kearsipan harus mempunyai syarat tertentu.
Seorang
petugas kearsipan dituntut memiliki syarat dalam mengelola arsip, karena arsip
adalah merupakan bahan-bahan informasi yang erat sekali dengan keputusan-
keputusan yang akan diambil oleh pimpinan. Kearsipan yang baik mempunyai
korelasi yang positif terhadap produk-produk keputusan yang diambil oleh
pimpinan suatu organisasi (kantor). Menurut Syamsul (1997: 44) bahwa arsip
merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki
oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi
tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami
hambatan dalam pencapaian tujuan. Untuk kegiatan-kegiatan yang telah
berlangsung dan tempat untuk mencari berbagai keterangan yang diperlukan bagi
tindakan atau keputusan yang akan datang dalam suatu instansi, maka arsip harus
diatur dan dipelihara dengan sebaik-baiknya.
Suatu
organisasi atau kantor yang tidak memiliki sistem kearsipan yang efisien akan
sulit menemukan informasi yang telah disimpan, dan akhirnya dapat menghambat
tahapan proses berikutnya. Menurut Sedarmayanti (2003: 15) hal yang dapat
mempengaruhi dalam proses pengambilan keputusan adalah menghimpun informasi;
mencatat dan mengklasifikasikan informasi; menginterpretasikan informasi;
mengolah informasi; menyimpan dan mengambil kembali informasi dari tempat
penyimpanannya; mendistribusikan informasi dan ketepatan penggunaan informasi.
Hal tersebut dirasakan penting, karena dalam usaha untuk mencapai tujuan
organisasi, diperlukan informasi yang lengkap, guna mengatasi hambatan sehingga
dapat dicapai kelancaran pelaksanaan tugas. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan
tersebut maka arsip mempunyai arti yang sangat penting yaitu untuk menyusun
rencana program pelaksanaan kegiatan berikutnya. Dengan arsip dapat mengetahui
bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, dapat ditentukan sasaran yang
akan dicapai dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Oleh karena
itu, arsip merupakan sumber ingatan bagi suatu organisasi yaitu arsip menampung
beraneka ragam bahan informasi yang penting dan bila diperlukan harus dengan
cepat dan tepat dapat disajikan setiap saat dalam rangka membantu memperlancar
pengambilan keputusan.
Dalam
kegiatan mengelola arsip meliputi menaruh warkat-warkat dengan berbagai cara
dan alat ditempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sehingga
sewaktu-waktu dibutuhkan dapat diketemukan kembali dengan mudah, cepat dan
tepat. Kegiatan ini tidak lepas dari faktor sumber daya manusia karena memegang
peranan yang sangat penting dalam menentukan berhasil tidaknya kegiatan
mengelola arsip. Walaupun didukung oleh sarana dan prasarana serta sistem yang
cukup baik, jika sumber daya manusianya tidak memiliki kemampuan atau tidak
mengetahui bidang kearsipan maka kegiatan mengelola arsip tidak akan berjalan
lancar.
Menurut
The Liang Gie (1991: 150) dikatakan bahwa “Sistem penyimpanan warkat yang
tepat, tata kerja kearsipan yang baik, dan tata penyingkiran warkat yang tertib
dapatlah terlaksana pengurusan arsip yang efisien dalam setiap organisasi.
Tetapi, segi metode dan peralatan dalam bidang kearsipan itu harus pula dilengkapi
dengan tenaga-tenaga pegawai arsip yang cakap agar arsip benar-benar menjadi
sumber keterangan dan pusat ingatan yang melancarkan perkembangan organisasi”.
Namun
kenyataannya meskipun suatu instansi atau organisasi memahami konsep tersebut
ini bukan berarti instansi yang bersangkutan dipastikan mengelola arsip sesuai
dengan prosedur secara baik dan efektif. Sesuai pasal 4 UU No. 7 Tahun 1971,
yakni pengamanan pertanggungjawaban di bidang Nasional dan bidang Pemerintahan.
Pemerintah mempunyai kewajiban dan tanggung jawab sepenuhnya terhadap
arsip-arsip (naskah-naskah) yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Pemerintah
berkewajiban untuk mengamankan arsip-arsip (naskah-naskah) yang dibuat dan
diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
Pemerintah menguasai arsip-arsip sendiri
secara menyeluruh sesuai dengan fungsinya. Adapun masalah yang muncul
berdasarkan survey pendahuluan pada Kantor Arsip Daerah Dan Perpustakaan Umum
Soeman HS Riau adalah belum terlaksananya sistem pengelolaan arsip
secara maksimal dalam hal ini dapat terlihat antara lain belum sepenuhnya
mekanisme pengelolaan kearsipan dapat berjalan sesuai dengan sistem yang
berlaku, berkaitan dengan penyediaan sarana prasarana pengelolaan kearsipan
yang belum mencukupi, sumber daya manusia yang mempunyai kemampuan teknis
pengelolaan kearsipan yang masih sangat terbatas, serta alokasi jumlah anggaran
yang kecil untuk menunjang kesejahteraan bagi para pengelola kearsipan.
Diadakan di BPAD Riau agar bisa menjadi umpan balik mengenai kemampuan
mengelola arsip dan untuk memajukan daerah Riau.
Arsip
mempunyai nilai dan arti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai
penyelenggaraan administrasi pemerintah dan kehidupan kebangsaan bangsa
Indonesia, sehingga dalam rangka usaha menyelamatkan bahan bukti
pertanggungjawaban nasional serta untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna
administrasi aparatur negara, telah ditetapkan UU No 7 Tahun 1971 tentang
ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai
nilai kegunaan, apabila disimpan terus menerus akan menimbulkan masalah
tersendiri, baik bagi pegawai pada umumnya maupun bagi pegawai kearsipan
khususnya, dan bagi pimpinan organisasi itu sendiri, karena arsip-arsip
tersebut membutuhkan tenaga, peralatan, dan biaya yang tidak sedikit bagi
perawatannya. Untuk mengatasi masalah tersebut antara lain perlu diadakan
penyusutan terhadap arsip-arsip yang benar-benar sudah tidak mempunyai nilai
kegunaan lagi, baik untuk masa sekarang maupun masa yang akan datang.
Alasan
tersebut yang mendorong peneliti tertarik untuk mangadakan penelitian dengan
judul “PENGARUH PENGETAHUAN TENTANG ARSIP DAN SARANA TERHADAP KEMAMPUAN PEGAWAI
MENGELOLA ARSIP DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH SOEMAN HS RIAU (BPAD
Provinsi Riau)”
1.2.Identifikasi
Masalah
Dari latar belakang
diatas maka dapat di Identifikasikan
masalah yaitu ”bagaimana pengaruh pengetahuan
tebtang arsip dan sarana terhadap kemampuan pegawai mengelola arsip di badan
perpustakaan dan arsip provinsi Riau”
1.3.Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian di
atas, supaya memperjelas masalah apa yang dihadapi dan bagaimana upaya
pemecahannya, kirannya sangatlah perlu masalah tersebut dapat dirumuskan.
Adapun rumusan masalah dalam penelitian adalah :
a. Bagaimanakah
pengetahuan tentang arsip pegawai dan sarana di Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Rovinsi Riau?
b. Bagaimanakah
kemampuan mengelola arsip pegawai di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Rovinsi Riau?
c. Adakah pengaruh
pengetahuan tentang arsip dan sarana terhadap kemampuan mengelola arsip ?
d. Seberapa
besar pengaruh pengetahuan tentang arsip dan sarana terhadap kemampuan
mengelola arsip ?
1.4.
Tujuan
dan Manfaat Penelitian
1.4.1.
Tujuan
penelitian
- Untuk mengetahui ada tidaknya pengaruh pengetahuan tentang arsip dan
sarana
terhadap kemampuan mengelola arsip
- Untuk mengetahui
seberapa besar pengaruh pengetahuan tentang arsip dan
sarana terhadap kemampuan mengelola arsip.
1.4.2.
Manfaat
penelitian
a. Kegunaan teoritis
1. Kajian ilmu dalam
mengelola arsip sesuai dengan ilmu pengetahuan yang
diperoleh di perguruan
tinggi
2. Sebagai khasanah
bacaan tentang perkembangan ilmu kearsipan
khususnya
sistem kearsipan.
b. Kegunaan
praktis
1. Bagi
peneliti:
a). Sarana berlatih dalam pengembangan ilmu pengetahuan tentang arsip
khususnya tentang sistem
kearsipan
b). Wahana latihan bagi peneliti dalam pengembangan pengetahuan
melalui kegiatan penelitian.
2. Bagi
kantor Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Rovinsi Riau :
a). Sebagai kontribusi untuk memperhatikan kemampuan pegawai
b). Memberi pengetahuan yang telah dijadikan objek penelitian sebagai
bahan pertimbangan
3. Bagi pembaca:
Referensi untuk
pengkajian bidang kearsipan selanjutnya
4. Bagi universitas:
Memberi masukan
pengembangan ilmu kearsipan khususnya sistem
kearsipan bagi
mahasiswa.
1.5.
Hipotesa
Hipotesa disebut juga dengan perkiraan atau dugaan
sementara. Dalam penelitian yang mengkaji pengaruh variable bebas terhadap
variable terikat, harus dilengkapi dengan hipotesa. Dalam penelitian ini,
hipotesanya yaitu :
H1 :Terdapat pengaruh pengetahuan
tentenag arsip dan sarana terhadap kemampuan pegawai dalam mengelola arsip di Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah Rovinsi Riau .
H0
:Tidak Terdapat pengaruh
pengetahuan tentenag arsip dan sarana terhadap kemampuan pegawai dalam
mengelola arsip di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Rovinsi Riau
.
1.6.
Disain Penelitian
1.6.1. Pengertian
desain penelitian
Desain penelitian adalah semua proses yang diperlukan dalam perencanaan dan
pelaksanaan penelitian (Suchman :1967 hal. 307), dalam pengertian yang lebih
sempit, desain penelitian hanya mengenai pengumpulan dan analisis data saja.
Namun demikian desain penelitian juga
bermakna proses-proses penelitian yang dapat dibagi dalam dua kelompok yaiut :
(1) Prencanaan penelitian. Proses perencanaan penelitian dimulai dari
identifikasi, pemilihan serta rumusan masalah, sampai dengan perumusan
hipotesis serta kaitannya dengan teori dan kepustakaanyang ada. (2) Pelaksanaan
penelitian atau proses operasional penelitian. (Moh Nazir:1983 p. 84-85)
Sifat dari penelitian ini adalah Deskriptif . Penelitian deskriptif
digunakan untuk mendapatkan gambaran atau deskripsi serta menafsirkan variabel pengaruh
pengetahuan tebtang arsip dan sarana terhadap kemampuan pegawai mengelola arsip
di perpustakaan universitas lancang kuning.
Sedangkan pendekatan yang dilakukan
dalam penelitian ini adalah pendekatan survey. Sugiono (1994) menjelasakan
pendekatan survey sebagai penelitian yang dilakukan dalam populasi besar maupun
kecil, tetapi data yang dipelajari adalah data dari sampel yang diambil dari
populasi tersebut, sehingga ditemukan kejadian-kejadian relatif, distribusi,
dan ataupun hubungan-hubungan anatara variabel, sosiologis maupun psikologis.
Setelah data yang berasal dari lapangan
terkumpul, langkah selanjutnya penulis akan menganalisa data tersebut. Data
penelitian ini dianalisis dengan metode Path analysis. Path analysis adalah
metode analisis data pada penelitian kuantitatif yang cocok untuk mengukur
pengaruh suatu variable bebas kepada variable tidak bebas. Dalam penelitian
ini, peneliti menggunakan metode ini dengan tujuan untuk mengetahui apakah
pengetahuan tentang arsip dan sarana berpengaruh terhadap kemampuan pegawai
mengelola arsip di perpustakaan universitas lancing kuning.
Data kuantitatif
yaitu data dalam bentuk jumlah atau angka yang dituangan untuk menerangkan
suatu kejelasan dari angka-angka atau membandingkan dari beberapa gambaran
sehingga memperoleh gambaran baru, kemudian dijelaskan kembali dalam kalimat atau
uraian. Data kuantitatif penelitian ini diperoleh melalui angket, kemudian
ditabulasikan guna untuk melihat hubungan antara variabel bebas dengan tingkat
minat baca yang dicari dengan melihat dan membandingkan rata- rata masing-
masing variabel. Sementara data kualitatif di peroleh memalui wawancara,
observasi dan penelitian dokumentasi.
1.6.2.
Langkah-langkah
penelitian
Berikut
ini adalah desain penelitian dalam bentuk gambar dengan makna Pelaksanaan
penelitian atau proses operasional penelitian sebagaimanana yang dikemukakan
Moh Nazir yang telah penulis paparkan sebelumnya dalam membahas pengertian
desain penelitian, sebagai berikut :
|
||||||
|
||||||
|
||||||
|
||||||
|
||||||
|
||||||
|
||||||
|
||||||
|
||||||
Pengumpulan
data
3.2 Jenis
Data
- Data
Primer
- Data
Sekunder
4.2 Metode
Pengumpulan Data
- Kuesioner
- Observasi
- Wawancara
Wawancara
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
|
||||||||
Gambar : Desain penelitian dalam
arti sempit: proses operasional
penelitian (lanjutan)
1.7 Sistematika
Pembahasan
Sistematika penulisan
adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN .Pendahuluan terdiri atas alasan
penulis memilih judul, perumusan masalah, tujuan penelitian, dan kegunaan
penelitian .
Bab II Tinjauan pustaka dan landasan teori. Pada
bagian kedua ini pertama-tama, penulis mengemukakan deskripsi lokasi
penelitian. Selain itu, bab ini berisi teori-teori yang digunakan sebagai
pendukung dalam penulisan skripsi ini. Teori tersebut meliputi teori manajemen
kearsipan, pengetahuan tentang
arsip, sarana dan kemampuan mengelola arsip, kerangka berpikir penelitian dan
hipotesis penelitian.
Bab III Metodologi Penelitian. Bab ini berisi beberapa metode yang
dilakukan dalam pengambilan dan analisis
data yang digunakan dalam penelitian. Di samping itu, penulis juga menyebutkan
subjek dari penelitian ini.
Bab IV Laporan Penelitian dan
Pembahasan. Pada bab ini dikemukakan
laporan hasil penelitian. Laporan tersebut
pengaruh pengetahuan tebtang arsip dan sarana terhadap
kemampuan pegawai mengelola arsip di perpustakaan universitas lancing kuning.
Bab V Simpulan dan Saran. Pada
bab terakhir ini berisi simpulan yang diperoleh dari hasil penelitian yang
telah dilakukan. Disamping itu, bab ini juga berisi saran bagi peningkatan
kualitas pengtahuan tentang arsip dan kemampuan pegawai mengelola arsip di Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah Rovinsi Riau.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN LANDASAN TEORI
2.1. Tinjauan
Pustaka
Penelitian yang sudah ada yang dijadikan salah satu rujukan didalam
penyusun skripsi ini adalah penelitian yang dilakukan oleh Fitri Mulyani. 2002. “Pengelolaan
Arsip di UNNES”. Permasalahan yang dikaji yaitu bagaimana tingkat penerapan
pengelolaan arsip di UNNES?. Hasil penelitian menunjukkan bahwa tingkat
pengelolaan arsip di UNNES masih tergolong pengelolaan arsip yang sederhana
penerapan proses pengelola arsip yang masih sederhana ini berjalan hampir di
seluruh unit kerja di UNNES, hal ini dikarenakan arsip yang dikelola tidak
begitu banyak. Dengan demikian dapat disimpulkan pengelolaan arsip yang sudah
berjalan masih banyak kekurangan baik mengenai sistem pengelolaan, pemeliharaan
arsip maupun mengenai petugas dan fasilitas kearsipan yang ada sekarang.
Ismiyati. 2003.
“Pengaruh Kemampuan Pegawai Kearsipan Terhadap Kelancaran Pengelolaan arsip di
Badan Arsip Daerah Propinsi Jawa Tengah”. Permasalahan yang dikaji adalah
adakah pengaruh kemampuan pegawai kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan
arsip di Badan Arsip Daerah Propinsi Jawa Tengah dan seberapa besar pengaruh
kemampuan pegawai kearsipan terhadap kelancaran pengelolaan arsip di Badan Arsip
Daerah Propinsi Jawa Tengah. Hasil penelitian yang diperoleh yaitu bahwa
kemampuan petugas kearsipan merupakan faktor yang sangat penting bagi
kelancaran pengelolaan arsip secara maksimal. Kelancaran pengelolaan arsip di
Badan Arsip Daerah Propinsi Jawa Tengah dalam kategori baik tetapi masih perlu
ditingkatkan karena masih kurang maksimal, salah satunya dalam hal penemuan
kembali arsip dan perolehan kesempatan mendapatkan pelatihan/penataran. Ada
Perbedaan
penelitian ini dengan penelitian yang telah dilakukan adalah penelitian yang
dilakukan oleh Ismiyati. Mengungkap tentang kelancaran pengelolaan arsip untuk
memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan dan penelitian yang
dilakukan oleh Fitri Mulyani. Mengungkap tentang penerapan, pelaksanaan dan
gambaran pengelolaan arsip yang ada di UNNES, sedangkan penelitian ini adalah
kemampuan pegawai dalam mengelola arsip sesuai dengan sistem kearsipan.
2.2. Landasan Teori
2.2.1
Pengertian arsip
Pemahaman pengertian arsip dalam garis besarnya
dapat dilihat 2 (dua) sisi, yaitu arsip dipandang sebagai “naskah” dan arsip
dipandang sebagai “sistem” ( Moefti Wiriadihardja, 1987: 70 ). Memandang arsip
sebagai naskah dilihat dari media perekaman, mengandung arti arsip batasan
pengertian tentang arsip itu sendiri ada perkembangannya. Memandang arsip
sebagai suatu sisten mengandung arti pada suatu gerak yang dinamik, artinya
sebagai sistem yang terus berkembang dan berubah sesuai dengan perkembangan
kemajuan teknologi.
Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa
Yunani “Arche” yang berarti permulaan, menjadi “Ta Arche” yang berarti catatan,
selanjutnya menjadi “Archeon” yang berarti gedung pemerintah dan kemudian dalam
bahasa latin menjadi “Archivum”, bahasa Inggris “Archives” dan dalam bahasa
Belanda “Archief” (Abu Bakar, 1985: 8-9).
Pengertian Arsip berdasarkan Pasal 1 Undang-undang
No. 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan menyebutkan :
a). Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara
dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah
b). Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan
atau perorangan dalam bentuk corak apapun naik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dari pasal
tersebut di atas kita dapat hal yang menarik dari bunyi pasalnya yaitu kalimat
“dalam bentuk corak apapun”, ini mengandung arti secara bentuk fisiknya dapat
dalam bentuk media apapun. Dalam penjelasan pasal 1 tersebut dikatakan bahwa
arsip meliputi, baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar
seperti halnya rekaman, film, foto dan sebagainya.
Dilihat dari fungsinya dalam
penyelenggaraan administrasi pemerintah sehari-hari, fungsi arsip dibagi atas
“Arsip Dinamis” dan “Arsip Statis” (pasal 2 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971).
a). Arsip Dinamis,
yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara. Dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah
arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat
dibagi menjadi arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung
dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan
administrasi yang digunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi arsip aktif masih ada
di tempat-tempat/unit pengolah dalam suatu kantor/organisasi. Arsip semi aktif
adalah arsip-arsip yang frekuensinya penggunaannya sudah mulai menurun. Arsip
semi aktif adalah arsip-arsip dalam masa transisi antara aktif dan inaktif. Dan
arsip dinamis inaktif atau semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali
dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. Juga arsip dinamis inaktif
adalah arsip dinamis yang frekuensinya penggunaannya untuk penyelenggaraan
administrasi sudah menurun (Pasal 1 PP Nomor 34/1979).
b). Arsip Statis, yang
tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara. Selanjutnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang
sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Dari pengertian dan batasan tersebut di atas terdapat dua hal yang menarik
untuk digaris bawahi yaitu:
1) Arsip sebagai suatu
“perekaman informasi” dalam segala bentuk medianya
2) Arsip
(dinamis) merupakan hasil/bagian dari kegiatan administrasi (pemerintah).
a).Arsip sebagai system
Sistem adalah totalitas (kebulatan) komponen yang terdiri dari sub
komponen-sub komponen yang saling berkaitan dan saling menentukan sehingga
membentuk suatu kebulatan yang terpadu (Fx. Soedjadi, 1989: 84). Sebagai suatu
sistem, sistem kearsipan yang merupakan suatu kebulatan, yang didalamnya
terdapat tata kerja dan prosedur kerja yang sifatnya tertentu dalam suatu
kebulatan, yang selanjutnya kita sebut sebagai suatu “manajemen kearsipan”.
b).Sistem
Kearsipan Pola Baru Kartu Kendali
Sistem ini adalah
sebagai pengganti Sistem Kaulbach di Indonesia dan mulai banyak diterapkan di
instansi Pemerintah saat ini. Supaya dapat dikenal dan dapat tertarik untuk
digunakan dalam penyempurnaan sistem kearsipan di Indonesia
1.
Pengurusan dan pengendalian surat
2. Indeks dan tunjuk silang
3. Penataan berkas (filling)
4. Penemuan kembali arsip
5. Pemeliharaan dan pengamanan arsip
6. Penyusutan arsip.
Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai sistem ini, maka akan
dijelaskan mengenai sub sistem-sub sistem tersebut, tapi dalam penjelasan akan
diambil pengetahuan tentang arsip dalam sistem kearsipan mengenai pengurusan
surat, penataan berkas, pemeliharaan dan pengamanan arsip dan penyusutan arsip
Peranan dan fungsi pengurusan surat dalam hubungannya dengan keseluruhan
sistem tata kearsipan dinamis adalah sebagai berikut :
a). Mengatur
komunikasi dan hubungan kerja antara satuan unit didalam penerimaan dan pengiriman
surat
b).
Mengendalikan surat secara teratur dan terpadu melalui sarana dan prosedur yang
efektif
c). Membantu
kelancaran penyelesaian pekerjaan melalui prosedur pendisposisian yang tertib.
Pengurusan
surat terbagi atas beberapa unsur yang berhubungan
dengan usaha, wewenang dan pengendalian surat
a). Menurut jenisnya
dibedakan menjadi surat tertutup dan surat
1). Surat tertutup adalah surat
(tetap
bersampul)
2). Surat terbuka adalah surat
b). Menurut isinya
dibedakan menjadi surat penting dan surat
1). Surat penting adalah surat
2). Surat biasa/rutin adalah surat
yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tinjak lanjut dan bila surat
c). Menurut tingkat
kerahasiaannya dapat dibedakan menjadi sangat rahasia, rahasia dan konfidensial
(tertutup)
d). Menurut alamat
asalnya dapat dibedakan menjadi surat masuk dan surat
e). Menurut tingkat kecepatan penyampaiannya
dapat dibedakan menjadi kilat, segera dan biasa.
Pengurusan
dan pengendalian naskah Dinas pada prinsipnya yang menangani pengurusan dan
pengendalian semua naskah Dinas terdapat beberapa unsur :
a). Pada
Unit kearsipan meliputi :
1). Penerima
surat
2). Pengarah
3). Pencatat
4).
Pengendali
5).
Penyimpan
6). Pengirim
b). Pada
Unit Pengolah meliputi :
1). Pimpinan
2). Tata
Usaha
3). Unit pelaksana
2. Penataan Berkas
Sistem
penataan berkas atau Archief system (Bahasa Belanda) atau Filling System
(Bahasa Inggris) adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan
yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara
aman dan ekonomis (Sedarmayanti, 2003: 68).
Sistem
penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu
pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap
pengembangan di masa mendatang.
Tujuan
penataan arsip (berkas) adalah:
a). Agar
arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
b).
Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.
Arsip yang
akan ditata perlu dipersiapkan terlebih dahulu, agar mempermudah dan
mempercepat pelaksanaan. Persiapan untuk menata arsip terdiri dari :
a). Memisah-misahkan
(segregating) adalah merupakan kegiatan sortir pendahuluan, untuk
mengelompokkan arsip sesuai pokok permasalahannya.
b). Meneliti disposisi
adalah mengadakan penelitian, agar diketahui surat surat
c). Memadukan
(assembling) adalah mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari
suatu masalah atau yang saling
berkaitan.
d).
Mengklasifikasi adalah menentukan klasifikasi arsip.
Tabel 1
Pola Klasifikasi Arsip
Kode Klasifikasi Arsip
|
Keterangan
|
000
|
Umum
|
100
|
Pemerintahan
|
200
|
Politik
|
300
|
Keamanan
|
400
|
Kesejahteraan Rakyat
|
500
|
Perekonomian
|
600
|
Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
|
700
|
Pengawasan
|
800
|
Kepegawaian
|
900
|
Keuangan
|
e).
Mengindeks adalah menentukan inti dari surat
f).
Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference) adalah menggunakan
formulir tunjuk silang untuk memudahkan pencarian kembali arsip (bila perlu).
g).
Menyusun arsip adalah yang sudah diberi kode, bersama tunjuk silang sesuai
dengan sistem yang digunakan.
h). Menyimpan arsip adalah
secara benar ke dalam tempat penyimpanan sesuai kode
masing-masing.
Hal-hal yang berhubungan dalam
penataan berkas :
a). Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan pemerintah pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara
b). Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara terus
menerus dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi
c). Berkas adalah himpunan dokumen yang disusun
berdasarkan kesatuan jenis (seri), kesamaan masalah (Rubrik) dan atas dasar
urutan kegiatan atau kesatuan proses (dosier)
d). Penatan berkas adalah cara menata dokumen didalam
berkas dan mengatur berkas dalam susunan yang sistematik dengan mempergunakan
klasifikas dan kode indeks
e). Klasifikasi arsip adalah penggolongan serta perincian
urusan secara logis dan sistematis yang menjadi dasar penataan berkas
f). Kode klasifikasi arsip adalah merupakan bagian
klasifikasi arsip yang menjadi tanda pengenal dalam bentuk lambang (angka) dan
merupakan penentuan dokumen pada tempat penyimpanan yang sama.
Prinsip
Penatan Berkas :
a). Penataan berkas perlu berpegang pada suatu penyusunan
yang sistematis dan logis, sehingga memudahkan dalam penemuan kembali arsip
b). Penataan berkas dapat berdasarkan kesamaan masalah
(rubrik) atau kesamaan jenis (seri) atau satu kesatuan proses (dosier) sesuai
dengan sifat dan kebutuhannya
c). Penataan berkas diperlukan sarana sekat dan folder
untuk mewujudkan suatu kerangka yang memungkinkan struktur berkas nampak dengan
mudah dan jelas, sehingga memudahkan dalam penemuan kembali arsip.
3. Pengamanan dan pemeliharaan arsip
a). Pengamanan arsip
Menurut Sularso (1985: 45) secara umum
dikatakan pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari
kerusakan. Untuk arsip milik Lembaga-lembaga Negara, menurut Undang-undang No.
7 tahun 1971 tentang “Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan “, ditetapkan adanya
ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan informasi.
Ketentuan tersebut
terdapat pada pasal 11 UU No. 7 tahun 1971 yang berbunyi sebagai berikut :
1). Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip
sebagaimana dimaksud pasal 1 UU No. 7 tahun 1971 ini dapat dipidana dengan
penjara selama-lamanya 10 tahun.
2). Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1
huruf a UU No. 7 tahun 1971 ini yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal
tentang isi naskah ini kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya,
sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana
penjara selama-lamanya 20 tahun atau dipidana penjara seumur hidup.
Ketentuan
tersebut digunakan untuk mengamankan arsip dari segi informasi. Untuk arsip
milik swasta atau perorangan, pengamanan dari segi hukum diatur pada KUHD
maupun KUHP.
Menurut
Sularso (1985: 46-48) secara fisik arsip harus diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan
terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal maupun faktor eksternal.
1). Faktor internal :
a)). Kualitas kertas
Disebabkan oleh kertas itu sendiri , maksudnya kertas yang digunakan yang
sudah barang tentu dari berbagai kualitet kertas. Untuk kertas yang berkualitet
kurang baik maka kerusakan itu akan lebih cepat daripada kertas yang
berkualitet baik.
b)).
Tinta
Tinta yang digunakan untuk menulis warkat, baik diketik maupun ditulis
dengan alat tulis lainnya, maka tinta yang kurang baik akan menyebabkan
kerusakan pada warkat lebih cepat. Karena kerusakan yang disebabkan oleh tinta
cetak itu dengan sendirinya identitas arsip tidak dapat atau sukar dikenali
lagi.
c)).
Bahan perekat
Warkat yang terkena bahan perekat, yang terutama perekat yang dibuat
secara sintesis maka sifat-sifat organik dari bahan-bahan perekat tersebut
dapat menimbulkan kerusakan pada kertas. Jadi arsip yang pemberkasannya
menggunakan bahan perekat, maka arsip tersebut dapat hancur karena perekat yang
terdapat pada arsip itu.
2).
Faktor eksternal
a)).
Lingkungan
Tingkat kelembaban udara sekitarnya dapat menyebabkan lekas rusaknya
arsip, yaitu pada kelembaban lebih dari 75 %. Untuk menjaga agar tidak lekas
rusak perlu diatur suhu udara sekitarnya antara 650 F sampai 850 F.
b)).
Sinar matahari
Sinar matahari yang mengandung sinar ultra violet sangat merusak kertas,
lebih-lebih sangat merusak tulisan yang tertera pada kertas tersebut. Oleh
karena itu arsip yang disimpan harus dijaga agar tidak terkena sinar matahari
secara langsung.
c)).
Debu
Rusaknya arsip yang disimpan juga disebabkan oleh adanya debu yang
menempel pada arsip tersebut. Untuk menjaga agar arsip tidak rusak maka perlu
dijaga supaya arsip tidak terkena debu.
d)).
Serangga dan kutu
Arsip yang sebagian terbesar adalah terdiri dari kertas maka perlu dijaga
agar tidak rusak karena dimakan serangga ataupun kutu buku yang memang pemakan
kertas. Munculnya kutu buku dapat dicegah dengan berbagai cara, antara lain
dengan bahan-bahan kimia, kebersihan tempat penyimpanan, pengaturan kelembaban
udara.
e)).
Jamur dan sejenisnya
Arsip yang disimpan dapat rusak karena ditumbuhi oleh jamur, sehingga zat
penguat pada molekul kertas rusak sebagai akibatnya kertas menjadi rapuh. Untuk
menjaga kerusakan yang ditimbulkan oleh jamur yang tumbuh pada kertas yang
disimpan, maka kelembaban udara sekitarnya tempat penyimpanan arsip harus
dikontrol supaya tingkat kelembaban udara tidak memungkinkan tumbuhnya jamur
atau sejenisnya.
b).
Pemeliharaan arsip
Menurut
Sularso (1985:48-50) arsip harus dijaga keamananya, baik segi kuantitas (tidak
ada yang tercecer hilang), kualitas (tidak mengalami kerusakan) maupun dari
segi informalitas (kerahasiaannya). Pemeliharaan arsip secara fisik dapat
dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut :
1).
Pengaturan ruangan
Ruangan
penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang
(dengan sinar matahari meskipun jangan sampai terkena sinar matahari secara
langsung). Ruangan harus kuat dan mempunyai fentilasi yang memadai, terhindar
dari kemungkinan serangan api, air maupun serangan serangga pemakan kertas.
2).
Pemeliharaan tempat penyimpanan
Sebaiknya
arsip disimpan di tempat-tempat yang terbuka, apabila harus disimpan di tempat
tertutup (lemari), maka lemari tempat penyimpanan itu harus sering dibuka untuk
menjaga tingkat kelembaban.
3).
Penggunaan bahan-bahan pencegah
Untuk
menjaga keutuhan arsip (tetap baik) dapat dilakukan dengan memberikan
bahan-bahan pencegah kerusakan. Agar tingkat kelembaban tetap seperti yang
diinginkan , maka dapat menaruhkan kapur barus (kanfer) di kotak-kotak
penyimpanan.
4). Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Tempat
penyimpanan arsip harus dijaga supaya tetap terjamin keutuhannya, keamanannya,
kebersihannya, kerapiannya. Untuk itu maka perlu dibuatkan peraturan yang
melarang tidak terjaminnya hal-hal tersebut. Larangan yang tidak boleh
dilanggar itu, misalnya: petugas atau siapapun dilarang membawa dan/atau makan
ditempat penyimpanan arsip, dilarang merokok. Larangan-larangan itu tidak boleh
dilanggar meskipun hanya sesekali dilakukan.
5).
Kebersihan
Keutuhan
arsip salah satu cara pemeliharaannya adalah menjaga kebersihannya. Ruangan
maupun arsip hendaknya senantiasa bersih dari segala macam debu. Cara
membersihkan ruangan maupun arsip dari debu sebaiknya dengan menggunakan alat
yang cukup memadai relevansinya. Misalnya membersihkan debu dari ruangan maupun
debu yang melekat di arsip, sebaiknya dengan alat penyedot debu (vacuum
cleaner) dan bukan dengan sapu atau sabut bulu ayam (sulak).
Secara
nasional pemerintah berkewajiban memelihara dan menyelamatkan arsip-arsip, baik
arsip yang timbul karena kegiatan pemerintah maupun arsip yang timbul karena
kegiatan swasta dan perorangan.
Menurut
Undang-undang No. 7 tahun 1971 pasal 9, lembaga yang berkewajiban menangani
tugas tersebut di atas adalah :
1).
Arsip nasional pusat
Lembaga
ini berkewajiban menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana
dimaksud pasal 2 huruf b UU ini dari lembaga-lembaga Negara dan badan-badan
pemerintah pusat.
2).
Arsip nasional daerah
Lembaga
ini wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud
dalam pasal 2 huruf b UU ini dari Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah
Daerah serta Badan-badan Pemerintah Pusat di Tingkat Daerah.
3).
Arsip Nasional Pusat dan Arsip Nasional Daerah
Kedua
lembaga ini wajib menangani seperti tersebut pada butir a dan b di atas, yaitu:
wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari
Badan-badan swasta dan/atau perorangan.
4. Penyusutan Arsip
Menurut pasal 2 peraturan pemerintah No. 34
tahun 1979 tentang penyusutan arsip, penyusutan arsip itu meliputi 3 (tiga)
kegiatan;
a).
Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan
b).
Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna
c).
Menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional
RI
Sasaran utama arsip
pengembangan program penyusutan arsip adalah mendapatkan informasi yang pada
saat dan waktu yang tepat dengan biaya serendah mungkin. Untuk mengurangi
jumlah arsip yang tercipta, maka tujuan penyusutan arsip adalah:
a). Mendapatkan penghematan dan efisiensi
b). Mendaya gunaan arsip dinamis
c). Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip
yang masih berguna
d). Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi
e).
Menjamin perlindungan terhadap permasalahan yang mungkin dialami organisasi.
2.1.3.Sarana
Kearsipan.
a.
Pengertian sarana
Sarana
adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud
atau tujuan, syarat, upaya (KUBB, 2000: 999).
Sarana
yang dimaksud dalam penelitian ini adalah segala sesuatu yang digunakan dalam
hubungan langsung dengan pekerjaan kearsipan.
b.Sarana
yang digunakan dalam system kearsipan
1.
Sarana yang diperlukan dalam pendistribusian dan pengendalian dalam pengurusan surat
a.
Lembar disposisi
Lembar disposisi sebagai
sarana untuk menyampaikan kepada pimpinan, yang selanjutnya oleh pimpinan akan
ditindak lanjuti sesuai dengan maksud daripada isi surat
LEMBAR DISPOSISI
|
Tanggal
|
Nomor Surat :
|
Tanggal diterima :
|
Nomor Agenda :
|
Diteruskan kepada :
( ) : …………………..
( ) : …………………..
( ) : …………………..
|
ISI
DISPOSISI
|
Gambar 1: Lembar Disposisi
b.
Buku agenda
1. Buku agenda dipergunakan untuk membukukan atau mencatat semua surat masuk dan surat
2. Berfungsi untuk mengetahui jumlah surat
yang dihasilkan oleh suatu instansi, dan jumlah surat
3. Buku agenda dipegang oleh agendaris, yaitu pegawai yang tugasnya menerima
dan membukukan atau mencatat semua surat masuk
dan surat
4. Buku agenda terdiri 2 buku yaitu: buku agenda masuk dan buku agenda
keluar.
a).
Buku Agenda Masuk:
Buku
Agenda Masuk berisi: (lampiran 2)
1). Kolom Nomor: Diisikan nomor urut berdasarkan
nomor urut secara sentral nomor
2). Kolom tgl terima: Diisikan tanggal waktu
penerimaan surat
3). Kolom No. dan tgl Surat: Diisikan Nomor dan
tanggal surat yang diterima
4). Kolom Asal Surat: Diisikan dari mana surat
terebut berasal
5). Kolom Isi Surat: Diisikan dari ringkasan isi
surat
6). Kolom jangka waktu retensi arsip dinamis aktif :
Diisikan ketentuan waktu retensi (jangka waktu simpan dimasa menjadi arsip
aktif), sesuai dengan pedoman jadwal Retensi arsip. Hal yang
demikian untuk memudahkan didalam melakukan penyusutan arsip dinamis aktif
7). Kolom Lain-lain: Dapat diisikan keterangan
tambahan lainnya yang belum termuat dalam isian kolom tersebut (Kantor ARDA
Propinsi Jawa Tengah, 1999: 13).
b). Buku
Agenda Keluar :
Buku Agenda Keluar Berisi :
(Lampiran 2)
1). Kolom Nomor : Diisikan nomor urut berdasarkan
nomor urut secara sentral nomor
2). Kolom No. dan tgl surat : Diisikan Nomor dan
tanggal surat yang keluar
3). Kolom tujuan surat : Diisikan alamat yang dituju
4). Kolom isi surat : Diisikan dari ringkasan isi
surat
5). Kolom jangka waktu Retensi arsip dinamis aktif :
Diisikan ketentuan waktu retensi, sesuai dengan pedoman jadwal Retensi arsip. Hal yang
demikian untuk memudahkan didalam melakukan penyusutan arsip dinamis aktif
6). Kolom Lain-lain: Dapat diisikan keterangan
tambahan lainnya yang belum termuat dalam isian kolom tersebut
c. Kartu kendali
1. Pengertian Kartu Kendali
Kartu kendali adalah lembaran kertas isian yang telah
tercetak yang harus diisi menurut pedoman yang telah ditetapkan (panjang 15 cm,
lebar 10 cm) dan dicetak diatas kertas HVS, terdiri dari 3 (tiga) lembar yang
pertama berwarna putih, lembar kedua merah muda dan ketiga berwarna kuning yang
memuat keterangan-keterangan sebagaimana terdapat pada buku agenda, bahkan
dengan kartu kendali memuat keterangan yang lebih lengkap.
2. Fungsi kartu kendali :
a. Kartu kendali lembar 1 (warna putih) dipergunakan
untuk mengendalikan naskah dinas, sehingga dengan diketemukannya kartu kendali
yang menyangkut suatu arsip, dapat memberi suatu petunjuk dimana lokasi
(tempat) naskah dinas pada suatu saat berada pada unit pengolah
b. Kartu kendali berfungsi sebagai kartu katalog
yang menjadi petunjuk dimana arsip dapat diketemukan pada tempat penyimpanan
(kotak kartu kendali)
c. Kartu kendali lembar 2 (kuning) yang disimpan
oleh petugas penyimpan berfungsi sebagai pengganti arsip, selama arsip masih
berada unit pengolah
d. Kartu kendali dapat berfungsi sebagai pengganti
buku ekspedisi, karena di dalam kartu kendali terdapat kolom tanda terima bagi
naskah dinas yang harus di tanda tangani oleh petugas pada unit pengolah
setelah naskah dinas tersebut diterima
e. Kartu kendali berfungsi pula untuk membantu
didalam menentukkan umur suatu arsip, karena didalamnya tercatat isi ringkasan
tanggal pada saat naskah dinas yang bersangkutan dibuat, hal yang demikian
merupakan dasar penyusutan bagi suatu arsip
f. Kartu kendali rangkap 3 (tiga) dipergunakan untuk
sarana pencatatan naskah dinas penting baik untuk naskah dinas masuk maupun
untuk dinas keluar sebagai pengganti buku agenda dan dibedakan antara kartu
kendali naskah dinas masuk dan kartu kendali naskah dinas keluar.
1). Kartu Kendali Masuk
Kartu Kendali Masuk berisi: (Lampiran 3)
1. Kolom Indeks: Diisikan Indeks masalah naskah
2. Kolom Kode: Diisikan kode klasifikasi menurut
pola klasifikasi
3. Kolom Nomor urut: Diisikan Nomor urut berdasarkan
nomor urut secara sentral Nomor
4. Kolom Isi ringkas: Diisikan dari ringkasan isi naskah
5. Kolom Dari: Diisikan dari siapa naskah tersebut
diterima
6. Kolom Tanggal surat: Diisikan tanggal naskah yang
diterima
7. Kolom Nomor: Diisikan nomor naskah yang diterima
8. Kolom Lampiran: Diisikan jumlah lampiran naskah
9. Kolom Pengolah: Diisikan unit pengolah mana yang
akan menyelesaikan masalah
10. Kolom Tanggal diteruskan: Diselesaikan tanggal
naskah diteruskan kepada unit pengolah
11. Kolom Catatan: Diisikan keterangan-keterangan
yang perlu dicatat
12. Kolom Tanda Terima: Diisikan paraf petugas
penerima surat di unit pengolah (Kantor ARDA Propinsi Jawa Tengah, 1999:
14-15).
2). Kartu Kendali Keluar:
Kartu Kendali berisi: (Lampiran 3)
1. Kolom
Indeks: Diisikan indeks masalah naskah
2. Kolom Kode: Diisikan kode klasifikasi menurut
pola klasifikasi
3. Kolom Nomor: Diisikan Nomor urut berdasarkan
nomor urut secara sentral nomor
4. Kolom Isi ringkas: Diisikan ringkasan dari naskah
5. Kolom kepada: Diisikan alamat yang dituju
6. Kolom Pengolah: Diisikan unit pengolah yang
menyelesaikan masalah
7. Kolom Tanggal surat: Diisikan tanggal naskah yang
keluar
8. Kolom Lampiran: Diisikan jumlah lampiran naskah
9. Kolom Catatan: Diisikan keterangan-keterangan
yang perlu dicatat
2. Sarana penataan berkas
a. Sekat Kegunaannya:
1) Sebagai petunjuk/pemisah antara pokok urusan satu
dengan pokok urusan yang lain beserta perinciannya
2) Untuk menunjukkan adanya hubungan antara sub
urusan satu dengan sub urusan yang lain, atau sub urusan dengan sub urusan
dalam satu pokok urusan 3) Untuk membedakan tingkat-tingkat urusan:
a) sekat I: petunjuk pokok urusan
b) sekat II: petunjuk sub urusan
c) sekat III: petunjuk sub-sub urusan
4) Untuk memudahkan dalam menelusuri seluruh
himpunan berkas
5) Untuk membedakan himpunan berkas satu dengan yang
lainnya.
b. Folder
Folder adalah map tempat untuk menyimpan arsip, sehingga
arsip dapat terhimpun dalam satu wadah baik secara serier, rubrik ataupun
dosier. Pada folder terdapat Tab yang berfungsi untuk mencantumkan Titel dan Kode
klasifikasi.
c. Filling cabinet (almari arsip)
Filling cabinet adalah tempat untuk menyimpan arsip
dinamis aktif didalam suatu susunan sekat dan folder secara vertikat dalam
laci-lacinya, dimana penyusunannya selalu diawali dari laci atas kebawah.
3. Sarana pengamanan dan pemeliharaan Arsip
Menurut Sedarmayanti (2003:112-113) cara untuk mencegah
rusaknya arsip, antara lain sebagai berikut :
a. Penggunaan Air Condition
Dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan
kebersihan udara dapat diatur dengan baik.
b. Fumigasi
Yaitu menyemprotan bahan kimia untuk mencegah/membasmi
serangga atau bakteri.
Fumugasi dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu:
1. Fumigasi untuk seluruh gudang
2. Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip
3. Fumigasi untuk beberapa bundel arsip
4. Fumigasi rutin.
c. Restorasi arsip
Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat
digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi.
Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu:
1. Tradisional yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade”
dan “chiffon”.
2. Laminasi yaitu pekerjaan menutup kertas/arsip
diantara 2 lembar plastik.
4. Sarana Penyusutan Arsip
Jadwal Retensi Arsip
Tujuan penyusutan arsip akan tercapai apabila setiap
organisasi memiliki program dan rencana pengurangan arsip. Program tersebut
dituangkan dalam jadwal retensi arsip.
Menurut pasal 4 PP No. 34 Tahun 1997, jadwal retensi
arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka
waktu penyimpanannya sesuai nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman
penyusutan arsip.
Dengan
berdasarkan pada pengertian di atas yang dikaitkan dengan tujuan penyusutan
arsip, maka unsur-unsur harus dimuat dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah:
a. Judul subyek utama
b. Judul masing-masing seri barkas
c. Jangka simpan arsip
d. Nasib akhir arsip yaitu musnah atau permanen.
2.1.4.Kemampuan Mengelola Arsip
a. Pengertian Kemampuan Mengelola Arsip
Kemampuan: kesanggupan, kecakapan dan kekuatan
(Poerwadarminto, 2000: 628). Kemampuan menunjukkan potensi orang untuk
melakukan tugas atau pekerjaannya, kemampuan ini mungkin dimanfaatkan atau
mungkin juga tidak. Kemampuan fisik maupun mental yang dimiliki orang untuk
melaksanakan pekerjaan (Gibson, 1998: 104). Menurut Kartono (1985: 105)
kemampuan merupakan segenap daya, kesanggupan, kekayaan, kecakapan dan kekuatan
yang terdapat pada individu untuk bertingkah laku.
Mengelola berarti menyelenggarakan, mengurus
(Poerwadarminto, 2000: 660) Jadi Kemampuan Mengelola Arsip: bagaimana mengendalikan,
menyelenggarakan, menjalankan dan mengurus kegiatan kearsipan yang dimulai dari
kegiatan pengurusan, penataan, penemuan kembali, pemeliharaan, pengamanan,
penyusutan dan pemusnahan arsip.
Disamping sistem kearsipan yang tertib dan baik, sarana
yang diperlukan dalam penyelenggarakan kearsipan, tentu pula dilengkapi dengan
kemampuan pegawai arsip yang cakap dalam mengelola arsip.
b. Syarat-syarat pegawai arsip
The Liang Gie (1991: 150-151) mengatakan bahwa untuk
dapat menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4
syarat, yaitu:
1. Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai
kearsipan agar pegawai yang bersangkutan dapat membedakan perkataan-perkataan,
nama-nama atau angka-angka yang sepintas kalau tampaknya hampir sama.
Faktor ketelitian harus didukung oleh:
a). Sikap yang cermat, penuh minat dan penuh perhatian
terhadap tugas dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
b). Kesempurnaan mata, dalam arti tidak cacat, tidak buta
warna.
2.
Kecerdasan
Cerdas
berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai, tajam pikiran. Kecerdasan
berarti kesempurnaan perkembangan akal budi, kepandaian, ketajaman pikiran.
Jadi setiap pegawai kearsipan harus mampu menggunakan pikirannya dengan baik,
mempunyai daya ingatan yang cukup tajam, sehingga tidak mudah lupa.
3.
Kecekatan
Cekatan
berarti mampu memahami sesuatu dengan cepat, mampu bekerja dengan cepat, dan
mahir melakukan sesuatu. Kecekatan berarti kecepatan untuk memahami sesuatu,
ketangkasan dalam melakukan pekerjaan. Kecekatan sanngat diperlukan oleh setiap
pegawai kearsipan karena setiap pegawai kearsipan diharapkan mampu bekerja
dengan tangkas dan gesit.
4.
Kerapian
Rapi
mempunyai arti baik dan bersih, apik, tertib, beres, sehingga kata kerapian dapat
berarti keapikan, kebersihan, keberesan, atau ketertiban. Setiap pegawai
kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian, kebersihan dan
ketertiban terhadap arsip-arsip yang disimpan. Arsip-arsip yang disusun dengan
rapi, selain enak dan sedap dipandang mata, akan lebih awet, tidak mudah rusak,
mudah dalam pengambilan dan pengembaliannya. Disamping itu kerapian menunjukkan
kepribadian seseorang.
Littlefield
dan Peterson, sebagai mana dikutip oleh The Liang Gie (1991:150), mengemukakan
6 syarat bagi pegawai kearsipan, yaitu :
1.
Lulusan sekolah menengah dan mempunyai kecerdasan rata-rata yang normal.
2.
Memahami alfabet dengan baik dan mempunyai penglihatan yang cepat untuk
membedakan perbedaan-perbedaan yang kecil dari nama-nama dan angka yang
tercantum pada warkat-warkat
3.
Memiliki sifat kecermatan
4.
Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecil
5. Memiliki sifat sebagai karyawan yang cepat dan rapi
6. Memiliki pertimbangan yang baik.
Syarat lain yang belum disebutkan ialah keahlian.
Sebaiknya pegawai kearsipan mempunyai keahlian, paling tidak mempunyai
pengetahuan tentang kearsipan. Upaya memenuhi persyaratan ini antara lain dapat
dilakukan dengan mengadakan pendidikan atau latihan-latihan kepada
pegawai kearsipan.
Pegawai kearsipan dalam melaksanakan tugasnya banyak
berhubungan dengan pihak-pihak lain. Untuk memberikan pelayanan yang baik,
pegawai kearsipan dituntut mampu mengadakan hubungan dengan pihak lain, berlaku
sopan santun, ramah, sabar, dan tidak bersifat emosional.
Dari uraian diatas secara
rinci syarat-syarat pegawai kearsipan menurut Wursanto IG (1989: 41-42) dapat
disebutkan sebagai berikut:
1. Teliti
2. Cerdas
3. Cermat
4. Rapi
5. Tekun dalam
melaksanakan tugas
6. Tidak mudah bosan
7. Mampu
memegang/meyimpan rahasia
8. Peramah
9. Sopan santun
10. Mampu mengadakan
hubungan kepada semua pihak
11. Penuh kesabaran
12. Tidak emosional
13. Memiliki skill/keahlian dalam bidang kearsipan.
Dalam penelitian ini Penulis hanya mengambil variabel
kemampuan mengelola arsip yang meliputi: Ketelitian, kecerdasan, kecekatan dan
kerapian.
2.2.
Kerangka Berpikir
Ada sementara anggapan bahwa pekerjaan dalam bidang
kearsipan tidak mempunyai fungsi atau peranan yang penting. Anggapan ini sudah
barang tentu tidak dapat dibenarkan, karena arsip itu sendiri mempunyai
peranan penting bagi penyelenggaraan administrasi. Oleh
karena itu setiap pimpinan kantor wajib memberikan pengarahan dan
menanamkan pengertian serta kesadaran kepada setiap pegawai
kearsipan (bahkan kepada semua pegawai kantor), betapa pentingnya peranan arsip
bagi kelangsungan hidup organisasi. Itu pulalah sebabnya, pegawai kearsipan
tidak kalah pentingnya dengan pegawai-pegawai kantor lainnya.
Mengingat demikian pentingnya arsip bagi kelangsungan
hidup organisasi, maka arsip-arsip harus diurus, ditata atau dikelola dengan
mempergunakan suatu sistem penyimpanan arsip yang tepat, tatakerja yang baik,
tata pemeliharaan, tata pengamanan dan tata penyingkiran yang tertib. Sistem
penyimpanan arsip yang tepat, tatakerja yang baik dan sebagainya itu tidak
mempunyai arti apabila tidak didukung oleh pegawai kearsipan yang cakap dengan
beberapa persyaratan lainnya seperti sarana yang harus dipenuhi.
Alur pemikiran di atas dapat
digambarkan sebagai berikut :
|
Gambar 2 : Kerangka berpikir dari uraian diatas
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Populasi Penelitian
Populasi
adalah totalitas semua nilai yang mungkin, baik hasil menghitung maupun mengukur,
kualitatif maupun kuantitatif, dari pada karakteristik tertentu mengenai
sekumpulan obyek yang lengkap dan jelas (Sudjana, 1992: 161). Sedangkan menurut
Arikunto (1998: 115) menyatakan bahwa populasi adalah keseluruhan subyek
penelitian. Jadi populasi adalah keseluruhan subyek penelitian yang berupa data
kuantitatif dan kualitatif dari hasil mengukur maupun menghitung.
3.2. Sampel Penelitian
Sampel
penelitian adalaah sebagian atau wakil populasi yang diteliti (Arikunto: 1998:
117). Menurut Arikunto (1998: 120) untuk sekedar ancer-ancer maka apabila
kurang dari 100, lebih baik diambil semua sehingga penelitiannya merupakan
penelitian populasi.
Populasi
dalam penelitian ini adalah semua pegawai Kantor BPAD SOEMAN HS Prov. Riau.
3.3.
Variabel Penelitian
Variabel
adalah obyek penelitian atau apa yang menjadi perhatian suatu penelitian
(Arikunto, 1998: 99). Variabel yang akan teliti harus sesuai dengan
permasalahan dan tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian. Dalam penelitian
ada tiga variabel yang akan diungkapkan yaitu:
a.
Variabel bebas atau Independent (X)
Variabel bebas adalah variabel yang mempengaruhi
variabel lain atau yang diselidiki pengaruhnya. Adapun yang manjadi variabel bebas
(X) dalam penelitian adalah :
1.
Pengetahuan tentang arsip (X1) adalah segala sesuatu yang
diketahui dan dilaksanakan dalam kaitannya berkenaan dengan hal system kearsipan dengan indikator
sebagai berikut: Pengurusan surat
2.
Sarana (X2) adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam
mencapai maksud atau tujuan, syarat upaya (KBBI, 2001: 999), dengan indikator
sebagai berikut: Lembar disposisi, buku agenda, kartu kendali; sekat, folder,
filling cabinet (almari arsip); penggunaan AC, fumigasi, restorasi arsip,
mikrofilm; retensi arsip.
b.
Variabel terikat atau dependent Variabel (Y)
Variabel terikat adalah
gejala atau unsur yang dipengaruhi oleh variabel lain. Variabel terikat dalam
penelitian ini adalah kemampuan mengelola arsip yang mempunyai indikator
sebagai berikut :kecekatan, ketelitian, kerapian, kecerdasan.
3.4.Metode Pengumpulan Data
a. Metode angket atau
kuesioner
Metode
ini dilakukan dengan cara mengajukan beberapa pertanyaan tertulis dengan
harapan responden dapat secara langsung menuangkan jawabannya sesuai dengan
keadaan yang sebenarnya.
Angket
yang dipergunakan adalah tipe pilihan untuk memudahkan bagi responden dalam
memberikan jawaban. Kuisioner yang dipergunakan adalah pilihan ganda dimana
setiap item soal disediakan 4 jawaban dengan skor masing-masing sebagai berikut
:
1). Jawaban a skor 5
2). Jawaban b skor 4
3). Jawaban c skor 3
4). Jawaban d skor 2
5).
Jawaban e skor 1
c.
Metode dokumentasi
Metode
dokumentasi adalah pengumpulan data yang dilaksanakan dengan melihat, membaca,
mempelajari dan kemudahan mencatat informasi yang ada hubungannya dengan obyek
penelitian (Arikunto, 1998 :227).
Metode
ini digunakan untuk mendapatkan jumlah responden (pegawai), nama–nama pegawai,
gambaran umum kantor Arsip Daerah dan Perpustakaan Umum dan data lain yang
menunjang.
d.
Metode observasi
Metode
observasi adalah suatu metode dimana peneliti mengadakan pengamatan langsung
tentang hal-hal yang berhubungan dengan pengelolaan arsip.
3.5.Validitas dan Reliabilitas
3.5.1.Validitas
Validitas adalah suatu ukuran yang menunjukkan tingkat
kevalidan dan kesahihan suatu instrumen (Arikunto, 1998 :160)
Dalam penelitian ini untuk mengetahui validitas instrumen
digunakan rumus korelasi Product Moment milik Person sebagai berikut :
Rumus :
Keterangan
: = Koofisien
Korelasi
= Koofisien
Korelasi
N
= Jumlah Sampel
X =
Skor Pertanyaan
Y = Skor Total
Hasil dari validitas selanjutnya dikonsultasikan dengan
tabel koefisien korelasi (r tabel).
Angket variabel pengetahuan tentang arsip yang terdiri
dari 16 item pertanyaan, setelah dianalisis menggunakan uji validitas Product
Moment dari 16 butir pertanyaan tersebut yang invalid sebanyak 2 item yaitu
soal 2 dan 4, sedangkan yang valid sebanyak 14 item soal yang akan dimasukkan
dalam penelitian, hasil lengkap lihat lampiran 7. Angket variabel pengetahuan
tentang arsip yang terdiri dari 11 item pertanyaan, setelah dianalisis
menggunakan uji validitas Product Moment dari 11 butir pertanyaan tersebut yang
invalid sebanyak 1 item yaitu soal 27, sedangkan yang valid sebanyak 10 item
soal yang akan dimasukkan dalam penelitian, hasil lengkap lihat lampiran 7.
Angket variabel pengetahuan tentang arsip yang terdiri
dari 12 item pertanyaan, setelah dianalisis menggunakan uji validitas Product
Moment dari 12 butir pertanyaan tersebut ternyata valid semua, sedangkan yang
valid sebanyak 14 item soal yang akan dimasukkan dalam penelitian,
hasil lengkap lihat lampiran 7.
3.5.2. Uji Reliabilitas
Reliabilitas
adalah dapat dipercaya atau diandalkan (Arikunto, 1998: 170). Dalam penelitian
ini untuk mencari reliabilitas instrumen dengan menggunakan rumus Alpha
(Arikunto, 1998:193): dan Teknik perhitungannya dilakukan dengan menggunakan software
SPSS 16.0 for Windows.
keterangan : k = Jumlah Item
Σsi2
= Jumlah varians skor total
si2 = Varians responden untuk item ke i
Uji
reliabilitas dilakukan jika butir-butir pernyataan kuesioner dinyatakan sudah
valid maka perlu dilakukan uji tingkat reliabilitas dengan menggunakan Software SPSS 16.0 for windows.
Koefisien korelasi yang digunakan sebagai penilaian terhadap reliabilitas
instrumen adalah sebagai berikut (Djunaidi,
dkk., 2005) :
a. 0,800 –
1,000 = baik
b. 0,600 –
0,799 = dapat diterima
c. < 0,600 = kurang
Dalam penelitian ini metode yang
digunakan adalah metode Cronbach’s yaitu
teknik yang menunjukkan bagaimana tingginya butir-butir dalam
kuesionerberkorelasi atau berinteraksi. Suatu alat ukur dikatakan reliabel jika memberikan nilai Cronbach Alpha sebesar > 0,6.
perhitungan perkiraan cronbach’s
dilakukan dengan menggunakan data SPSS 15.0.
3.7. Populasi dan Sampel
a. Populasi penelitian
Populasi adalah keseluruhan
jumlah yang menjadi subjek penelitian. Populasi
dalam penelitian ini adalah seluruh karyawan BPAD SOEMAN HS Propinsi Riau
b. Sampel
penelitian
Yang dimaksud
dengan sampel penelitian yaitu beberapa bagian dari jumlah keseluruhan populasi
yang akan dijadikan subjek penelitian. Sampel yang ditentukan diharapkan dapat
mewakili keseluruhan populasi. Slovin mengemukakan rumus menentukan jumlah
sampel minimal adalah sebagai berikut :
|
Keterangan
:
n =
Ukuran sampel
N =
Ukuran populasi
e =
Persen kelonggaran ketidaktelitian karena kesalahan pengambilan
sampel yang
masih dapat ditolerir atau diinginkan
(Umar, 2004).
3.8.Metode Analisis Data
Setelah data yang berasal dari lapangan terkumpul,
langkah selanjutnya penulis akan menganalisa data tersebut. Data penelitian ini
dianalisis dengan metode Path analysis. Path analysis adalah methode analisis
data pada penelitian kuantitatif yang cocok untuk mengukur pengaruh suatu
variable bebas kepada variable tidak bebas. Dalam penelitian ini, peneliti
menggunakan metode ini dengan tujuan untuk mengetahui apakah pengetahuan
tentang arsip berpengaruh terhadap kemampuan pegawai mengelola arsip di BPAD
Provinsi Riau. Dalam penelitian ini selain data kualitatif, juga akan
dilengkapi oleh data-data kuantitatif. Data kuantitatif yaitu data dalam bentuk
jumlah atau angka yang dituangan untuk menerangkan suatu kejelasan dari
angka-angka atau membandingkan dari beberapa gambaran sehingga memperoleh
gambaran baru, kemudian dijelaskan kembali dalam kalimat atau uraian. Data
kuantitatif penelitian ini diperoleh melalui angket, kemudian ditabulasikan
guna untuk melihat hubungan antara variabel bebas dengan tingkat minat baca
yang dicari dengan melihat dan membandingkan rata- rata masing- masing
variabel. Sementara data kualitatif di peroleh memalui wawancara, observasi dan
penelitian dokumentasi.
DAFTAR
PERPUSTAKAAN
Abu bakar, Hadi.
1985. Pola Kearsipan Modern (Sistem Kartu Kendali).
Jakarta
: Djambatan.
…… . 1997. Cara-cara
Pengelolaan kearsipan yang Praktis dan Efisien.
Jakarta
: Djambatan.
Arikunto,
Suharsimi. 1998. Prosedur Penelitian (Suatu Pendekatan Praktek).
Jakarta
: Rineka Cipta. .
Ismiyati. 2003. Pengaruh
Kemampuan Pegawai Kearsipan Terhadap
Kelancaran
Pengelolaan Arsip di Badan Arsip Daerah Propinsi Jateng. Skripsi. Semarang
Mulyana, Sularso dkk. 1985. Dasar-dasar
Kearsipan. Yogyakarta : Liberty
Mulyani, Fitri. 2002. Pengelolaan
Arsip di UNNES. Skripsi.
Semarang
: Fakultas Ilmu sosial UNNES.
Sudjana. 1996. Metode Statistika.
Bandung
Sugiono. 2001. Metode Penelitian.
Bandung: Alfabeta.
Sulistyo-Basuki. Metode
Penelitian. Jakarta: Wedatama Widya Sastra bekerja sama dengan Fakultas
Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia, 2006.
Syamsul, Anwar. 1997. Kearsipan Jilid
I. Bandung
Undang-undang
Republik Indonesia
Winadihardja, H. Moefti. 1987. Beberapa
Masalah Kearsipan di Indonesia.
Jakarta
: Balai Pustaka.
Wursanto, IG. 1989. Kearsipan 2. Yogyakarta
: kanisius.
Sedramayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Bandung : CV. Mandar
Maju.
PENDAHULUAN
1.1.Latar
Belakang Masalah
Masalah
organisasi unit kearsipan pada saat ini yang terdapat di suatu
instansi/departemen/non departemen dan perusahaan sering kurang mendapat
perhatian. Padahal unit kearsipan yang terdapat di instansi/departemen/non
departemen dan perusahaan tadi merupakan suatu wadah di mana petugas kearsipan
itu bekerja sama dengan unit kerja lain untuk mencapai suatu tujuan.
Peranan
dan fungsi unit kearsipan sebagai alat administrasi dan manajemen untuk melancarkan tugasnya
sehari-hari di bidang kearsipan untuk membantu unit kerja lain, selalu
dikaitkan dengan kemampuan manusia juga sebagai sumber informasi yang tidak
dapat terlepas dari meningkatnya kerjasama dan hubungan kerja dengan unit kerja
lainnya dalam instansi tersebut. Menurut Sedarmayanti (2003: 19) tugas pokok
unit kearsipan adalah sebagai berikut: menerima warkat; mencatat warkat;
mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan; menyimpan, menata dan menemukan
kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu; memberikan pelayanan kepada
pihak-pihak yang memerlukan arsip; mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip dan
mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip.
Menurut
Abubakar (1997: 1) bahwa faktor manusia dalam unit kearsipan sangatlah penting
peranannya, sebab manusia di unit kearsipan ini harus terampil dalam teknis
kearsipan, sehingga mampu menggerakkan instansinya untuk mencapai arah/tujuan
yang telah direncanakan dan ditetapkan sebelumnya. Manusia atau pegawai yang
ditugaskan di unit kearsipan haruslah pegawai pilihan yang sama dengan
pegawai-pegawai di unit kerja lainnya. Oleh sebab itulah pegawai yang
ditugaskan di unit kearsipan harus mempunyai syarat tertentu.
Seorang
petugas kearsipan dituntut memiliki syarat dalam mengelola arsip, karena arsip
adalah merupakan bahan-bahan informasi yang erat sekali dengan keputusan-
keputusan yang akan diambil oleh pimpinan. Kearsipan yang baik mempunyai
korelasi yang positif terhadap produk-produk keputusan yang diambil oleh
pimpinan suatu organisasi (kantor). Menurut Syamsul (1997: 44) bahwa arsip
merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki
oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi
tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami
hambatan dalam pencapaian tujuan. Untuk kegiatan-kegiatan yang telah
berlangsung dan tempat untuk mencari berbagai keterangan yang diperlukan bagi
tindakan atau keputusan yang akan datang dalam suatu instansi, maka arsip harus
diatur dan dipelihara dengan sebaik-baiknya.
Suatu
organisasi atau kantor yang tidak memiliki sistem kearsipan yang efisien akan
sulit menemukan informasi yang telah disimpan, dan akhirnya dapat menghambat
tahapan proses berikutnya. Menurut Sedarmayanti (2003: 15) hal yang dapat
mempengaruhi dalam proses pengambilan keputusan adalah menghimpun informasi;
mencatat dan mengklasifikasikan informasi; menginterpretasikan informasi;
mengolah informasi; menyimpan dan mengambil kembali informasi dari tempat
penyimpanannya; mendistribusikan informasi dan ketepatan penggunaan informasi.
Hal tersebut dirasakan penting, karena dalam usaha untuk mencapai tujuan
organisasi, diperlukan informasi yang lengkap, guna mengatasi hambatan sehingga
dapat dicapai kelancaran pelaksanaan tugas. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan
tersebut maka arsip mempunyai arti yang sangat penting yaitu untuk menyusun
rencana program pelaksanaan kegiatan berikutnya. Dengan arsip dapat mengetahui
bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, dapat ditentukan sasaran yang
akan dicapai dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Oleh karena
itu, arsip merupakan sumber ingatan bagi suatu organisasi yaitu arsip menampung
beraneka ragam bahan informasi yang penting dan bila diperlukan harus dengan
cepat dan tepat dapat disajikan setiap saat dalam rangka membantu memperlancar
pengambilan keputusan.
Dalam
kegiatan mengelola arsip meliputi menaruh warkat-warkat dengan berbagai cara
dan alat ditempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sehingga
sewaktu-waktu dibutuhkan dapat diketemukan kembali dengan mudah, cepat dan
tepat. Kegiatan ini tidak lepas dari faktor sumber daya manusia karena memegang
peranan yang sangat penting dalam menentukan berhasil tidaknya kegiatan
mengelola arsip. Walaupun didukung oleh sarana dan prasarana serta sistem yang
cukup baik, jika sumber daya manusianya tidak memiliki kemampuan atau tidak
mengetahui bidang kearsipan maka kegiatan mengelola arsip tidak akan berjalan
lancar.
Menurut
The Liang Gie (1991: 150) dikatakan bahwa “Sistem penyimpanan warkat yang
tepat, tata kerja kearsipan yang baik, dan tata penyingkiran warkat yang tertib
dapatlah terlaksana pengurusan arsip yang efisien dalam setiap organisasi.
Tetapi, segi metode dan peralatan dalam bidang kearsipan itu harus pula dilengkapi
dengan tenaga-tenaga pegawai arsip yang cakap agar arsip benar-benar menjadi
sumber keterangan dan pusat ingatan yang melancarkan perkembangan organisasi”.
Namun
kenyataannya meskipun suatu instansi atau organisasi memahami konsep tersebut
ini bukan berarti instansi yang bersangkutan dipastikan mengelola arsip sesuai
dengan prosedur secara baik dan efektif. Sesuai pasal 4 UU No. 7 Tahun 1971,
yakni pengamanan pertanggungjawaban di bidang Nasional dan bidang Pemerintahan.
Pemerintah mempunyai kewajiban dan tanggung jawab sepenuhnya terhadap
arsip-arsip (naskah-naskah) yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Pemerintah
berkewajiban untuk mengamankan arsip-arsip (naskah-naskah) yang dibuat dan
diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
Pemerintah menguasai arsip-arsip sendiri
secara menyeluruh sesuai dengan fungsinya. Adapun masalah yang muncul
berdasarkan survey pendahuluan pada Kantor Arsip Daerah Dan Perpustakaan Umum
Soeman HS Riau adalah belum terlaksananya sistem pengelolaan arsip
secara maksimal dalam hal ini dapat terlihat antara lain belum sepenuhnya
mekanisme pengelolaan kearsipan dapat berjalan sesuai dengan sistem yang
berlaku, berkaitan dengan penyediaan sarana prasarana pengelolaan kearsipan
yang belum mencukupi, sumber daya manusia yang mempunyai kemampuan teknis
pengelolaan kearsipan yang masih sangat terbatas, serta alokasi jumlah anggaran
yang kecil untuk menunjang kesejahteraan bagi para pengelola kearsipan.
Diadakan di BPAD Riau agar bisa menjadi umpan balik mengenai kemampuan
mengelola arsip dan untuk memajukan daerah Riau.
Arsip
mempunyai nilai dan arti penting karena merupakan bahan bukti resmi mengenai
penyelenggaraan administrasi pemerintah dan kehidupan kebangsaan bangsa
Indonesia, sehingga dalam rangka usaha menyelamatkan bahan bukti
pertanggungjawaban nasional serta untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna
administrasi aparatur negara, telah ditetapkan UU No 7 Tahun 1971 tentang
ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai
nilai kegunaan, apabila disimpan terus menerus akan menimbulkan masalah
tersendiri, baik bagi pegawai pada umumnya maupun bagi pegawai kearsipan
khususnya, dan bagi pimpinan organisasi itu sendiri, karena arsip-arsip
tersebut membutuhkan tenaga, peralatan, dan biaya yang tidak sedikit bagi
perawatannya. Untuk mengatasi masalah tersebut antara lain perlu diadakan
penyusutan terhadap arsip-arsip yang benar-benar sudah tidak mempunyai nilai
kegunaan lagi, baik untuk masa sekarang maupun masa yang akan datang.
Alasan
tersebut yang mendorong peneliti tertarik untuk mangadakan penelitian dengan
judul “PENGARUH PENGETAHUAN TENTANG ARSIP DAN SARANA TERHADAP KEMAMPUAN PEGAWAI
MENGELOLA ARSIP DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH SOEMAN HS RIAU (BPAD
Provinsi Riau)”
1.2.Identifikasi
Masalah
Dari latar belakang
diatas maka dapat di Identifikasikan
masalah yaitu ”bagaimana pengaruh pengetahuan
tebtang arsip dan sarana terhadap kemampuan pegawai mengelola arsip di badan
perpustakaan dan arsip provinsi Riau”
1.3.Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian di
atas, supaya memperjelas masalah apa yang dihadapi dan bagaimana upaya
pemecahannya, kirannya sangatlah perlu masalah tersebut dapat dirumuskan.
Adapun rumusan masalah dalam penelitian adalah :
a. Bagaimanakah
pengetahuan tentang arsip pegawai dan sarana di Kantor Perpustakaan dan Arsip
Daerah Rovinsi Riau?
b. Bagaimanakah
kemampuan mengelola arsip pegawai di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Rovinsi Riau?
c. Adakah pengaruh
pengetahuan tentang arsip dan sarana terhadap kemampuan mengelola arsip ?
d. Seberapa
besar pengaruh pengetahuan tentang arsip dan sarana terhadap kemampuan
mengelola arsip ?
1.4.
Tujuan
dan Manfaat Penelitian
1.4.1.
Tujuan
penelitian
- Untuk mengetahui ada tidaknya pengaruh pengetahuan tentang arsip dan
sarana
terhadap kemampuan mengelola arsip
- Untuk mengetahui
seberapa besar pengaruh pengetahuan tentang arsip dan
sarana terhadap kemampuan mengelola arsip.
1.4.2.
Manfaat
penelitian
a. Kegunaan teoritis
1. Kajian ilmu dalam
mengelola arsip sesuai dengan ilmu pengetahuan yang
diperoleh di perguruan
tinggi
2. Sebagai khasanah
bacaan tentang perkembangan ilmu kearsipan
khususnya
sistem kearsipan.
b. Kegunaan
praktis
1. Bagi
peneliti:
a). Sarana berlatih dalam pengembangan ilmu pengetahuan tentang arsip
khususnya tentang sistem
kearsipan
b). Wahana latihan bagi peneliti dalam pengembangan pengetahuan
melalui kegiatan penelitian.
2. Bagi
kantor Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Rovinsi Riau :
a). Sebagai kontribusi untuk memperhatikan kemampuan pegawai
b). Memberi pengetahuan yang telah dijadikan objek penelitian sebagai
bahan pertimbangan
3. Bagi pembaca:
Referensi untuk
pengkajian bidang kearsipan selanjutnya
4. Bagi universitas:
Memberi masukan
pengembangan ilmu kearsipan khususnya sistem
kearsipan bagi
mahasiswa.
1.5.
Hipotesa
Hipotesa disebut juga dengan perkiraan atau dugaan
sementara. Dalam penelitian yang mengkaji pengaruh variable bebas terhadap
variable terikat, harus dilengkapi dengan hipotesa. Dalam penelitian ini,
hipotesanya yaitu :
H1 :Terdapat pengaruh pengetahuan
tentenag arsip dan sarana terhadap kemampuan pegawai dalam mengelola arsip di Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah Rovinsi Riau .
H0
:Tidak Terdapat pengaruh
pengetahuan tentenag arsip dan sarana terhadap kemampuan pegawai dalam
mengelola arsip di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Rovinsi Riau
.
1.6.
Disain Penelitian
1.6.1. Pengertian
desain penelitian
Desain penelitian adalah semua proses yang diperlukan dalam perencanaan dan
pelaksanaan penelitian (Suchman :1967 hal. 307), dalam pengertian yang lebih
sempit, desain penelitian hanya mengenai pengumpulan dan analisis data saja.
Namun demikian desain penelitian juga
bermakna proses-proses penelitian yang dapat dibagi dalam dua kelompok yaiut :
(1) Prencanaan penelitian. Proses perencanaan penelitian dimulai dari
identifikasi, pemilihan serta rumusan masalah, sampai dengan perumusan
hipotesis serta kaitannya dengan teori dan kepustakaanyang ada. (2) Pelaksanaan
penelitian atau proses operasional penelitian. (Moh Nazir:1983 p. 84-85)
Sifat dari penelitian ini adalah Deskriptif . Penelitian deskriptif
digunakan untuk mendapatkan gambaran atau deskripsi serta menafsirkan variabel pengaruh
pengetahuan tebtang arsip dan sarana terhadap kemampuan pegawai mengelola arsip
di perpustakaan universitas lancang kuning.
Sedangkan pendekatan yang dilakukan
dalam penelitian ini adalah pendekatan survey. Sugiono (1994) menjelasakan
pendekatan survey sebagai penelitian yang dilakukan dalam populasi besar maupun
kecil, tetapi data yang dipelajari adalah data dari sampel yang diambil dari
populasi tersebut, sehingga ditemukan kejadian-kejadian relatif, distribusi,
dan ataupun hubungan-hubungan anatara variabel, sosiologis maupun psikologis.
Setelah data yang berasal dari lapangan
terkumpul, langkah selanjutnya penulis akan menganalisa data tersebut. Data
penelitian ini dianalisis dengan metode Path analysis. Path analysis adalah
metode analisis data pada penelitian kuantitatif yang cocok untuk mengukur
pengaruh suatu variable bebas kepada variable tidak bebas. Dalam penelitian
ini, peneliti menggunakan metode ini dengan tujuan untuk mengetahui apakah
pengetahuan tentang arsip dan sarana berpengaruh terhadap kemampuan pegawai
mengelola arsip di perpustakaan universitas lancing kuning.
Data kuantitatif
yaitu data dalam bentuk jumlah atau angka yang dituangan untuk menerangkan
suatu kejelasan dari angka-angka atau membandingkan dari beberapa gambaran
sehingga memperoleh gambaran baru, kemudian dijelaskan kembali dalam kalimat atau
uraian. Data kuantitatif penelitian ini diperoleh melalui angket, kemudian
ditabulasikan guna untuk melihat hubungan antara variabel bebas dengan tingkat
minat baca yang dicari dengan melihat dan membandingkan rata- rata masing-
masing variabel. Sementara data kualitatif di peroleh memalui wawancara,
observasi dan penelitian dokumentasi.
bro... bisa minta yang format pdfnyakah????
ReplyDeleteAnda Jurusan Bahasa inggriskan ?..
ReplyDeleteboleh saja